Zwiększanie wydajności: pomijana korzyść z digitalizacji dokumentów

Wyobraź sobie świat, w którym zatwierdzenie zajmuje sekundy, a nie dni. Gdzie umowy są podpisywane elektronicznie z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, a gonitwa w celu uzyskania podpisów staje się przeszłością.

Taka jest rzeczywistość podpisów elektronicznych, skutecznego narzędzia, które może zrewolucjonizować sposób zarządzania dokumentami w firmie.

Zacznij podpisywać dokumenty za pomocą Dropbox Sign

W stale ewoluującym krajobrazie cyfrowego biznesu opanowanie tajników efektywności jest czymś więcej niż celem — to konieczność. W miarę jak firmy dostosowują się do świata, w którym decyzje podejmowane są na bieżąco, a praca zdalna jest normą, zdolność do szybkiego i bezpiecznego wykonywania umów staje się najważniejsza.

Wejdź do świata ePodpisu: To przełomowe rozwiązanie dla firm, które chcą usprawnić przepływ pracy i zwiększyć elastyczność. Dowiedz się, jak integracja rozwiązań ePodpisu może zrewolucjonizować przepływy pracy, zapewniając, że Twoje operacje są równie wydajne, co innowacyjne.

Dlaczego warto zdecydować się na cyfryzację dokumentów? Korzyści wykraczające poza podstawy

Cyfryzacja dokumentów to nie tylko krok w kierunku eliminacji papieru; to kompleksowa strategia mająca na celu zwiększenie wydajności, poprawę bezpieczeństwa i obniżenie kosztów. Dlaczego więc firmy coraz częściej decydują się na cyfryzację dokumentów?

Efektywność kosztowa

Badanie przeprowadzone przez Record Nations wykazało, że przedsiębiorstwa mogą wydawać rocznie nawet 8000 USD na dokumenty papierowe. Ponadto mogą wydać około 8500 USD na archiwizację i przechowywanie oraz około 30 000 USD na koszty pracy związane z zarządzaniem tymi dokumentami.

Zwiększona produktywność

Firma McKinsey & Company podaje, że pracownicy spędzają średnio 9,3 godziny tygodniowo na wyszukiwaniu informacji w dokumentach papierowych i ich przetwarzaniu. Cyfryzacja umożliwia natychmiastowe wyszukiwanie danych, co znacznie skraca czas poświęcany przez pracowników na zadania administracyjne.

Zwiększone bezpieczeństwo

W porównaniu do korzystania z szafek na dokumenty, dokumenty elektroniczne można zabezpieczyć za pomocą zaawansowanego szyfrowania i kontroli dostępu, zmniejszając ryzyko nieautoryzowanego dostępu lub utraty. Formaty cyfrowe pozwalają na szczegółowe ścieżki audytu, zapewniając, że każdy dostęp i edycja są rejestrowane, a poufne informacje są chronione.

Zwiększona dostępność

Dostęp do podpisów elektronicznych i dokumentów cyfrowych można uzyskać z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, co zapewnia elastyczność pracy z dowolnego miejsca. Jest to szczególnie istotne w dzisiejszych zdalnych i hybrydowych środowiskach pracy.

Wpływ na środowisko

Zmniejszenie zużycia papieru pomaga firmom zmniejszyć ich ślad węglowy, przyczyniając się do realizacji celów związanych ze zrównoważonym rozwojem.

Skalowalność i elastyczność

Rozwiązania ePodpis, takie jak te oferowane przez Dropbox, zapewniają skalowalne narzędzia, które rozwijają się wraz z Twoją firmą. Obsługują one szereg funkcji, od prostych podpisów dokumentów po złożone umowy, zapewniając elastyczność w zakresie różnych potrzeb biznesowych.

Szybsze zatwierdzenia

Dzięki narzędziom takim jak skaner dokumentów, firmy mogą szybko konwertować fizyczne dokumenty na bezpieczne pliki PDF wysokiej jakości. Można je następnie łatwo udostępniać i podpisywać, usprawniając procesy zatwierdzania i zwiększając zadowolenie klientów.

