Effizienzsteigerung – ein bei der Digitalisierung von Dokumenten häufig unbeachteter Vorteil

Wie wäre es, wenn sich Genehmigungen ganz einfach in wenigen Sekunden erteilen ließen? Wenn man Verträge jederzeit und überall elektronisch unterzeichnen könnte und man Beteiligten nicht länger nachjagen müsste, bis diese endlich unterzeichnen?

All das wird mit E-Signaturen Realität, einem leistungsstarken Werkzeug, das das Dokumentenmanagement in Unternehmen revolutioniert.

Unterzeichnen mit Dropbox Sign

Im dynamischen digitalen Unternehmensumfeld ist Effizienz nicht länger ein Ziel, sondern eine Notwendigkeit. Spontane Entscheidungen und Homeoffice sind für Unternehmen die neue Realität. Umso wichtiger ist es, dass sich Vereinbarungen schnell und sicher schließen lassen.

Profitieren Sie von E-Signatur-Lösungen: Ein absoluter Gamechanger für Unternehmen, die Arbeitsabläufe optimieren und ihre Agilität steigern möchten. Erfahren Sie, wie E-Signatur-Lösungen Ihre Arbeitsabläufe revolutionieren und sicherstellen, dass Prozesse ebenso effizient wie innovativ sind.

Was für die Digitalisierung Ihrer Unterlagen spricht? Wesentliche Vorteile!

Die Digitalisierung von Dokumenten spart nicht nur Papier, sondern trägt umfassend zur Steigerung von Effizienz und Sicherheit sowie zur Kostensenkung bei. Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber.

Kosteneffizienz

Laut einer Studie von Record Nations geben Unternehmen jährlich bis zu 8.000 US-Dollar für Papier aus. Hinzu kommen bis zu 8.500 US-Dollar für Ablage und Archivierung sowie etwa 30.000 US-Dollar an Arbeitskosten für das Dokumentenmanagement.

Erhöhte Produktivität

Laut McKinsey & Company verbringen Mitarbeitende durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen in gedruckten Dokumenten sowie mit der Bearbeitung solcher Dokumente. Durch die Digitalisierung sind Daten sofort abrufbar und lassen sich unmittelbar durchsuchen, was den Zeitaufwand der Mitarbeiter für administrative Aufgaben deutlich reduziert.

Mehr Sicherheit

Im Gegensatz zu Aktenschränken lassen sich elektronische Dokumente mit erweiterter Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sichern, was das Risiko eines unbefugten Zugangs oder Verlusts verringert. Digitale Formate ermöglichen ausführliche Prüfprotokolle, in denen jeder Zugriff und jede Bearbeitung protokolliert und vertrauliche Informationen geschützt werden.

Bessere Zugänglichkeit

Auf elektronische Signaturen und digitale Dokumente kann von jedem Gerät mit Internetzugang aus zugegriffen werden. Das vereinfacht die Unterzeichnung und ermöglicht eine flexible und ortsunabhängige Arbeit. Das ist vor dem Hintergrund von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen heute von besonderer Bedeutung.

Umweltauswirkungen

Weniger Papierverbrauch hilft Unternehmen, Emissionen einzusparen, und trägt so zum Erreichen von Nachhaltigkeitszielen bei.

Skalierbarkeit und Flexibilität

E-Signatur-Lösungen wie die von Dropbox stellen skalierbare Tools bereit, die mit Ihrem Unternehmen wachsen. Sie bieten zahlreiche Funktionen – für das einfache Unterzeichnen von Dokumenten ebenso wie für komplexe Vereinbarungen – und lassen sich damit flexibel in unterschiedlichen Szenarien einsetzen.

Schnellere Genehmigungen

Mit Geräten wie einem Scanner können Unternehmen physische Dokumente schnell in sichere PDFs mit hoher Qualität umwandeln. Diese lassen sich problemlos weiterleiten und unterzeichnen, was die Genehmigung rationalisiert und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es nicht nur um Speicherplatzersparnis

Bei der Digitalisierung von Dokumenten geht es nicht nur um Speicherplatzersparnis – es geht um die Schaffung eines effizienteren, zuverlässigen und zukunftssicheren Dokumentenverwaltungssystem. Mit den richtigen Tools und Strategien nutzen Sie Ihre Dokumente optimal und tragen zum Erfolg Ihres Unternehmens bei. Diese Transformation geht über die einfache Speicherung digitaler Dateien hinaus – sie erschließt die Leistungsfähigkeit elektronischer Signaturen (E-Signaturen).

