Data fra BambooHR afslører de tre primære årsager til hurtig udskiftning – de nye medarbejdere bryder sig ikke om den ledelse, de arbejder under, arbejdet er anderledes end forventet, eller de har besluttet, at de alligevel ikke bryder sig om deres arbejde.

‍

Hvis bare der var en form for proces på plads, der kunne hjælpe dig og dine nye medarbejdere med at dele flere oplysninger om ledelse, virksomheden og deres rolle, inden I spildte hundredvis af timer på rekruttering, opstart og et dårligt match…

‍

Åh vent, det er der.

‍

‍

Dette kaldes onboarding, og organisationer, der gør det rigtigt, forbedrer deres fastholdelse med 82 procent og produktiviteten med over 70 procent.

‍

Dine nye medarbejdere ønsker en god start og at føle sig produktive i din virksomhed. De ønsker ikke at skulle finde et nyt job og være den nye elev i klassen igen.

‍

Forestil dig hvad der kunne ske, hvis din egen tjekliste til onboarding var udstyret til at matche netop dette ønske?

‍

Den første arbejdsdag går nye folk ind af døren til din organisation, hvor sociale netværk allerede er etablerede. Alle andre ved, hvor de hører til, og hvad de skal. De har ikke kun været fysisk, men også mentalt forberedte til at begynde at samarbejde med deres kolleger med det samme.

‍

De kommer ikke til at spilde tid – de er allerede opdateret med deres formål i organisationen, vigtige overholdelsesspørgsmål, og hvordan man kan være produktiv med det samme.

‍

Din nye medarbejder glæder sig allerede til forudplanlagte møder med deres ledelsesteam, træningssessioner på rette tidspunkt og rigelige berøringspunkter med en person, som står for onboarding, som du udnævnte for flere uger siden.

‍

Denne medarbejder er klædt på til succes og er klar til at træde i karakter – alt sammen fordi din virksomhed bekymrede sig nok om medarbejderens fremtid til at følge disse bedste fremgangsmåder til udvikling af en tjekliste til onboarding, der rent faktisk virker.

‍

Begynd ved ansættelsen af medarbejderen, ikke den første dag

‍

En invitation til din medarbejderportal, et link til den arbejdsgang, du oprettede til at automatisere og forenkle papirarbejdet (ja, den slags findes faktisk), eller endda bare en e-mail – så tag kontakt til din nye medarbejder med noget inden dennes første arbejdsdag, uanset hvordan du gør det!

‍

At kontakte nye medarbejdere for at vise dem, hvor glade du er for at have dem i dit team kan kræve en indsats, men der er masser af beviser for, at det virker.

‍

En undersøgelse fra University of Iowa viste, at nye medarbejdere, der følte sig velkomne på deres nye arbejdsplads, var mere tilfredse, præsterede bedre og var mere tilbøjelige til at blive i denne organisation.

‍

Desværre var det modsatte også sandt. En medarbejder, der ikke forstod eller følte sig udenfor i deres virksomhed, var mere tilbøjelig til at ikke at engagere sig, være mindre produktiv og kronisk utilfreds. Vi anbefaler ikke, at du regner med at denne medarbejder biver længe.

‍

Så vis, at du er interesseret. Vis, at de er på det rigtige sted. Sørg for, at dine nyansatte føler sig velkomne, og at du har sørget for at de har mulighed for succes ved at få de fleste af dine transaktionsmæssige HR-opgaver udført, før de træder ind på kontoret.

‍

Begynd en varm velkomst i god tid

‍

Den første dag har stor betydning for en ny medarbejder, så vi kan se, hvorfor nogle HR-specialister og ledere måske synes, det er bedre at vente med at overvælde nye medarbejdere med mange præsentationer.

‍

Dataene indikerer dog noget andet.

‍

Robert Half & Associates har fundet ud af, at 89 procent af nye medarbejdere ønsker at møde deres chef, mens 83 procent ønsker at blive formelt introduceret til deres kolleger på den første dag. Det er interessant, at blot 44 procent mente, at det var vigtigt at blive inviteret på frokost den dag.

‍

Hvis du stadig planlægger at invitere den nye medarbejder på frokost, vil det være en af de ting, der ville være godt at fortælle denne, når du begynder at gennemgå tjeklisten til onboarding i god tid inden første arbejdsdag.

‍

Sørg for at udvikle struktur for de første par uger

‍

Mange af os har prøvet at føle os fuldstændigt i vildrede på et nyt job efter at alle præsentationer er udført, og vi endelig er alene i et nyt arbejdsområde for første gang.