Cyfryzacja dokumentów to nie tylko oszczędność miejsca

Digitalizacja dokumentów to nie tylko oszczędność miejsca; chodzi o stworzenie bardziej wydajnego, bezpiecznego i przyszłościowego systemu zarządzania dokumentami. Dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom można odblokować pełny potencjał dokumentów i umożliwić rozwój firmy. Ta transformacja wykracza poza zwykłe przechowywanie plików cyfrowych — uwalnia potencjał podpisów elektronicznych (ePodpisów).

Wyobraźmy sobie na przykład agencję marketingową, która stara się szybko uzyskać zatwierdzenie materiałów kampanii przez klienta. Jeśli zatwierdzenia wymagają fizycznych podpisów i manualnych kroków, może to wstrzymać harmonogram projektu i wpłynąć na satysfakcję klienta.

Jak przeprowadzić cyfryzację dokumentów w trzech prostych krokach

W drodze do cyfrowej transformacji proces cyfryzacji dokumentów i integracji podpisów elektronicznych odgrywa kluczową rolę. Najlepszy sposób na cyfryzację dokumentów w trzech prostych krokach:

Krok 1: Ocena bieżącego przepływu pracy

Pierwszym krokiem do udanej transformacji cyfrowej jest zrozumienie obecnego stanu. Identyfikacja nieefektywności i obszarów wymagających poprawy pomoże określić najlepsze podejście do cyfryzacji dokumentów. Kluczowe kwestie do rozważenia:

Identyfikacja problemów do rozwiązania

Zapoznaj się z wyzwaniami i nieefektywnością istniejących obiegów dokumentów. Może to obejmować opóźnienia w zatwierdzaniu, ręczne procesy archiwizacji lub obawy związane z bezpieczeństwem. Kilka pytań, które warto sobie zadać:

• Ile czasu spędzamy na drukowaniu, skanowaniu i archiwizowaniu dokumentów papierowych?
• Czy opóźniają się zatwierdzenia z powodu fizycznego przekierowywania dokumentów?
• Jak łatwo uzyskać dostęp do dokumentów i odzyskać je w razie potrzeby?

Analiza przepływów pracy

Mapuj obiegi dokumentów od tworzenia do przechowywania i wyszukiwania. Zidentyfikuj obszary, w których procesy ręczne można zastąpić rozwiązaniami cyfrowymi.

Wyznaczanie celów

Określ jasne cele cyfryzacji, takie jak poprawa wydajności, redukcja kosztów lub usprawnienie współpracy. Cele te ukierunkują strategię cyfryzacji.

Krok 2: Wybór narzędzi do cyfryzacji

Po zidentyfikowaniu możliwości cyfrowej transformacji należy wybrać odpowiednie narzędzia do usprawnienia obiegu dokumentów. Weź pod uwagę następujące kwestie:

Dropbox Sign

Jako najlepsze narzędzie do cyfryzacji dokumentów i integracji ePodpisu Dropbox Sign oferuje przyjazny dla użytkownika interfejs i niezawodne funkcje do płynnego zarządzania dokumentami. Przesyłaj dokumenty w różnych formatach, wysyłaj je do podpisu elektronicznego, śledź postępy w czasie rzeczywistym lub użyj opcji automatyzacji i korzystaj z nieograniczonych możliwości wysyłania. Intuicyjny interfejs Dropbox Sign ułatwia rozpoczęcie pracy każdemu, niezależnie od wiedzy technicznej.

Dropbox Sign API

Dla organizacji, które chcą zintegrować ePodpisy bezpośrednio z istniejącymi systemami, Sign API zapewnia skalowalne rozwiązanie. Dzięki Sign API można dostosować przepływy pracy ePodpisów, zintegrować je z aplikacjami innych firm i usprawnić zarządzanie dokumentami w całej organizacji. Integracja Sign API z istniejącymi systemami nie wymaga rozległej wiedzy z dziedziny programowania.