Nehmen Sie als Beispiel eine Marketingagentur, die schnell die Genehmigung eines Kunden zu Kampagnenmaterialien einholen möchte. Wenn für die Genehmigung physische Unterschriften und manuelle Schritte erforderlich sind, kann dies Verzögerungen im Projektablauf zur Folge haben und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen.

So digitalisieren Sie Ihre Dokumente in drei einfachen Schritten

Die Digitalisierung von Dokumenten und die Integration elektronischer Signaturen sind wichtige Schritte der digitalen Transformation. Diese drei einfachen Schritte ermöglichen Ihnen die optimale Digitalisierung Ihrer Dokumente:

Schritt 1: Evaluierung des aktuellen Workflows

Der erste Schritt bei der erfolgreichen digitalen Transformation besteht darin, den aktuellen Stand zu ermitteln. Die Ermittlung von ineffizienten und verbesserungsfähigen Bereichen hilft Ihnen, den optimalen Ansatz für die Digitalisierung Ihrer Dokumente auszuwählen. Hierauf sollten Sie achten:

Ermitteln Sie Probleme

Nehmen Sie eine Bestandsaufnahme der Herausforderungen und Ineffizienzen Ihrer vorhandenen Dokumentenworkflows vor. Hierzu zählen beispielsweise Verzögerungen bei Genehmigungen, manuelle Ablageprozesse oder Probleme im Zusammenhang mit der Sicherheit. Hier sind einige Fragen, Sie sich sich stellen sollten:

• Wie viel Zeit verbringen wir mit dem Drucken, Scannen und Ablegen von Papierdokumenten?
• Kommt es aufgrund der Notwendigkeit, physische Dokumente zu versenden, zu Verzögerungen bei der Genehmigung?
• Wie einfach ist der Zugriff und Abruf von Dokumenten bei Bedarf?

Analysieren Sie Workflows

Erstellen Sie eine Übersicht der Dokumentenworkflows von der Erstellung bis hin zum Abruf. Ermitteln Sie Bereiche, in denen sich manuelle Prozesse durch digitale Lösungen ersetzen lassen.

Setzen Sie Ziele

Legen Sie klare Ziele für die Digitalisierung fest, etwa Effizienzsteigerung, Kostensenkung oder Verbesserung der Zusammenarbeit. Diese Ziele bestimmten Ihre Digitalisierungsstrategie.

Schritt 2: Auswahl der Digitalisierungstools

Nachdem Sie Möglichkeiten zur digitalen Transformation ermittelt haben, ist es an der Zeit, geeignete Tools zur Optimierung Ihrer Dokumentenworkflows auszuwählen. Beachten Sie folgende Aspekte:

Dropbox Sign

Als herausragendes Tool für die Dokumentendigitalisierung und die Integration von E-Signaturen zeichnet sich Dropbox Sign durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und robuste Features für das problemlose Dokumentenmanagement aus. Sie können Dokumente in unterschiedlichen Formaten hochladen, zur elektronischen Signatur versenden, den Fortschritt in Echtzeit verfolgen und eine Automatisierungsoption nutzen. Außerdem profitieren Sie von unbegrenztem Versand. Die intuitive Benutzeroberfläche von Dropbox Sign erleichtert allen Nutzern den Einstieg, unabhängig von deren technischen Kenntnissen.

Dropbox Sign API

Die Sign API ist eine skalierbare Lösungen für Unternehmen, die E-Signaturen direkt in ihre vorhandenen Systeme integrieren möchten. Mit der Sign API können Sie Workflows für E-Signaturen anpassen, Drittanbieter-Anwendungen integrieren und die Dokumentenverwaltung in Ihrem gesamten Unternehmen optimieren. Für die Integration der Sign API in Ihre vorhandenen Systeme sind keine tiefgreifenden Programmierkenntnisse erforderlich.

