Why the Dropbox Sign Integration for Microsoft SharePoint is a Productivity Game-Changer

ある調査によると、多くの職業人にとって 1 つのタスクに連続して集中できる時間は平均 1 分 15 秒しかなく、すぐに割り込みが入ってしまうことが明らかになっています。さらに困ったことに、元の仕事に戻るために最大で 25 分もかかっているというのです。

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ビジネスの現場レベルでは、こうした割り込みによって生産性が 40 % も低下しています。この生産性の低下がミスにつながり、全世界で年間 4,500 億ドルもの経済的な損失を生み出しているという推計が示されています。

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では、この「コンテキストの切り替え」が発生している理由について見ていきましょう。大きな理由としては、日常業務の中で使うソフトウェア ツールの数が多すぎて、単純な作業を行うのにもアプリを頻繁に切り替える必要があるという点が挙げられます。

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At Dropbox Sign, we’re committed to building agreement workflows in the applications you already use. And it’s why we’re launching this integration for Microsoft SharePoint.

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SharePoint ユーザーは今後、コンテキストの切り替えを最小限に抑えて、より効果的に仕事を進められるようになります。

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How Dropbox Sign’s SharePoint integration helps

The Dropbox Sign for SharePoint integration is designed to deliver eSignature functionality that’s efficient, legally binding, and secure, entirely within your SharePoint workflow.

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SharePoint のワークフロー効率を飛躍的に高める

With the Dropbox Sign for SharePoint integration, you can minimize distractions and workarounds by adding eSignature functionality directly into your SharePoint site. That means you can access and act on your most important and most-used documents without switching applications.

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Even better, with the Dropbox Sign for SharePoint integration, you and your team can:

• SharePoint にあるドキュメントを直接選択し、送信して署名を依頼する。
• SharePoint に保存されているドキュメントのテンプレートにアクセスし、手早くドキュメントを送信して署名を依頼する。
• 署名を受けたドキュメントの保存先フォルダをあらかじめ指定しておく。

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SharePoint と同レベルのセキュリティ

One of SharePoint’s biggest appeals is its enterprise-grade security and compliance capabilities, so any tool that plugs into your SharePoint site needs to be just as secure. That’s why Dropbox Sign uses cutting-edge security measures to protect every document. These include:

• SharePoint との直接的なインテグレーションによって、アプリケーション間でドキュメントをやり取りする回数が減り、SharePoint のドキュメント ライブラリ内でドキュメントを安全に保護できる。
• 監査証跡により、すべてのトランザクションがタイムスタンプ付きで記録される。
• すべてのドキュメントに 2 段階の暗号化を適用。各ドキュメントは一意のドキュメント暗号化キー（DEK）を使用して暗号化され、その後その DEK は定期的に変更されるマスター キーによって暗号化される。

Dropbox Sign for SharePoint ensures you can send and request signatures from anywhere knowing your documents are protected and secure.

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デフォルトで法的拘束力のある電子署名

ニュー ノーマルの時代となった今、クライアントやベンダー、社員が離れた場所にいてもドキュメントに署名できる方法が必要とされています。しかし、その署名に法的拘束力がないのであれば、せっかくのソリューションにも意味がありません。

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Dropbox Sign's SharePoint integration offers legally binding eSignatures that are recognized around the world. No matter where it’s signed, you get a faster, more efficient way to sign documents than pen and paper without sacrificing legality.

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Who is the Dropbox Sign for SharePoint integration for?

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IT 管理部門

重要なソフトウェア ライセンスや発注書のすべてを SharePoint で管理しているチームでは、このインテグレーションによってあらゆる業務を大幅に効率化できます。

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Dropbox Sign for SharePoint delivers a quick and cost-efficient eSignature solution that lets you and your team send, sign, and store documents with increased automation. Using the Dropbox Sign integration, you can send out purchase orders and vendor agreements for signature directly from the SharePoint site.

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And because Dropbox Sign is integrated into your existing SharePoint actions menu, all files remain securely stored and organized in SharePoint for easy record keeping and version control.

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マーケティング部門

マーケティング部門なら、クリエイティブ アセット、代理店との契約書、プロパティ リリースなどをすでに SharePoint に保存しているでしょう。そうした契約書やプロパティ リリースについても、SharePoint から送信して署名を依頼できれば話は簡単です。これが実現できれば、SharePoint があらゆるマーケティング業務の中心に位置する安全性の高いストレージ ハブとして機能するようになります。

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By integrating Dropbox Sign into SharePoint, every time you use someone’s photo in a piece of collateral, you can send out a release form to sign directly from your SharePoint interface.

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And for the endless stream of agency agreements, invoices, and scopes of work that need to be signed several times a month, the Dropbox Sign integration lets you quickly send out legally binding eSignatures on documents to agencies for signatures in record time—and keep signed documents organized in one place.

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人事部門

人事部門では、SharePoint は安全性が高いという理由で、人事関連ドキュメントの保存やオンボーディングの自動化、業績評価の実施に SharePoint を利用しているかもしれません。しかし署名を依頼する際にこうしたドキュメントを外部のアプリケーションにエクスポートすると、重要な情報が危険にさらされるというリスクが発生します。

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With the Dropbox Sign for SharePoint integration, HR teams can receive legally binding signatures on offer letters, onboarding forms, and employee documents directly from their SharePoint site—eliminating the unproductive context switching that comes from toggling between applications. What’s more, because there are no manual steps, it reduces the chances of basic errors slipping in.

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調達部門

発注書の送信、承認審査、署名といった業務は、整理整頓が非常に難しいものです。リモートで作業をしている場合は特にそうでしょう。そんなとき、発注書などの整理や保管に強い SharePoint はとても頼りになります。しかし、署名を依頼するために外部アプリケーションにドキュメントをエクスポートする必要があるというのでは、せっかくの利便性も台無しです。同じ契約書に複数のバージョンが作られ、ミスが増え、ドキュメントのやり取りに時間を浪費する原因になります。

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The Dropbox Sign for SharePoint integration solves this challenge. Rather than switching between separate applications to monitor which purchase orders are up to date and which are in progress, stalled, or completed, you can securely send documents out for signature directly from your SharePoint site. That way, there’s one single source of truth for every procurement document: your SharePoint site.

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Make Dropbox Sign’s SharePoint integration your signature move

Dropbox Sign’s SharePoint integration complements all the other ways that Dropbox Sign simplifies your workflows. From Dropbox to Slack to Google applications to API applications, Dropbox Sign is there when you need it, within the tools you already use and love.

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So, are you ready to add Dropbox Sign to SharePoint? Schedule a demo now.

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