徹底提高效率：許多人忽視的文件數位化好處

想像一下這樣一個世界：核准只需要幾秒鐘，而無需花上幾天。合約可以隨時隨地線上簽署，讓追蹤簽名進度成為過去。

這是電子簽章的現況，它是一款強大的工具，可以顛覆您的企業管理文件的方式。

開始使用 Dropbox Sign 簽署文件

在不斷發展的數位商業環境中，掌握效率的藝術不僅僅是一個目標，而且是必要條件。隨著公司適應快速決策和遠端工作成為常態的世界，快速、安全地簽訂協議的能力變得至關重要。

歡迎進入電子簽章解決方案的世界：企業尋求簡化工作流程和提高靈活度的劃時代方法。探索整合電子簽章解決方案如何徹底改變您的工作流程，確保您的營運兼具效率與創新。

為何要將文件數位化？超越基本功能的好處

文件數位化不僅是邁向無紙化的一步。這是一項提高效率、強化安全性和降低成本的全方位策略。那麼，為什麼有越來越多的企業採用文件數位化呢？

成本效率

Record Nations 的一項研究顯示，企業每年在紙本文件上的花費高達 8,000 美元。此外，他們還可以在歸檔和儲存空間花費約 8,500 美元，並在管理這些文件的勞動力成本花費約 30,000 美元。

改善生產力

根據麥肯錫 (McKinsey & Company) 的報告，員工每週平均花費 9.3 小時在實體文件和文件處理來搜尋資訊。數位化讓資料即時並可快速搜尋，從而顯著減少員工花在行政作業上的時間。

更嚴密的安全性

與檔案櫃相比，電子文件可以透過進階加密和存取控制來保護，降低未經授權的存取或外洩的風險。數位格式允許詳細的稽核紀錄，確保能記錄每次存取和編輯歷史，並保護敏感資訊。

更方便隨時存取

使用者可以從任何能連上網路的裝置存取和簽署電子簽章和數位文件，方便他們在任何地方彈性工作。這在如今遠端工作和混合式的工作環境中尤其重要。

環境影響

減少紙張使用有助於企業降低碳足跡，以及實現環境永續發展目標。

可擴充性及富有彈性

就如同其他由 Dropbox 所提出的方案，電子簽章解決方案也是能提供隨您的業務發展一起擴充的工具。方案會支援從簡單的文件簽名到複雜的協議等一系列功能，確保滿足您各種彈性的業務需求。

更快地核准文件

有了如文件掃描器等工具後，企業可以快速地將實體文件轉換為安全、高品質的 PDF 檔案，然後輕鬆共享並簽署這些內容，從而簡化核准流程並提高客戶滿意度。

數位化文件不僅僅是為了節省儲存空間

將您的文件數位化不僅是為了節省儲存空間，更是為了建立一個更有效率、更安全，且不怕過時的文件管理系統。借助正確的工具和策略，您可以徹底發揮文件的無窮潛力，並為您業務的蓬勃發展更添助力。這種轉型不僅僅局限於儲存數位文件帶來的好處，也釋放了電子簽名 (eSignatures) 的潛力。

舉例來說，想像一下行銷機構試圖快速獲得客戶對活動素材的核准。如果核准需要紙本簽章和手動步驟，這可能會拖延專案時間並影響客戶的滿意度。

如何簡單地透過三個步驟來數位化您的文件

在數位轉型的過程中，文件數位化和電子簽章整合的過程發揮關鍵作用。將您的文件數位化的最佳方法，只需要透過三個簡單的步驟：

步驟 1：評估您目前的工作流程

成功數位轉型的第一步是瞭解您目前的狀態。找出效率低下以及需要改進之處能幫助您判斷文件數位化的最佳做法。需要考慮的關鍵點如下：

識別痛點

評估現有文件的工作流程中效率低下之處和擁有哪一些挑戰。這可能包括延誤核准、手動歸檔流程或安全問題。請捫心自問：

• 我們花了多少時間在紙本文件的列印、掃描和歸檔？
• 核准是否因紙本文件傳遞而導致延遲？
• 需要存取和擷取文件時過程是否簡易？

分析工作流程

規劃從建立到儲存和擷取文件的整個工作流程，幫助識別其中可以用數位解決方案取代手動流程的部分。

設定目標

定義明確的數位化目標，例如提高效率、降低成本或加強協作，讓這些目標引領您的數位化策略。

步驟 2：選擇您的數位化工具

一旦您識別到數位轉型的機會，您就可以選擇合適的工具來簡化您的文件工作流程。有以下選項可供考慮：

Dropbox Sign

Dropbox Sign 是整合了文件數位化和電子簽章的頂尖工具， 為無縫文件管理提供簡單易懂的介面和強大的功能。您可以透過它來上傳各種格式的文件後，再傳送出去以取得電子簽章，還能即時追蹤進度或使用自動化選項，並享受無限次的傳送功能。由於 Dropbox Sign 的介面簡單好上手，無論使用者對科技熟悉與否，都能輕鬆開始使用。

Dropbox Sign API

對於希望直接整合電子簽章至現有系統中的組織來說，Sign API 提供了一個可擴展的解決方案。借助 Sign API，您可以自訂電子簽章工作流程與第三方應用程式整合，並簡化整個組織的文件管理。要將 Sign API 與現有系統整合不需要瞭解程式撰寫的額外知識。

