Økt effektivitet: Den oversette gevinsten ved å digitalisere dokumenter

Forestill deg en verden der godkjenninger tar sekunder, ikke dager. Der kontrakter signeres elektronisk hvor som helst og når som helst, og der jakten på underskrifter hører fortiden til.

Dette er virkeligheten med e-underskrift, et kraftig verktøy som kan revolusjonere måten virksomheten din håndterer dokumenter på.

Kom i gang med å skrive under med Dropbox Sign

I det digitaliserte forretningslandskapet, som er i stadig utvikling, er det å mestre kunsten å være effektiv mer enn et mål – det er en nødvendighet. Etter hvert som bedrifter tilpasser seg en verden der beslutninger tas på farten og hjemmekontor er normen, blir evnen til å gjennomføre avtaler raskt og sikkert helt avgjørende.

Her kommer e-underskriftløsningene inn i bildet: En game-changer for bedrifter som ønsker å effektivisere arbeidsflyten og øke smidigheten. Finn ut hvordan integrering av e-underskriftløsninger kan revolusjonere arbeidsflyten din og sikre at virksomheten din er like effektiv som den er innovativ.

Hvorfor digitalisere dokumentene dine? Fordeler utover det mest opplagte

Digitalisering av dokumenter er ikke bare et skritt mot papirløshet; det er en omfattende strategi for å øke effektiviteten, forbedre sikkerheten og redusere kostnadene. Så hvorfor tar stadig flere virksomheter i bruk dokumentdigitalisering?

Kostnadseffektivisering

En studie utført av Record Nations viste at virksomheter kan bruke opptil 8 000 USD årlig på papirdokumenter. I tillegg kan de bruke rundt 8 500 USD på arkivering og lagring, og ca. 30 000 USD i lønnskostnader på å administrere disse dokumentene.

Økt produktivitet

McKinsey & Company rapporterer at ansatte i gjennomsnitt bruker 9,3 timer per uke på å søke etter informasjon i fysiske dokumenter og dokumentbehandling. Digitalisering gjør det mulig å finne frem til data umiddelbart og gjøre dem søkbare, noe som reduserer tiden de ansatte bruker på administrative oppgaver betraktelig.

Enhanced security

I motsetning til arkivskap kan elektroniske dokumenter sikres med avansert kryptering og tilgangskontroll, noe som reduserer risikoen for uautorisert tilgang eller tap. Digitale formater gir mulighet for detaljert tilsynslogg, noe som sikrer at alle tilganger og redigeringer loggføres, og at sensitiv informasjon beskyttes.

Økt tilgjengelighet

Elektroniske underskrifter og digitale dokumenter kan åpnes og signeres fra hvilken som helst enhet med Internett-tilkobling, noe som gir fleksibilitet til å jobbe hvor som helst. Dette er spesielt viktig i dagens organiseringer med hjemmekontor og hybride arbeidsmiljøer.

Miljøpåvirkning

Ved å redusere papirbruken kan virksomheter redusere sitt miljømessig og bidra til å nå målene for miljømessig bærekraft.

Skalerbarhet og fleksibilitet

E-underskriftløsninger, som de som tilbys av Dropbox, er skalerbare verktøy som vokser med virksomheten din. De støtter en rekke funksjoner, fra enkle dokumentsigneringer til komplekse avtaler, og sikrer fleksibilitet på tvers av ulike forretningsbehov.

Raskere godkjenninger

Med verktøy som en dokumentskanner kan bedrifter raskt konvertere fysiske dokumenter til sikre PDF-filer av høy kvalitet. Disse kan deretter enkelt deles og signeres, noe som effektiviserer godkjenningsprosessene og øker kundetilfredsheten.

Digitalisering av dokumenter handler ikke bare om å spare plass

Digitalisering av dokumenter handler ikke bare om å spare plass; det handler om å skape et mer effektivt, sikkert og fremtidsrettet system for dokumenthåndtering. Med de riktige verktøyene og strategiene kan du utnytte det fulle potensialet i dokumentene dine og få virksomheten til å blomstre. Denne endringen omfatter mer enn bare lagring av digitale filer – den frigjør kraften i elektroniske underskrifter (e-underskrifter).

Tenk deg for eksempel et markedsføringsbyrå som prøver å få kundens godkjenning av kampanjemateriell raskt. Hvis godkjenninger krever fysiske underskrifter og manuelle tiltak, kan det forsinke prosjektets tidsrammer og påvirke kundetilfredsheten.

