Membuka kunci kecekapan: Manfaat mendigitalkan dokumen yang tidak diberikan perhatian

Bayangkan dunia yang kelulusan cuma mengambil masa beberapa saat, bukannya beberapa hari. Kontrak ditandatangani secara elektronik dari mana-mana sahaja, pada bila-bila masa, dan tidak lagi perlu mengejar tandatangan.

eTandatangan telah merealisasikan semua ini, iaitu alat berkuasa yang boleh merevolusikan cara perniagaan anda mengurus dokumen.

Mula menandatangan dengan Dropbox Sign

Dalam landskap perniagaan digital yang sentiasa berkembang, penguasaan seni kecekapan bukanlah sekadar matlamat—tetapi suatu keperluan. Apabila syarikat semakin mengadaptasi dengan dunia yang membuat keputusan dengan cepat dan kerja jarak jauh menjadi kebiasaan, keupayaan untuk melaksanakan perjanjian dengan pantas dan selamat telah menjadi sangat penting.

Memperkenalkan penyelesaian eTandatangan: Pengubah keadaan untuk perniagaan yang ingin memperkemas aliran kerja dan meningkatkan ketangkasan. Temui cara penyepaduan penyelesaian eTandatangan boleh merevolusikan aliran kerja anda, memastikan operasi anda cekap dan inovatif.

Mengapakah anda perlu mendigitalkan dokumen anda? Manfaat yang melangkaui asas

Pendigitalan dokumen bukanlah hanya satu langkah ke arah tanpa kertas; tetapi merupakan strategi komprehensif untuk meningkatkan kecekapan, meningkatkan keselamatan dan mengurangkan kos. Jadi, mengapakah perniagaan semakin menerima pendigitalan dokumen?

Kecekapan kos

Kajian oleh Record Nations telah mendedahkan bahawa perniagaan boleh membelanjakan sehingga $8,000 setiap tahun untuk dokumen kertas. Selain itu, mereka boleh membelanjakan kira-kira $8,500 untuk pemfailan dan penyimpanan, dan kira-kira $30,000 dalam kos buruh untuk menguruskan dokumen ini.

Peningkatan produktiviti

McKinsey & Company melaporkan bahawa pekerja menghabiskan purata 9.3 jam seminggu untuk mencari maklumat dalam dokumen fizikal dan pemprosesan dokumen. Pendigitalan membolehkan pengambilan data serta-merta dan boleh dicari, sekali gus mengurangkan masa yang diluangkan oleh pekerja untuk tugas pentadbiran dengan ketara.

Enhanced security

Berbanding dengan penggunaan kabinet pemfailan, dokumen elektronik boleh dilindungi dengan penyulitan lanjutan dan kawalan akses, seterusnya mengurangkan risiko akses tanpa kebenaran atau kehilangan. Format digital membolehkan jejak audit yang terperinci, memastikan setiap akses dan pengeditan dilog, serta maklumat sensitif dilindungi.

Peningkatan kebolehcapaian

Tandatangan elektronik dan dokumen digital boleh diakses dan ditandatangani daripada mana-mana peranti dengan sambungan Internet, setersunya memberikan kelonggaran untuk bekerja dari mana-mana sahaja. Hal ini amat penting dalam persekitaran kerja jauh dan hibrid hari ini.

Kesan alam sekitar

Pengurangan penggunaan kertas akan membantu perniagaan mengurangkan jejak karbon mereka, seterusnya menyumbang kepada matlamat kelestarian alam sekitar.

Kebolehskalaan dan fleksibiliti

Penyelesaian eTandatangan seperti yang ditawarkan oleh Dropbox menyediakan alat boleh skala yang berkembang bersama perniagaan anda. Penyelesaian ini menyokong pelbagai fungsi daripada menandatangani dokumen ringkas hinggalah perjanjian yang rumit, memastikan fleksibiliti merentas pelbagai keperluan perniagaan.