Krok 3: Wdrożenie i skalowanie

Po wybraniu narzędzi do cyfryzacji nadszedł czas na ich wdrożenie i skalowanie zgodnie z potrzebami biznesowymi:

• Wdrożenie: we współpracy z zespołem IT lub dostawcą usług zintegruj Dropbox Sign lub interfejs API Dropbox Sign z istniejącymi systemami. Zapewnij pracownikom odpowiednie szkolenia i wsparcie, aby ułatwić płynne przejście.
• Personalizacja: dostosuj funkcje Dropbox Sign lub interfejsu API Dropbox Sign, aby spełnić określone wymagania biznesowe. Dostosuj przepływy pracy, uprawnienia użytkowników i ustawienia zabezpieczeń w celu optymalizacji procesów zarządzania dokumentami.
• Skalowanie: w miarę rozwoju firmy wykorzystaj skalowalność Dropbox Sign lub interfejsu API Dropbox Sign, aby dostosować się do rosnącej liczby dokumentów i zmieniających się potrzeb biznesowych. Monitoruj wskaźniki wydajności i zbieraj opinie od użytkowników, aby stale ulepszać strategię cyfrowego zarządzania dokumentami.

ePodpisy to przełom w cyfryzacji i zarządzaniu dokumentami

ePodpisy oferują skuteczne rozwiązanie poprzez usprawnienie samego procesu, który odblokowuje cyfryzacja – podpisywania dokumentów. Umożliwiają one składanie podpisów elektronicznych z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, eliminując potrzebę drukowania, skanowania i wysyłania fizycznych kopii. Usprawnia to przepływ pracy, oszczędza czas i zwiększa bezpieczeństwo.

Usprawnienie przepływu pracy i skrócenie czasu realizacji zleceń

ePodpisy znacznie usprawniają operacje biznesowe, eliminując potrzebę fizycznej obsługi dokumentów. Technologia ta ułatwia szybsze podejmowanie decyzji i przeprowadzanie transakcji poprzez:

• Skrócenie czasu przetwarzania: podpis elektroniczny eliminuje wąskie gardła związane z ręcznym przetwarzaniem dokumentów, takie jak drukowanie, wysyłanie i ręczne archiwizowanie. To świetny sposób na przyspieszenie cykli przepływu pracy.
• Poprawę wskaźnika odpowiedzi: dzięki możliwości podpisywania dokumentów z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, interesariusze mogą reagować szybciej, niezależnie od ich lokalizacji.
• Automatyzację przepływu pracy: rozwiązania ePodpisu często wyposażone są w funkcje automatyzujące różne etapy procesu zarządzania dokumentami. Obejmuje to wysyłanie przypomnień, archiwizowanie wypełnionych dokumentów i wiele więcej.
  

Łatwe zwiększanie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami

Integracja ePodpisów z systemem zarządzania dokumentami nie tylko upraszcza operacje, ale także zwiększa bezpieczeństwo i zgodność z przepisami ważnych dokumentów.

• Niezawodne szyfrowanie: platformy ePodpisu wykorzystują zaawansowane technologie szyfrowania do przechowywania dokumentacji i ochrony dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem. Niektóre z nich mają nawet wbudowaną elektroniczną weryfikację tożsamości podpisującego.
• Zgodność z przepisami: rozwiązania ePodpisu są zaprojektowane tak, aby były zgodne z odpowiednimi normami prawnymi, takimi jak amerykańska ustawa E-SIGN i unijne rozporządzenie eIDAS. Gwarantuje to, że podpisane cyfrowo dokumenty są prawnie wiążące i uznawane.
• Ścieżki kontrolne: podpisy cyfrowe zapewniają szczegółowe zapisy każdej czynności wykonanej na dokumencie. Obejmuje to, kto, kiedy i skąd go podpisał, co pomaga w utrzymaniu zgodności z przepisami i ułatwia przeprowadzanie kontroli.
  

Oszczędność kosztów w zarządzaniu zasobami

Przejście na ePodpisy może znacznie obniżyć koszty ogólne związane z tradycyjnymi procesami opartymi na dokumentach papierowych.