步驟 3：實施與擴張

選擇數位化工具後，就可以根據您的業務需求進行實施和擴張：

• 實施：與您的 IT 工作團隊或服務供應商合作，將 Dropbox Sign 或 Dropbox Sign API 整合到您的現有系統中。確保為員工提供適當的培訓和支援服務，以促進移轉順利進行。
• 自訂：量身訂製 Dropbox Sign 或 Dropbox Sign API 的功能以滿足您的特定業務要求。自訂工作流程、使用者權限和安全性設定以最佳化檔案管理流程。
• 擴張：隨著您的業務成長，可利用 Dropbox Sign 或 Dropbox Sign API 的可擴充性來滿足不斷增加的文件數量及日新月異的業務需求。監控績效指標並收集使用者的意見回饋，以不斷改善您的數位文件管理策略。

顛覆一切文件數位化和管理流程的電子簽章

電子簽章簡化了逐步數位化的流程（也就是文件簽署），以此提供了強大的解決方案。這項技術提供人們透過任何連上網路的裝置進行線上簽署，藉此免去了列印、掃描和郵寄紙本複本的需要，讓工作流程更順暢、更能節省時間，也加強安全保障。

簡化工作流程並縮短周轉時間

電子簽章讓人們不必再處理任何紙本文件，大幅簡化了業務運作。透過以下方式，這項技術讓許多人更快達成決策和交易：

• 減少處理時間：電子簽章克服了手動處理文件的瓶頸，例如列印、郵寄和手動歸檔，是幫助人們加快工作流程週期的好方法。
• 提高回應率：人們能透過任何連網裝置簽署文件，這讓相關人士的回應更快速，無論他們身在何處。
• 自動化工作流程：在電子簽章解決方案中通常有包含自動執行文件管理流程中各個步驟的功能，包括傳送提醒、封存已完成的文件等。
  

輕鬆加強安全性並遵循法規

將電子簽章整合到您的文件管理系統後，不僅可以簡化操作，還可以加強重要文件的安全性並遵循法規。

• 增強加密處理：電子簽章平台採用先進的加密技術來保存紀錄並保護文件，避免檔案遭受未經授權的存取，有些甚至有內建電子 ID （即簽署者身分）驗證。
• 遵循法規：電子簽章解決方案的設計符合相關法律標準，例如美國的 E-SIGN 和歐盟的 eIDAS 法案，確保了以數位方式簽署的文件具有法律約束力並受到認可。
• 稽核紀錄：人們對文件執行的每個操作，數位簽章都會提供紀錄詳細資料，包括簽署人、簽署時間和簽署來自何處，有助於文件保持合規性，並讓稽核更方便。
  

在資源管理中推動節約成本

轉型為採用電子簽章後，可以顯著降低來自傳統紙本相關流程的營運成本。

• 降低材料成本：消除對紙張、墨水和其他耗材的需求可以節省大量成本。
• 減少儲存空間：數位文件不需要實體儲存空間，因此能釋放辦公室的儲存空間，降低與文件封存相關的成本。
• 降低勞動成本：自動化簽章程序減少了人們管理文件的工作流程，也省去他們從準備到儲存所需的勞動時間。
  

增強跨工作團隊和跨部門之間的協作

透過達成工作團隊之間的無縫連結，數位簽章能增強團隊協作，無論人在何處。

• 即時存取和共享：文件可以跨部門或跨距離立即簽署和共享，促進即時協作。
• 與其他工具整合：多數電子簽章解決方案能與 CRM 系統、專案管理軟體和通訊平台等流行使用的商業工具無縫整合，以加強橫跨各職能部門的協作。
• 追蹤和監控：數位工具能即時追蹤文件狀態，幫助工作團隊隨時更新工作項目的進度，並減少追蹤的時間。
  

要保持競爭力，便需要使用能讓營運更靈活的工具。電子簽章解決方案不僅僅是一種新的科技，這些工具讓業務的流程更快速、更安全，且可無限擴展，讓不同規模的企業都能減少周轉時間，提高安全性，且隨時隨地自由營運。

Dropbox Sign 如何幫助您的工作流程和文件數位化

知道從哪裡開始進行文件數位化，這可能是最難跨越的障礙。訣竅是選用手邊合適的工具來提供您幫助。

有了 Dropbox Sign，您可以：

• 輕鬆將電子簽章整合到您的工作流程當中
• 將紀錄、文件和稽核紀錄數位化
• 透過 OAuth 驗證、加密並遵循 GDPR、ISO 27001 和 SOC 2 第二類法規以確保安全性
• 透過自動填入欄位、商標選項等功能，量身打造文件工作流程
• 使用範本、內嵌要求和條件式邏輯來簡化流程
• 由於我們的 API 操作容易，可將功能無縫整合到您現有的系統中並進行設定
  

設定完成後，Dropbox Sign 可以幫助您的組織大幅減少那些需手動進行流程的時間和成本。最終結果如何？數位化文件和工作流程相較以往更有效率、更安全。

使用 Dropbox Sign 數位化您的簽名工作流程

Dropbox Sign 可以簡化您的文件簽署流程，而 Dropbox Sign API 可以無縫整合到您的系統中以增強數位營運。

將這些工具整合到您的設定後，您的組織可以大幅減少那些需手動進行流程的時間和成本，讓您的工作流程更有效率，也更具安全性。

探索電子簽章解決方案的功能和好處，找到最適合您業務需求的完美工具。