Kelulusan yang lebih cepat

Dengan alat seperti pengimbas dokumen, perniagaan boleh menukar dokumen fizikal dengan cepat kepada PDF yang selamat dan berkualiti tinggi. Dokumen ini kemudiannya boleh dikongsi dan ditandatangani dengan mudah, sekali gus memperkemas proses kelulusan dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pendigitalan dokumen anda bukanlah sekadar menjimatkan ruang

Pendigitalan dokumen anda bukanlah sekadar menjimatkan ruang; tetapi juga tentang mewujudkan sistem pengurusan dokumen yang lebih cekap, selamat dan terkini. Dengan alat dan strategi yang sesuai, anda boleh membuka kunci potensi penuh dokumen anda dan memperkasakan perniagaan anda untuk berkembang maju. Transformasi ini lebih daripada sekadar menyimpan fail digital—tetapi juga membuka kunci kuasa tandatangan elektronik (eTandatangan).

Contohnya, bayangkan agensi pemasaran cuba mendapatkan kelulusan klien untuk bahan kempen dengan cepat. Jika kelulusan memerlukan tandatangan fizikal dan langkah manual, ini boleh melambatkan garis masa projek dan menjejaskan kepuasan pelanggan.

Cara mendigitalkan dokumen anda dalam tiga langkah ringkas

Dalam perjalanan menuju transformasi digital, proses pendigitalan dokumen dan penyepaduan eTandatangan memainkan peranan yang penting. Cara terbaik untuk mendigitalkan dokumen anda dalam tiga langkah ringkas:

Langkah 1: Buat penilaian tentang aliran kerja semasa anda

Langkah pertama untuk menjayakan transformasi digital adalah dengan memahami keadaan semasa anda. Mengenal pasti ketidakcekapan dan ruang untuk penambahbaikan akan membantu anda menentukan pendekatan terbaik untuk mendigitalkan dokumen anda. Perkara penting yang perlu dipertimbangkan:

Kenal pasti kesukaran

Ambil kira cabaran dan ketidakcekapan dalam aliran kerja dokumen anda yang sedia ada. Ini mungkin termasuk kelewatan dalam kelulusan, proses pemfailan manual atau kebimbangan keselamatan. Beberapa soalan untuk ditanya kepada diri anda:

• Berapa banyak masa yang kita habiskan untuk mencetak, mengimbas dan memfailkan dokumen kertas?
• Adakah terdapat kelewatan dalam kelulusan yang disebabkan oleh penghalaan dokumen fizikal?
• Sejauh manakah pengaksesan dan pengambilan semula dokumen mudah apabila diperlukan?

Buat analisis aliran kerja

Petakan aliran kerja dokumen anda daripada penciptaan hinggalah penyimpanan dan pengambilan semula. Kenal pasti perkara yang proses manual boleh digantikan dengan penyelesaian digital.

Tetapkan objektif

Tentukan matlamat yang jelas untuk pendigitalan, seperti meningkatkan kecekapan, mengurangkan kos atau meningkatkan kerjasama. Objektif ini akan membimbing strategi pendigitalan anda.

Langkah 2: Pilih alat pendigitalan anda

Setelah anda mengenal pasti peluang untuk transformasi digital, tiba masanya untuk memilih alat yang sesuai untuk memperkemas aliran kerja dokumen anda. Pertimbangkan perkara berikut:

Dropbox Sign

Sebagai alat utama untuk pendigitalan dokumen dan penyepaduan eTandatangan, Dropbox Sign menawarkan antara muka mesra pengguna dan ciri yang teguh untuk pengurusan dokumen yang lancar. Muat naik dokumen dalam pelbagai format, hantar dokumen tersebut untuk tandatangan elektronik, jejak kemajuan dalam masa nyata atau gunakan pilihan automasi dan nikmati manfaat daripada keupayaan penghantaran tanpa had. Antara muka intuitif Dropbox Sign memudahkan sesiapa sahaja untuk bermula, tanpa mengira kepakaran teknikal.

Dropbox Sign API

Bagi organisasi yang ingin menyepadukan eTandatangan terus ke dalam sistem sedia ada mereka, Sign API menyediakan penyelesaian boleh skala. Dengan Sign API, anda boleh menyesuaikan aliran kerja eTandatangan, menyepadukan dengan aplikasi pihak ketiga dan memperkemas pengurusan dokumen merentasi organisasi anda. Menyepadukan Sign API dengan sistem sedia ada anda tidak memerlukan pengetahuan pengekodan yang luas.

