kohlpharma fremskynder underskriftsbaserede arbejdsgange
40 år efter grundlæggelsen af kohlpharma, er virksomheden blandt Tysklands største importører af patentbeskyttet og receptpligtig medicin i Europa og den største på det tyske marked. Grundlægger Edwin Kohl har siden starten været fokuseret på at skabe vigtige konkurrencedygtige priser til fordel for forbrugerne – og det har sparet sundhedssektoren mange millioner euro hvert år.
Vi understøtter ikke længere produktet Dropbox Forms
Det meste medicin fremstilles i Europa af internationale virksomheder, som typisk vælger et centralt produktionssted i EU. Årsagerne til denne strategi omfatter lave skattekrav og mere konkurrencedygtige lønninger. Medicin sættes derefter i omløb i hele EU under de typiske markedsforhold i hvert enkelt medlemsland og er generelt billigere end i Tyskland. kohlpharma udnytter de lavere omkostninger i andre EU-lande til at tilbyde originale præparater på det tyske marked til attraktive priser. Disse originale lægemidler bliver derefter ommærket eller ompakket i henhold til tyske krav. De resulterende besparelser medfører mindre belastning af sundhedssystemet, hvilket gavner læger, farmaceuter og vigtigst af alt patienterne.
Da kohlpharma bruger overskydende lager til sit udbud, er det en stor udfordring at opfylde efterspørgslen pålideligt. Varers tilgængelighed og potentielle forsyningsproblemer kan variere af årsager, der ligger uden for virksomhedens kontrol. En særlig udfordring for logistikken er den kvalitetssikrede transport af nedkølede lægemidler, såsom insulin eller vacciner, som skal opbevares ved konstant temperatur på mellem 2 og 8°C gennem hele forsyningskæden. Det er derfor endnu vigtigere, at processer fra indkøb til levering koordineres bedst muligt. Af denne grund er kohlpharma i stigende grad afhængig af digitaliseringens potentiale.
Inden et medicinalprodukt kan sendes på markedet efter et køb, er der mange forskellige dokumenter, som skal udfyldes og underskrives. Som lægemiddelproducent følger kohlpharma GMP-reglerne (Good Manufacturing Practices – god fremstillingspraksis), hvilket indebærer omfattende skriftlig dokumentation for alle processer og gennemførte produktionsordrer. Korrespondance, herunder ordreafgivelse og kontrakter, er normalt blevet udført via analoge processer: Tidskrævende udskrivning, underskrivning, scanning og e-maling. Som Johannes Reinert siger: “Gennemløbstiden, især for GMP-relevante dokumenter, kan være meget lang og indviklet. Derfor ledte vi efter en løsning, der kunne fremskynde disse processer. Vi ledte efter et simpelt, digitalt, samlet fundament med alle vores EDP-leverandører og tjenestepartnere”.
“Nu arbejder mange af vores brugere hjemmefra, og det har været en helt ny oplevelse både for de medarbejdere, som arbejder hjemmefra, men også for vores medarbejdere inden for elektronisk databehandling. Jeg er utrolig glad for at have valgt Dropbox Sign, da funktionen gør arbejdet meget nemmere – både for medarbejdere, der arbejder hjemmefra, og for dem på kontoret”.
kohlpharma forsøgte først at udvikle en løsning internt i virksomheden, som ikke blot var baseret på elektroniske underskrifter, men som også kunne kortlægge de relaterede arbejdsgange. Et skifte i virksomhedens prioriteter betød dog forsinkelser i færdiggørelsen, så virksomheden besluttede sig for at investere i et administrationssystem til e-signaturer. Dropbox Sign viste sig at være den bedste løsning på grund af funktionens gennemsigtighed, enkelthed, direkte tilgængelighed og kontraktmæssige rammer. Takket være den gode oplevelse med Dropbox Signs løsning, der kun var tilgængelig i skyen, og eSignature API’en, besluttede virksomheden sig hurtigt for grundigere tests.