‍

Det er netop derfor, det er vigtigt på forhånd at planlægge efter at denne situation opstår. Lad ikke din nye medarbejder føle sig akavet ved at spørge, hvad det næste, de skal gøre, er, eller hvem de formodes at kontakte i løbet af de første par uger.

‍

Igen er dette en vigtig kulturel ledetråd, der siger “Se, du er på rette sted, vi er glade for, at du er her, og vi har styr på det hele!”

‍

Inden den nye medarbejder starter, bør du i stedet konfigurere vedkommendes digitale kalender, dit supportsystem, den automatiserede arbejdsgang til onboarding (bonuspoint, hvis du har en sådan!), eller hvad din organisation nu bruger til at strukturere de første par dage.

‍

Sørg for at afvikle opgaver som “opsæt dit skrivebord” og “mødes med Dave fra it for tilladelser” indenfor nogle få uger i takt med at de begynder at arbejde mere og mere på det job, de faktisk blev ansat til.

‍

Sørg for at samle et godt afrundet onboarding-team

‍

‍Et tværfunktionelt team er en fantastisk sparringspartner i mange situationer, der opstår i en organisation – så hvorfor ikke implementere en, når det gælder den vigtige opgave at skabe en tjekliste til onboarding, der virker?

‍

Naturligvis har HR fuldstændig dækket overholdelse, men it forstår, hvad en ny medarbejder har brug for til at få deres arbejdsområde op at køre, veteraner i deres afdeling ved, hvilken slags daglige opgaver de skal være forberedt på, og ledelsen ved, hvilke ydeevneindikatorer, de bliver holdt ansvarlige for.

‍

Og det viser sig at støtte og feedback fra ledelsen i første del af onboarding-checklisten faktisk har stor betydning for nye medarbejdere.

‍

En undersøgelse, der blev offentliggjort i Academy of Management Journal, viste, at nye medarbejdere satte deres opfattede support fra ledelsen i forbindelse med rolleklarhed, jobtilfredshed og endda løn. Desværre følte den gennemsnitlige nye medarbejder, at denne support – og dermed medarbejderens opfattelse af jobbet – dalede allerede efter seks måneder i jobbet.

‍

Ligesom et landkort hjælper et tilpasset onboardingteam – med en udpeget punktperson eller "onboardingkammerat" til medarbejderen – nye medarbejdere med at gennemgå onboarding-tjeklisten og nå til fuld produktivitet hurtigere, end hvis de bare kørte afsted uden en destination.

‍

Fjern den papirfyldte flaskehalse

‍

‍

Ifølge en ADP-undersøgelse blandt 1.500 medarbejdere, ledere og HR-fagfolk, kræver 80 procent af HR-organisationerne stadig, at papirarbejdet i forbindelse med onboarding udfyldes fysisk. Færre end 12 procent af medarbejdere kan tilgå nogen former for papirarbejde i forbindelse med onboarding fra en mobilenhed.

‍

Skattedokumenter, medarbejderhåndbøger, kontrakter, lønningsformularer, fortrolighedsaftaler, og endda mere papirarbejde er alle nødvendige for onboarding-processen...

‍

Eller er de egentlig det?

‍

At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

‍

Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

‍

Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

‍

‍

Sæt klare forventninger og regelmæssige berøringspunkter

‍

“Jeg har to slags problemer – de presserende og de vigtige. De presserende er ikke vigtige, mens de vigtige aldrig er presserende”.

‍

Vi er helt enige, Præsident Eisenhower.

‍

Det kan være utrolig svært at finde tid til det, som man virkelig gerne vil få lavet på arbejdet mellem ikke-planlagt møder, det evigt voksende antal e-mails i indbakken og de “ildebrande”, som ens kolleger og klienter beslutter, at man skal være med til at slukke.

‍

Især, hvis du ikke har en plan at holde dig til fra starten.

‍

Betragt uklarhed som fjenden Hvis du ikke er klar til at hjælpe nye medarbejdere med at udvikle SMART-mål og planlægge regelmæssige møder for dem med deres kontaktperson og andre medlemmer af onboardingteamet, skal du holdes lige så ansvarlig som dem, hvis de ikke når de forventede mål.

‍

Vent ikke på det, spørg om feedback

‍

Havde du ikke et skrivebord klar til medarbejderens første dag? Tog det en hel uge, før medarbejderen blev logget ind på alle de softwareplatforme, I bruger?