Langkah 3: Laksanakan dan kembangkan

Setelah anda memilih alat pendigitalan anda, tiba masanya untuk pelaksanaan dan pengembangan mengikut keperluan perniagaan anda:

• Pelaksanaan: Bekerjasama dengan pasukan IT atau pembekal perkhidmatan anda untuk menyepadukan Dropbox Sign atau Dropbox Sign API ke dalam sistem sedia ada anda. Pastikan latihan dan sokongan yang sesuai diberikan kepada pekerja untuk memudahkan peralihan yang lancar.
• Penyesuaian: Sesuaikan ciri Dropbox Sign atau Dropbox Sign API untuk memenuhi keperluan khusus perniagaan anda. Sesuaikan aliran kerja, kebenaran pengguna dan tetapan keselamatan untuk mengoptimumkan proses pengurusan dokumen.
• Berkembang: Apabila perniagaan anda berkembang, manfaatkan kebolehskalaan Dropbox Sign atau Dropbox Sign API untuk menampung jumlah dokumen yang semakin meningkat dan keperluan perniagaan yang berkembang. Pantau metrik prestasi dan kumpulkan maklum balas daripada pengguna untuk terus meningkatkan strategi pengurusan dokumen digital anda.

eTandatangan ialah pengubah keadaan dalam pendigitalan dan pengurusan dokumen

eTandatangan menawarkan penyelesaian yang berkuasa dengan memperkemas proses yang dipelopori oleh pendigitalan: Menandatangani dokumen. Ia membolehkan orang menandatangani secara elektronik daripada mana-mana peranti yang mempunyai sambungan Internet, menghapuskan keperluan untuk mencetak, mengimbas dan menghantar salinan fizikal. Ini menjadikan aliran kerja lebih lancar, menjimatkan masa dan meningkatkan keselamatan.

Memperkemas aliran kerja dan mengurangkan masa pengembalian

eTandatangan memperkemas operasi perniagaan secara ketara dengan menghapuskan keperluan untuk pengendalian dokumen fizikal. Teknologi ini memudahkan penentuan keputusan dan transaksi yang lebih pantas dengan:

• Mengurangkan masa pemprosesan: Tandatangan elektronik menghilangkan halangan pemprosesan dokumen manual, seperti pencetakan, pengeposan dan pemfailan manual. Ini merupakan cara yang bagus untuk mempercepat kitaran aliran kerja.
• Meningkatkan kadar respons: Dengan keupayaan untuk menandatangani dokumen daripada mana-mana peranti yang didayakan Internet, pihak berkepentingan boleh bertindak balas dengan lebih pantas, tanpa mengira lokasi mereka.
• Mengautomasikan aliran kerja: Penyelesaian eTandatangan selalunya disertakan dengan ciri yang mengautomasikan pelbagai langkah dalam proses pengurusan dokumen. Ini termasuk menghantar peringatan, mengarkibkan dokumen yang lengkap dan banyak lagi.
  

Meningkatkan keselamatan dan pematuhan dengan mudah

Penyepaduan eTandatangan ke dalam sistem pengurusan dokumen anda bukan sahaja memudahkan operasi tetapi juga menguatkan keselamatan dan pematuhan dokumen penting.

• Penyulitan yang teguh: Platform eTandatangan menggunakan teknologi penyulitan lanjutan untuk penyimpanan rekod dan untuk melindungi dokumen daripada akses tanpa izin. Malah ada yang mempunyai pengesahan ID elektronik (identiti penandatangan) terbina dalam.
• Pematuhan terhadap peraturan: Penyelesaian eTandatangan dirancang supaya mematuhi standard undang-undang yang berkenaan, seperti Akta ETANDATANGAN A.S. dan eIDAS EU. Ini memastikan bahawa dokumen yang ditandatangani secara digital adalah sah di sisi undang-undang dan diiktiraf.
• Jejak audit: Tandatangan digital menyediakan log terperinci bagi setiap tindakan yang diambil pada dokumen. Itu termasuk orang yang menandatangani, masa dan tempat, yang membantu dalam mengekalkan pematuhan dan memudahkan audit.
  

Mendorong penjimatan kos dalam pengurusan sumber

Peralihan kepada eTandatangan boleh mengurangkan kos overhed yang berkaitan dengan proses berasaskan kertas tradisional secara ketara.