Schritt 3: Implementierung und Skalierung

Nach der Auswahl der Digitalisierungstools können Sie diese gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens implementieren und skalieren:

• Implementierung: Bitten Sie Ihr IT-Team oder Ihren Dienstanbieter, Dropbox Sign oder die Dropbox Sign API in Ihre vorhandenen Systeme zu integrieren. Sorgen Sie mit entsprechenden Schulungen für Ihre Mitarbeitenden und einem angemessenen Support für einen reibungslosen Übergang.
• Anpassung: Stimmen Sie die Features von Dropbox Sign oder der Dropbox Sign API auf Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen an. Über Workflows, Nutzerberechtigungen und Sicherheitseinstellungen können Sie die Dokumentenverwaltung optimieren.
• Skalierung: Skalieren Sie Dropbox Sign oder die Dropbox Sign API abhängig vom Wachstum Ihres Unternehmens, um größere Dokumentenmengen und steigende Unternehmensanforderungen in den Griff zu bekommen. Behalten Sie Leistungskennzahlen im Blick und holen Sie Feedback von den Nutzern ein, um Ihre Strategie für die digitale Dokumentenverwaltung kontinuierlich zu verbessern.

E-Signaturen sind ein Gamechanger bei der Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten

E-Signaturen sind ein wichtiger Schritt nach vorn, da sie genau den Prozess optimieren, den die Digitalisierung ermöglicht: das Unterzeichnen von Dokumenten. Dokumente können über jedes Gerät mit einer Internetverbindung elektronisch unterzeichnet werden. Ausdrucke, Scans oder der postalische Versand von Dokumenten entfallen. Das Ergebnis: vereinfachte Workflows, weniger Zeitaufwand und mehr Sicherheit.

Optimierte Workflows und kürzere Bearbeitungszeiten

Mit E-Signaturen können Sie Ihre Geschäftsabläufe deutlich optimieren, da der Umgang mit physischen Dokumenten entfällt. Diese Technologie ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und schnellere Transaktionen:

• Kürzere Bearbeitungszeiten: E-Signaturen machen die mühsame manuelle Bearbeitung von Dokumenten (z. B. Druck, Versand und Ablage) überflüssig und können Workflowzyklen beschleunigen.
• Schnellere Reaktion: Da sich Dokumente über jedes Gerät mit Internetverbindung unterzeichnen lassen, können die Beteiligten unabhängig von ihrem Aufenthaltsort schneller reagieren.
• Automatisierter Workflow: Lösungen für E-Signaturen bieten oft Features, um verschiedene Schritte in der Dokumentenverwaltung zu automatisieren. Dazu gehören das Senden von Erinnerungen, das Archivieren von abgeschlossenen Dokumenten und vieles mehr.
  

Höhere Sicherheit und verbesserte Compliance

Die Integration von E-Signaturen in Ihr System zur Dokumentenverwaltung vereinfacht nicht nur die Abläufe, sondern sorgt auch für höhere Sicherheit und verbesserte Compliance für wichtige Dokumente.

• Sichere Verschlüsselung: Auf E-Signatur-Plattformen werden fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien zur Dokumentation und zum Schutz von Dokumenten vor unbefugtem Zugriff eingesetzt. In einigen ist sogar die Verifizierung mit elektronischer ID (Unterzeichner-Identität) integriert.
• Einhaltung von Vorschriften: Lösungen für E-Signaturen entsprechen einschlägigen Rechtsnormen, z. B. dem U.S. E-SIGN Act und der eIDAS-Verordnung der EU. Dadurch wird sichergestellt, dass digital unterzeichnete Dokumente rechtsgültig sind und anerkannt werden.
• Prüfprotokolle: Alle an einem Dokument vorgenommenen Aktionen werden detailliert protokolliert. Sie wissen stets, wer Dokumente wann und über welches Gerät unterzeichnet hat. Dies erleichtert Compliance und Prüfungen.
  

Kosteneinsparungen beim Ressourcenmanagement

Mit der Umstellung auf E-Signaturen lassen sich die Fixkosten im Vergleich zu herkömmlichen Prozessen in Papierform erheblich senken.