Slik digitaliserer du dokumentene dine i tre enkle trinn

På reisen mot digital omstilling spiller prosessen med å digitalisere dokumenter og integrere e-underskrifter en sentral rolle. Den beste måten å digitalisere dokumentene dine på i tre enkle trinn:

Trinn 1: Evaluer den nåværende arbeidsflyten

Det første skrittet mot en vellykket digital omstilling er å forstå dagens situasjon. Ved å identifisere ineffektivitet og forbedringsområder kan du finne den beste tilnærmingen til digitalisering av dokumentene dine. Viktige ting å ta i betraktning:

Identifiser smertepunkter

Få oversikt over utfordringene og ineffektiviteten i den eksisterende arbeidsflyten for dokumenter. Det kan dreie seg om forsinkelser i godkjenninger, manuelle arkiveringsprosesser eller sikkerhetsproblemer. Noen spørsmål du bør stille deg selv:

• Hvor mye tid bruker vi på å skrive ut, skanne og arkivere papirdokumenter?
• Er det forsinkelser i godkjenninger på grunn av fysisk dokumenthåndtering?
• Hvor enkelt er det å få tilgang til og hente frem dokumenter ved behov?

Analyser arbeidsflyten

Kartlegg dokumentarbeidsflytene dine, fra oppretting til lagring og gjenfinning. Identifiser områder der manuelle rutiner kan erstattes med digitale løsninger.

Sett deg mål

Definer klare mål for digitaliseringen, for eksempel å øke effektiviteten, redusere kostnadene eller forbedre samarbeidet. Disse målene vil være retningsgivende for digitaliseringsstrategien din.

Trinn 2: Velg digitaliseringsverktøy

Når du har identifisert mulighetene for digital omstilling, er det på tide å velge de riktige verktøyene for å effektivisere arbeidsflyten for dokumenter. Tenk over følgende:

Dropbox Sign

Dropbox Sign er et førsteklasses verktøy for digitalisering av dokumenter og integrering av e-underskrifter, og tilbyr et brukervennlig grensesnitt og robuste funksjoner for sømløs dokumenthåndtering. Last opp dokumenter i ulike formater, send dem til elektronisk underskrift, følg fremdriften i sanntid eller bruk automatiseringsalternativet, og dra nytte av ubegrensede sendefunksjoner. Dropbox Signs intuitive grensesnitt gjør det enkelt for alle å komme i gang, uavhengig av teknisk kompetanse.

Dropbox Sign API

For organisasjoner som ønsker å integrere e-underskrifter direkte i sine eksisterende systemer, tilbyr Sign API en skalerbar løsning. Med Sign API kan du tilpasse arbeidsflyter for e-underskrifter, integrere med tredjepartsapplikasjoner og effektivisere dokumenthåndteringen i hele organisasjonen. Integrering av Sign API med eksisterende systemer krever ikke omfattende kunnskap om koding.

Trinn 3: Implementer og skaler

Når du har valgt digitaliseringsverktøy, er det tid for implementering og skalering i henhold til virksomhetens behov:

• Implementering: Samarbeid med IT-teamet eller tjenesteleverandøren for å integrere Dropbox Sign eller Dropbox Sign API i de eksisterende systemene dine. Sørg for at de ansatte får tilstrekkelig opplæring og støtte for en smidig overgang.
• Tilpasning: Skreddersy funksjonene i Dropbox Sign eller Dropbox Sign API for å oppfylle dine spesifikke behov. Tilpass arbeidsflyter, brukertillatelser og sikkerhetsinnstillinger for å optimalisere dokumenthåndteringsprosessene.
• Skalering: Etter hvert som virksomheten din vokser, kan du utnytte skalerbarheten til Dropbox Sign eller Dropbox Sign API for å imøtekomme økende dokumentvolum og skiftende forretningsbehov. Overvåk prestasjonsmålinger og innhent tilbakemeldinger fra brukerne for å kontinuerlig forbedre strategien for digital dokumenthåndtering.

E-underskrifter er en game-changer innen digitalisering og håndtering av dokumenter

E-underskrifter tilbyr en effektiv løsning ved å effektivisere selve prosessen som digitaliseringen åpner opp for: Signering av dokumenter. De gjør det mulig å skrive under elektronisk fra en hvilken som helst enhet med Internett-tilkobling, slik at man slipper å skrive ut, skanne og sende fysiske kopier. Dette gjør arbeidsflyten smidigere, sparer tid og øker sikkerheten.

Effektiviserer arbeidsflyten og reduserer behandlingstiden

E-underskrifter effektiviserer forretningsdriften dramatisk ved å eliminere behovet for fysisk dokumenthåndtering. Denne teknologien gjør det enklere å ta beslutninger og gjennomføre transaksjoner raskere ved:

• Redusert behandlingstid: Elektroniske underskrifter fjerner flaskehalsene ved manuell dokumentbehandling, for eksempel utskrift, postforsendelse og manuell arkivering. De er en flott måte å øke hastigheten på arbeidsprosessene på.
• Forbedret svarprosent: Med muligheten til å skrive under dokumenter fra en hvilken som helst Internett-aktivert enhet kan interessenter svare raskere, uavhengig av hvor de befinner seg.
• Automatisering av arbeidsflyten: Løsninger for e-underskrifter kommer ofte med funksjoner som automatiserer ulike trinn i dokumenthåndteringsprosessen. Det inkluderer påminnelser, arkivering av ferdigstilte dokumenter og mye mer.
  