• Niższe koszty materiałów: wyeliminowanie zapotrzebowania na papier, tusz i inne materiały eksploatacyjne może przynieść znaczne oszczędności.
• Mniej miejsca do przechowywania: dokumenty cyfrowe nie wymagają fizycznego przechowywania, co zwalnia przestrzeń biurową i zmniejsza koszty związane z archiwizacją dokumentów.
• Niższe koszty pracy: automatyzacja procesu podpisywania zmniejsza liczbę roboczogodzin potrzebnych do zarządzania obiegiem dokumentów, od przygotowania po przechowywanie.
  

Lepsza współpraca między zespołami i działami

Podpisy cyfrowe usprawniają współpracę, umożliwiając płynne połączenie między zespołami, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.

• Natychmiastowy dostęp i udostępnianie: dokumenty mogą być natychmiast podpisywane i udostępniane w różnych działach lub lokalizacjach geograficznych, ułatwiając współpracę w czasie rzeczywistym.
• Integracja z innymi narzędziami: większość rozwiązań ePodpisu płynnie integruje się z popularnymi narzędziami biznesowymi, takimi jak systemy CRM, oprogramowanie do zarządzania projektami i platformy komunikacyjne. Może to usprawnić współpracę między różnymi funkcjami.
• Śledzenie i monitorowanie: narzędzia cyfrowe pozwalają na śledzenie statusu dokumentów w czasie rzeczywistym. Pomaga to zespołom być na bieżąco z postępem zadań i skraca czas poświęcany na działania następcze.
  

Nadążanie za konkurencją oznacza korzystanie z narzędzi, które sprawiają, że operacje są bardziej elastyczne. Rozwiązania ePodpisu to nie tylko korzystanie z nowych technologii; chodzi o to, aby procesy biznesowe były szybsze, bezpieczniejsze i nieskończenie skalowalne. Pozwalają one firmom każdej wielkości skrócić czas realizacji i poprawić bezpieczeństwo, zapewniając swobodę działania w dowolnym miejscu i czasie.

Jak Dropbox Sign może pomóc w cyfryzacji przepływu pracy i dokumentów

Wiedza o tym, od czego zacząć cyfryzację dokumentów, może być najtrudniejszą przeszkodą do pokonania. Sztuka polega na tym, by mieć pod ręką odpowiednie narzędzia, które w tym pomogą.

Dropbox Sign pozwala:

• łatwo zintegrować ePodpisy z przepływem pracy
• prowadzić cyfrową ewidencję, dokumenty i ścieżki kontroli
• zachować bezpieczeństwo dzięki uwierzytelnianiu OAuth, szyfrowaniu i zgodności z RODO, ISO 27001 i SOC 2 Type II
• dostosować obieg dokumentów za pomocą automatycznie wypełnianych pól, opcji brandingu i nie tylko
• usprawnić procesy za pomocą szablonów, próśb osadzonych i logiki warunkowej
• na płynną integrację z istniejącymi systemami i konfigurację dzięki naszemu łatwemu w użyciu interfejsowi API
  

Po wdrożeniu Dropbox Sign może pomóc Twojej organizacji znacznie skrócić czas i obniżyć koszty związane z ręcznymi procesami. Efekt końcowy? Cyfrowe dokumenty i przepływy pracy, które są wydajniejsze i bezpieczniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

Cyfryzacja przepływów pracy związanych z podpisami dzięki Dropbox Sign

Dropbox Sign może uprościć proces podpisywania dokumentów, a interfejs API Dropbox Sign może płynnie zintegrować się z systemami, aby usprawnić operacje cyfrowe.

Integrując te narzędzia w swojej konfiguracji, organizacja może znacznie skrócić czas i obniżyć koszty związane z ręcznymi procesami, zapewniając, że przepływy pracy są nie tylko wydajniejsze, ale także bezpieczniejsze.

Zapoznaj się z funkcjami i korzyściami naszych rozwiązań do ePodpisu, aby znaleźć idealne rozwiązanie dla swoich potrzeb biznesowych.