‍

Det er heldigt for dig, at nye medarbejdere ikke bare siger, at de ikke syntes, du gør et godt stykke arbejde, men det betyder ikke, at de ikke tænker det, når de beslutter sig for at besvare et opkald fra en headhunter – bare lige for en sikkerheds skyld.

‍

En tredjedel af medarbejdere beslutter, om de vil blive hos en organisation i deres første ansættelsesmåned. Og ved du, hvad der falder perfekt sammen med disse første 30 dage? Din onboarding-tjekliste.

‍

Så i stedet for at blive chokeret, når endnu en medarbejder siger op i løbet af kort tid, så find ud af, hvad de tænker og føler. Vent ikke. Bed om feedback.

‍

Næsten 40 procent af medarbejdere siger, at de stopper med at prøve, når de føler, at deres ledelse afviser deres idéer. Blot det at bede om og lytte til feedback kan øge produktiviteten i dit team – og i hele organisationen!

‍

Brug din onboarding-tjekliste til at få en vane med aktivt at søge feedback regelmæssigt for at forhindre unødvendig nølen og udskiftning.

‍

Integrer din kultur ved enhver lejlighed

‍

Da Harvard Business Review undersøgte resultaterne fra 70 forskellige undersøgelser, fandt de ud af, at en ny medarbejders succes på arbejdspladsen i høj grad var betinget af, at denne følte sig socialt accepteret.

‍

Når en medarbejder føler sig som en del af netværket, føler de sig godt tilpas ved at stille spørgsmål, tage adgang til de ressourcer, de har brug for, og tage de store skridt, der kan føre din virksomhed fremad.

‍

Din nye medarbejders onboarding-proces er din bedste mulighed for at fortælle historien om, hvem din virksomhed er, og præcis hvorfor det er her, de hører hjemme. Hvis du ønsker, at hver eneste medarbejder skal være på samme side i denne historie, så skal du starte med at implementere kulturuddannelse i din onboarding-checkliste.

‍

‍Dårligt kommunikeret, inkonsekvent eller ikke-eksisterende kulturelle meddelelser vil afspore en virksomheds fremskridt på vejen mod strategiske mål. Hvis hver eneste medarbejder har forskellige forståelser af din organisations mål og mission, hvordan vil de så være i stand til at tilpasse sig for at ankomme til den samme destination?

‍

Hvis du har brug for hjælp til at integrere din virksomhedskultur, kan du lære mere om at udøve gennemsigtighed, formidle formål, skabe god kommunikation og meget mere i vores vejledning til indføring af god kultur på tjeklisten til onboarding.

‍

Stop ikke efter en uge

‍

‍

Hvor lang tid, du bruger på at udvikle din tjekliste til onboarding, er helt op til dig, men vi anbefaler, at du starter fra den dag, hvor du ansætter medarbejderen, til mindst seks måneder efter dennes første dag.

‍

De trin, der starter i god tid, inden de kommer ind på kontoret, er virkelig vigtige. De giver ikke bare nyansatte tid til at lære, hvad de kan forvente, de giver også dig og dit team tid til at forberede jer tilstrækkeligt til at tilføje en ny kollega.

‍

Hvis din virksomhed har en prøvetid på 60 eller 90 dage, bør både dit tværfunktionelle onboarding-team og deres onboardingkammerat støtte dem i hele denne tid for at give dem mulighed for at leve op til deres første forventninger.

‍

Mens onboarding-opgaverne helt sikkert aftrappes i løbet af de næste flere måneder, skal du sørge for at være klar med eventuelle andre specifikke introduktioner, de skal gennemgå for mere dybtgående at forstå deres rolle, virksomheden og muligheder for udvikling.

‍

Det er også i løbet af denne tid, at andre afdelinger og specialiteter som performance management, i stedet for HR, kan tage onboarding-stafetten.

‍

Selv hvis din onboarding-tjekliste ikke officielt tegner sig for et helt år ude, skal en ny medarbejders første medarbejdersamtale ved årets udgang tilpasses for at anerkende deres tiltrædelsesår. På det tidspunkt vil enhver bekymring, de har haft i løbet af året, have haft tid til at udkrystallisere sig, så sørg for at være åben for feedback og sørg for, at de føler sig godt tilpas med organisationen og deres præstationsindikatorer.