• Kos bahan yang lebih rendah: Menghapuskan keperluan untuk kertas, dakwat dan bekalan lain boleh menghasilkan penjimatan yang besar.
• Pengurangan ruang storan: Dokumen digital tidak memerlukan storan fizikal, mengosongkan ruang pejabat dan mengurangkan kos yang berkaitan dengan arkib dokumen.
• Penurunan kos buruh: Mengautomasikan proses menandatangan akan mengurangkan waktu buruh yang diperlukan untuk mengurus aliran kerja dokumen, daripada penyediaan hinggalah penyimpanan.
  

Meningkatkan kerjasama merentasi pasukan dan jabatan

Tandatangan digital meningkatkan kerjasama dengan membolehkan sambungan yang lancar antara pasukan, tanpa mengira lokasi fizikal mereka.

• Akses dan perkongsian segera: Dokumen boleh ditandatangani dan dikongsi serta-merta merentasi jabatan atau lokasi geografi yang berbeza, sekali gus memudahkan kerjasama masa nyata.
• Integrasi dengan alat lain: Kebanyakan penyelesaian eTandatangan disepadukan secara lancar dengan alat perniagaan yang popular seperti sistem CRM, perisian pengurusan projek dan platform komunikasi. Ini boleh meningkatkan usaha kerjasama merentasi pelbagai fungsi.
• Penjejakan dan pemantauan: Alat digital membenarkan penjejakan masa nyata status dokumen. Ini akan membantu pasukan kekal termaklum tentang kemajuan tugasan dan mengurangkan masa yang dihabiskan untuk tindakan susulan.
  

Mengejar persaingan bermakna menerima alat yang menjadikan operasi lebih fleksibel. Penyelesaian eTandatangan bukan sekadar menggunakan teknologi baharu; ia tentang menjadikan proses perniagaan lebih pantas, lebih selamat dan berkembang lebih jauh. Ia membolehkan semua saiz perniagaan mengurangkan masa pengembalian dan meningkatkan keselamatan, sekali gus memberikan kebebasan untuk beroperasi di mana-mana jua dan pada bila-bila masa.

Cara Dropbox Sign boleh membantu anda mendigitalkan aliran kerja dan dokumen anda

Mengetahui tempat untuk bermula dengan pendigitalan dokumen boleh menjadi halangan yang paling sukar untuk dilepasi. Caranya adalah dengan memiliki alat yang betul untuk membantu.

Dengan Dropbox Sign, anda boleh

• menyepadukan eTandatangan dengan mudah ke dalam aliran kerja anda
• menyimpan rekod, dokumen dan jejak audit dalam bentuk digital
• kekal selamat dengan pengesahan OAuth, penyulitan dan pematuhan dengan GDPR, ISO 27001 dan SOC 2 Jenis II
• menyesuaikan aliran kerja dokumen dengan medan yang diisi secara automatik, pilihan penjenamaan dan banyak lagi
• memperkemas proses dengan templat, permintaan terbenam dan logik bersyarat
• menyepadukan dengan lancar ke dalam sistem dan persediaan sedia ada anda, kerana API
  kami yang mudah digunakan

Setelah tersedia, Dropbox Sign boleh membantu organisasi anda mengurangkan masa dan kos yang berkaitan dengan proses manual secara ketara. Hasil akhir? Dokumen digital dan aliran kerja yang lebih cekap serta lebih selamat berbanding sebelum ini.

Digitalkan aliran kerja tandatangan anda dengan Dropbox Sign

Dropbox Sign boleh memudahkan proses menandatangani dokumen anda, manakala Dropbox Sign API boleh disepadukan ke dalam sistem anda dengan lancar untuk meningkatkan operasi digital anda.

Dengan menyepadukan alat ini ke dalam persediaan anda, organisasi anda boleh mengurangkan masa dan kos yang berkaitan dengan proses manual secara ketara, sekali gus memastikan aliran kerja anda bukan sahaja lebih cekap tetapi juga lebih selamat.

Terokai ciri dan manfaat penyelesaian eTandatangan kami untuk mencari padanan yang sesuai bagi keperluan perniagaan anda.