“Jeg mente, at Dropbox Sign var den bedste løsning for os. Vi arbejdede først med en lille prøveversion og mærkede hurtigt fordelene ved løsningen – der kunne løse alle de problemer, vi allerede var opmærksomme på, og de problemer, der opstod under prøveperioden. ” – Johannes Reinert
Høj brugervenlighed, hurtig at bruge
Dropbox Signs brugergrænseflade er intuitiv. Den trinvise vejledning til kontrakter og formularer sikrer, at alle relevante felter udfyldes, og at alle nødvendige underskrifter indsættes. Dropbox Sign kan integreres i alle miljøer, også med individuel branding. Dette hjalp straks kohlpharma med at overgå til hjemmearbejde. Hele processen tog under en time – fra mundtlig bestilling til softwareimplementering.
“Jeg havde den perfekte løsning til underskriftsarbejdsgange klar til brug, hvilket betød, at vi kunne give vores teams mulighed for – og opmuntre dem til – at arbejde hjemmefra. Det gav mulighed for at forbedre virksomhedens processer og større frihed til at arbejde hjemmefra”. – Johannes Reinert
Fra analog til digital: Den papirløse fremtid
De indledende tests oversteg al forventning, så kohlpharma er allerede i gang med at planlægge næste fase, der skal fremskynde virksomhedens processer og forbedre arbejdsforholdene med Dropbox Sign.
Internt – øget gennemsigtighed
Planen for fremtiden er fuldt digitalisering af interne dokumentarbejdsgange, såvel som obligatorisk intern bekræftelse af uddannelse heri. Dette vil i høj grad øge gennemsigtigheden og eliminere behovet for at digitalisere tilsvarende dokumenter senere. For dokumenter, der skal underskrives af flere parter, forenkler eSignature processen for både editor og underskriver.
Eksternt – forbedring af samarbejdet
Redigering og underskrivning af leverandørkontrakter digitaliseres også. Kontraktstrukturer og aftaler med leverandører drager også fordel af ensartede skabeloner under hele processen. Dokumenter til erhvervskunder, der er underskrevet af kohlpharma, vil fremover kun blive redigeret med Dropbox Sign
Kvalitetssikring – permanent acceleration af processer
For SOP’er (standardprocedurer), hvor produktionsprocesserne er nøje reguleret, f.eks. i kvalitetssikring og EDP-kvalitetssystemet, erstattes manuelle underskrifter af digitale underskrifter. kohlpharma er allerede en pioner inden for digitalisering og automatisering i den tyske medicinalindustri takket være deres automatiserede lagre og ukomplicerede eksterne overvågning af forsyningskæden. De planlægger at fjerne alle papirbaserede godkendelsesprocesser så vidt det er muligt inden for en overskuelig fremtid. De har stadig et stykke vej, men med Dropbox Sign har de nået en betydelig milepæl. Med tiden kan formularer konverteres til Dropbox Sign-dokumenter og dermed reducere antallet af fysiske kopier.
Som Johannes Reinert forklarer: “Jeg kunne godt tænke mig, at f.eks. kvalitetssikring også overgår til digitale formularer i fremtiden. Digitale formularer er meget nemmere og kan håndteres mere effektivt. Alle lovpligtige opdateringer kan foretages hurtigst muligt og på tværs af alle relevante dokumenter, uden at man skal destruere bunkevis af formularer. Alt er underskrevet og udfyldt med vores Dropbox Sign-komponenter, der nemt blev integreret. Vi opnår igen en fordel med hensyn til gennemsigtighed – hver eneste detalje i hver eneste proces kan spores”.
Vil du opnå samme grad af succes som kohlpharma?
Tal med os om Dropbox Sign i dag. Dropbox Sign er en nem måde for virksomheder at sende, modtage og administrere juridisk bindende elektroniske underskrifter. Hvis du har brug for hjælp til at vælge det rigtige Dropbox Sign-produkt, kan du arrangere en demo-aftale og se, hvordan du kan optimere underskriftsbaserede processer i din virksomhed.
Kontakt os