Forbedrer sikkerhet og overholdelse uten problemer

Integreringen av e-underskrifter i dokumenthåndteringssystemet forenkler ikke bare driften, men styrker også sikkerheten og overholdelsen av viktige dokumenter.

• Robust kryptering: Plattformer for e-underskrifter bruker avansert krypteringsteknologi for journalføring og for å beskytte dokumenter mot uautorisert tilgang. Noen har til og med elektronisk ID (underskriveridentitet) innebygd.
• Overholdelse av regelverk: Løsninger for e-underskrifter er utformet for å overholde relevante juridiske standarder, som for eksempel den amerikanske E-SIGN Act og EUs eIDAS. Dette sikrer at digitalt signerte dokumenter er juridisk bindende og anerkjent.
• Tilsynslogg: Digitale underskrifter gir detaljerte logger over alle handlinger som er utført på et dokument. Det inkluderer hvem som har signert, når og hvor, noe som bidrar til å opprettholde samsvar og gjør det enklere å gjennomføre revisjoner.
  

Gir kostnadsbesparelser i ressursforvaltningen

Overgang til e-underskrifter kan redusere de faste kostnadene forbundet med tradisjonelle papirbaserte prosesser betydelig.

• Lavere materialkostnader: Å eliminere behovet for papir, blekk og annen rekvisita kan føre til betydelige besparelser.
• Redusert lagringsplass: Digitale dokumenter krever ingen fysisk lagring, noe som frigjør kontorplass og reduserer kostnadene knyttet til dokumentarkiver.
• Reduserte arbeidskostnader: Automatisering av signeringsprosessen reduserer antall arbeidstimer som trengs for å håndtere arbeidsflyten for dokumenter, fra klargjøring til lagring
  

Forbedrer samarbeidet på tvers av team og avdelinger

Digitale underskrifter forbedrer samarbeidet ved å muliggjøre en sømløs forbindelse mellom team, uavhengig av hvor de befinner seg.

• Øyeblikkelig tilgang og deling: Dokumenter kan signeres og deles umiddelbart på tvers av ulike avdelinger eller geografiske lokasjoner, noe som legger til rette for samarbeid i sanntid.
• Integrering med andre verktøy: De fleste løsninger for e-underskrifter integreres sømløst med populære forretningsverktøy som CRM-systemer, programvare for prosjektstyring og kommunikasjonsplattformer. Dette kan styrke samarbeidet på tvers av ulike funksjoner.
• Sporing og overvåking: Digitale verktøy gjør det mulig å spore dokumentstatus i sanntid. Dette hjelper teamene med å holde seg oppdatert på fremdriften i oppgavene og reduserer tiden som brukes på oppfølging.
  

For å holde tritt med konkurrentene må man ta i bruk verktøy som gjør driften mer fleksibel. Løsninger for e-underskrifter handler ikke bare om å ta i bruk ny teknologi; de handler om å gjøre forretningsprosesser raskere, sikrere og skalerbare i det uendelige. De gjør det mulig for bedrifter av alle størrelser å redusere behandlingstiden og forbedre sikkerheten, og gir frihet til å operere hvor som helst og når som helst.

Hvordan Dropbox Sign kan hjelpe deg med å digitalisere arbeidsflyten og dokumentene dine

Å vite hvor man skal begynne med dokumentdigitalisering kan være det vanskeligste hinderet å forsere. Trikset er å ha de riktige verktøyene for hånden.

Med Dropbox Sign kan du:

• enkelt integrere e-underskrifter i arbeidsflyten din
• digitalisere journaler, dokumenter og tilsynslogg
• sikker med OAuth-autentisering, kryptering og samsvar med GDPR, ISO 27001 og SOC 2 Type II
• skreddersy arbeidsflyter for dokumenter med automatisk utfylte felt, merkevarealternativer og mer
• effektivisere prosesser med maler, innebygde forespørsler og vilkårslogikk
• sømløst integreres i dine eksisterende systemer og oppsett, takket være vår brukervennlige API
  

Når Dropbox Sign er på plass, kan det hjelpe organisasjonen din med å redusere tiden og kostnadene forbundet med manuelle prosesser betydelig. Sluttresultatet? Digitaliserte dokumenter og arbeidsflyter som er mer effektive og sikrere enn noensinne.

Digitaliser arbeidsflyten for underskrifter med Dropbox Sign

Dropbox Sign kan forenkle dokumentsigneringsprosessen, mens Dropbox Sign API kan integreres sømløst i systemene dine for å forbedre den digitale driften din.

Ved å integrere disse verktøyene i organisasjonen kan dere redusere tiden og kostnadene forbundet med manuelle prosesser betydelig, og sørge for at arbeidsflyten ikke bare blir mer effektiv, men også sikrere.

Utforsk funksjonene og fordelene ved våre løsninger for e-underskrifter for å finne det som passer best til din virksomhets behov.