• Weniger Materialkosten: Papier, Toner und andere Verbrauchsmaterialien müssen nicht mehr beschafft werden.
• Weniger Platzbedarf: Digitale Dokumente verschaffen Ihnen mehr Platz im Büro und reduzieren die Kosten in Zusammenhang mit Dokumentenarchiven.
• Weniger Arbeitskosten: Durch die Automatisierung der Unterzeichnung lassen sich die für die Dokumentenverwaltung erforderlichen Arbeitsstunden von der Vorbereitung bis zur Archivierung reduzieren.
  

Reibungslose Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen

Digitale Signaturen verbessern die Zusammenarbeit von Teams unabhängig vom jeweiligen Standort.

• Sofortzugriff und -freigabe: Dokumente können sofort unterzeichnet und von verschiedenen Abteilungen oder Standorten gemeinsam genutzt werden. Dies ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit.
• Integration in andere Tools: Die meisten Lösungen für E-Signaturen lassen sich problemlos in beliebte Business-Tools wie CRM-Systeme, Software für das Projektmanagement und Kommunikationsplattformen integrieren. Dies kann die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Funktionen verbessern.
• Tracking und Monitoring: Digitale Tools ermöglichen das Nachverfolgen des Dokumentenstatus in Echtzeit. Teams bleiben über den Fortschritt von Aufgaben auf dem Laufenden und müssen weniger Zeit für Follow-ups einplanen.
  

Mit Tools, die flexiblere Abläufe ermöglichen, können Sie sich im Wettbewerb behaupten. Bei Lösungen für E-Signaturen geht es nicht nur um den Einsatz neuer Technologien, sondern auch darum, Geschäftsabläufe schneller, sicherer und skalierbar zu machen. Unternehmen jeder Größe können die Bearbeitungszeiten verkürzen und die Sicherheit erhöhen. Diese Lösungen ermöglichen Ihnen, überall und jederzeit produktiv zu arbeiten.

So digitalisieren Sie mit Dropbox Sign Ihren Workflow und Ihre Dokumente

Aller Anfang ist schwer. Auch bei der Digitalisierung von Dokumenten. Daher ist es wichtig, die richtigen Tools zur Hand zu haben.

Mit Dropbox Sign haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Integrieren Sie E-Signaturen unkompliziert in Ihren Workflow.
• Digitalisieren Sie Aufzeichnungen, Dokumente und Prüfprotokolle.
• Schützen Sie Ihre Dokumente mit OAuth-Authentifizierung sowie Verschlüsselung und sorgen Sie für Compliance mit DSGVO, ISO 27001 und SOC 2 Typ II.
• Passen Sie die Workflows für Dokumente mit automatisch ausgefüllten Feldern, Branding-Optionen und mehr an.
• Optimieren Sie Prozesse mit Vorlagen, integrierten Anfragen und Bedingungen.
• Profitieren Sie dank unserer benutzerfreundlichen API von einer reibungslosen Integration in Ihre vorhandenen Systeme und der problemlosen Einrichtung.
  

Nach der Einrichtung kann Dropbox Sign Ihrem Unternehmen helfen, den mit manuellen Prozessen verbundenen Zeit- und Kostenaufwand erheblich zu reduzieren. Das Ergebnis? Digitalisierte Dokumente und Workflows, die effizienter und sicherer sind als je zuvor.

Digitalisierung von Signatur-Workflows mit Dropbox Sign

Dropbox Sign vereinfacht die Unterzeichnung von Dokumenten. Die Dropbox Sign API lässt sich problemlos in Ihre Systeme integrieren, um Ihre digitalen Abläufe zu optimieren.

Durch die Integration dieser Tools kann Ihr Unternehmen den mit manuellen Prozessen verbundenen Zeit- und Kostenaufwand erheblich reduzieren und sicherstellen, dass Ihre Workflows nicht nur effizienter, sondern auch sicherer sind.

Lernen Sie die Features und Vorteile unserer Lösungen für E-Signaturen kennen, um die passende Wahl für Ihre Unternehmensanforderungen zu treffen.