Dropbox のネイティブ電子署名ツール、Dropbox Sign

ドキュメントの送信や署名の方法が、自社の業務プロセスや顧客との関係に負担を強いてはいませんか？  

次のような業務のために、どれほどの時間と労力を費やしているでしょうか？

• ドキュメントを印刷し、適切な封筒や切手を用意して、郵便局へと足を運ぶ。
• クライアントにプリンタや署名ソフトウェアの準備があることを期待して、ドキュメントをメールで送信する。
• 電子署名のツールにドキュメントをアップロードし、崩れた書式設定を修正し、ファイルを送信する。

分断されているワークフローは、時間を浪費するだけではありません。クライアント側にも面倒な手間を強いてしまいます。

署名を依頼するたびに、クライアントはドキュメントの印刷、署名、郵送を行うか、印刷、署名、スキャン、メール送信を行うか、あるいは新規アカウントを作成して使いづらいサードパーティ ソフトウェアを操作する必要があります。このようなやり方は、ドキュメントの紛失、遅延、そして何よりストレスの原因となります。

Dropbox の電子署名ソリューションである Dropbox Sign は、Dropbox のインターフェースからそのまま電子署名ができるので、署名の両当事者に快適なエクスペリエンスを提供します。ドキュメントの作成、送信、署名、追跡、そして保存にいたるまで、署名ワークフローのすべてを Dropbox の画面で完結できます。プラットフォーム、タブ、ツールなど、切り替えるものはありません。すべてのドキュメントをたった 1 つのワークスペースで扱うことができます。

これは、生産性やセキュリティの面でクライアントに絶大なメリットをもたらします。Dropbox の電子署名ツールによって、業務がよりスマートに、よりスピーディに、そしてより安全になる理由をご紹介しましょう。

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もっとクライアント ファーストに

もし、メール添付ドキュメントのダウンロードや、紙のドキュメントの印刷、署名、スキャンをクライアントに強いているとしたら、ドキュメントの返送が遅くなるだけでなく、顧客獲得の可能性をも損なっています。

Dropbox アカウントから直接ドキュメントの署名依頼を送信した場合、相手が署名するのに追加のツールは一切必要ありません。ドキュメントにすぐに署名して返送できる直感的なプロセスが用意されています。さらに、署名する場所やデバイスにも制約はありません。署名をもっと簡単にするため、Dropbox のアカウントを持っていない人でも署名できるようになっています。画面に表示される指示に従って進めていけば、スムーズに完了します。

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生産性をアップ

現代のビジネスでは、ますます多くのツールやアプリ、ソフトウェアを切り替えて仕事をしなければなりません。調査によれば、37 % の人が業務中に使うデジタル ツールが多すぎると感じています。

Dropbox に標準で組み込まれている電子署名ソリューションなら、ツールもタブも、ウィンドウも切り替えることなく、Dropbox Sign のワークフロー高速化の機能を余すところなく利用できます。チームでは次のことが可能になります。

• 再利用可能なテンプレートを使って、ドキュメントの準備と送信を一瞬で終わらせることができます。
• 署名サイクルの全体でドキュメントのステータスを追跡できるほか、途中でフローが止まるのを防ぐために、メールの自動フォローアップも設定できます。
• 署名済みのドキュメントを Dropbox に自動で保存および整理することができ、面倒な手作業を最小限に抑えることができます。

Dropbox Sign を利用することで、従来の紙とペンを使用した署名と比べて最大 80 % も速く署名済みドキュメントを受け取ることができます。また、Dropbox Sign を導入したセールス チームは、平均的なセールス チームと比較して 45 % も高いノルマ達成率を実現しています。

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さらに安全に

私たちは、お客様が扱うドキュメントがいかに重要かを理解しています。私たちがお客様の機密データ保護に尽力しているのはそのためです。Dropbox に直接統合された電子署名を使うことで、従来のように異なるツールの間でファイルをやり取りするよりも安全かつ強固なセキュリティで保護された署名ができるようになります。

ドキュメントの準備、送信、署名、追跡、そして保管にいたるまで、すべてを 1 つの Dropbox ワークフローで管理できます。つまり、Dropbox が誇る複数レベルのドキュメント暗号化ストレージの外にファイルが出ることはなく、ドキュメントが漏洩する可能性を排除できるのです。

Dropbox の電子署名ツール、Dropbox Sign では、すべての署名依頼で署名者間のやり取りに改ざん防止の包括的な監査証跡が追加されます。依頼を受け取った人物の全員、そして各署名者が署名をしたタイミングのすべてが記録として残ります。

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Dropbox を電子署名ソリューションに

使い慣れたツールに必要な電子署名機能のすべてが付属しているのであれば、新たに追加のツールやアプリを導入する必要はありません。Dropbox Sign の電子署名機能なら、重要なドキュメントの署名、送信、追跡、そして保存を 1 か所で行うことができます。