‍

Den ultimative onboardingtjekliste

‍

Udvikling af en onboarding-tjekliste med de bedste praksisser, som vi har skitseret, kan forbedre en ny medarbejders præstationer, skabe stærkere engagement til din organisation og skabe jobtilfredshed – hvilket reducerer udskiftning og kan spare dig penge og tid med at erstatte en medarbejder, der kunne have været fastholdt med mere eftertænksom onboarding.

‍

Gå ind i dette vidende, at det ikke alt sammen vil være nemt, og at det hele ikke kan lægges over på medarbejderen. Pointen med at skabe en ultimativ tjekliste til onboarding er at gøre arbejdet på forhånd for at sikre, at dine nye medarbejdere, din HR-afdeling og din organisation som helhed kan nå deres fulde potentiale uden at miste forstanden eller holdkammerater undervejs.

Vi har udviklet denne ultimative tjekliste til onboarding med hjælp fra Betterteam og Process Street. Vi opfordrer dig til at tilpasse den, så du kan oprette en arbejdsgang for onboarding, der passer perfekt til dit unikke og fantastiske team.

Før første dag

‍

• Saml det tværfunktionelle team til onboarding, og introducer medarbejderens kontaktperson eller “makker”
• Sørg for, at du og vejlederen for de nye medarbejdere er enige om roller, mål og ansvar
• Få udfyldt alle juridiske formularer og dokumenter
• Klargør medarbejderens arbejdssted
• Giv adgang til værktøjer, enheder, døre osv., som medarbejderen skal bruge
• Opret konti til medarbejderen til al den software, der er nødvendig for at udføre jobbet
• Udsend programerklæringer, håndbøger eller artikler, som nye medarbejdere normalt skal læse
• Forbered fordelspakken, herunder et resumé af ofte stillede spørgsmål
• Giv en kopi af jobbeskrivelsen med ansvarsområder
  
  

På første dag

‍

• Sørg for, at teamet ved, at den nye medarbejder ankommer, og at ansættelseslederen er klar til at tage imod medarbejderen
• Byd medarbejderen formelt velkommen og præsenter kolleger
• Giv en rundvisning på kontoret
• Start deres arbejdsgang med kursusmateriale
• Hav en aftale om at møde ledelsen for at revidere forventningerne
• Gennemgå virksomhedskulturen
• Sørg for, at medarbejderen møder sin kontaktperson fysisk
  
  

I løbet af den første uge

‍

• Få medarbejderen i gang med sit første rigtige projekt
• Gennemgå forventningerne til den følgende måned
• Planlæg mindst ét møde for at indsamle feedback og besvare spørgsmål
• Sørg for at opmuntre medarbejderen til at kommunikere med sin kontaktperson
  
  

I løbet af den første måned

‍

• Afhold flere møder med dig, ledelsen og medarbejderens kontaktperson, som allerede er planlagt
• Forklar de langsigtede virksomhedsmål på et højere plan, så vedkommende er afstemt omkring virksomhedens retning og kultur
• Giv læsestof til personlig udvikling
• Organiser nogle små begivenheder for at opmuntre medarbejderen til at interagere socialt med teamet
• Bed om feedback på din tjekliste til onboarding

Efter tre måneder

‍

• Planlæg en uformel medarbejdersamtale
• Gennemgå tidligere og fremtidige opgaver for at sikre afstemning
• Gennemgå tidligere præstationsmål, og sæt nye forventninger
• Giv og bed om feedback
• Kontrollér medarbejderens fremskridt i forbindelse med oplæring
• Drøft prøvetidens afslutning og forventningerne derefter
• Hør, hvad medarbejderen synes om virksomhedskulturen, og hvordan den passer til vedkommende

Efter seks måneder

‍

• Gennemfør en seks-måneders medarbejdersamtale
• Gennemgå medarbejderens mål og fremskridt indtil videre
• Sæt mål for de næste seks måneder
• Kontrollér, at medarbejderen har fået al den nødvendige oplæring
• Hold døren åben for ærlig feedback
• Sørg for, at medarbejderen stadig føler en stærk kulturel tilknytning

Efter et år

‍

• Gennemfør en årlig medarbejdersamtale
• Anerkend medarbejderens første år i virksomheden og gennemgå, hvordan medarbejderen har opfyldt forventningerne
• Diskuter mål, projekter og planer for det kommende år
• Drøft løn og politikker for lønstigning
• Bed om – og lyt til – feedback om tjeklisten til onboarding og virksomhedskulturen
• Tillykke! Du har nået milepælen for det første år. Se frem til det næste fantastiske år med at arbejde sammen.