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Considerando il duro lavoro e la dedizione necessari per costruire un'azienda di successo, nessuna impresa vuole che la sua formula segreta finisca nelle mani sbagliate o comprometta la privacy dei suoi clienti. È per questo che spesso le aziende utilizzano gli accordi di non divulgazione per i dipendenti, un modo efficace per proteggere le informazioni più private e preziose.
Se stai pensando di utilizzare un accordo di riservatezza (NDA) per i dipendenti, è importante che tu ne comprenda i vantaggi, gli svantaggi, gli elementi da includere e come rendere questo documento il più semplice possibile da firmare.
Ecco cosa c'è da sapere.
Che cos'è un accordo di riservatezza (NDA) per i dipendenti?
Un NDA (accordo di non divulgazione) per i dipendenti è un contratto legale tra te e i tuoi dipendenti in cui questi ultimi si impegnano a non divulgare informazioni riservate o proprietarie sulla tua azienda.
L'utilizzo di NDA per i dipendenti sta diventando una pratica sempre più comune, in quanto sempre più aziende si concentrano sulla protezione dei dati che raccolgono e delle idee che sviluppano dalla concorrenza.
In quali casi è opportuno utilizzare un NDA per i dipendenti?
La risposta breve è: ogni volta che vuoi proteggere le informazioni private o proprietarie della tua azienda. Tuttavia, gli NDA presentano alcuni vantaggi più specifici da tenere in considerazione.
Per proteggere le informazioni private della tua azienda
Un NDA è particolarmente utile per proteggere le informazioni più riservate della tua azienda, come i segreti commerciali, i dati dei clienti, i registri finanziari e molto altro, non solo dalla concorrenza, ma anche da chiunque altro non abbia l'autorizzazione ad accedere ai tuoi dati privati o alla tua proprietà intellettuale. Può trattarsi di clienti, dipendenti non autorizzati o altre organizzazioni esterne.
Quando i dipendenti firmano un NDA, accettano di astenersi dalla divulgazione non approvata di informazioni riservate, specialmente in modalità che potrebbero risultare dannose per l'azienda. Tuttavia, è bene ricordare che un NDA non è una difesa a prova di bomba contro le fughe di informazioni: le persone possono comunque divulgare intenzionalmente o accidentalmente informazioni private, ma un NDA costituisce un buon incentivo per i dipendenti ad avere un occhio di riguardo su ciò che condividono.
Per evitare che la concorrenza venga a conoscenza dei tuoi segreti
Sebbene i tuoi dipendenti apportino un grande valore alla tua azienda, hai anche investito molto su di loro in termini di tempo, formazione ed educazione. Perdere questi investimenti, soprattutto a favore della concorrenza, può essere deludente nel migliore dei casi o costoso nel peggiore.
Se ti è capitato di temere che i dipendenti se ne andassero e portassero con sé le tue informazioni riservate in un'azienda concorrente, sappi che un NDA incoraggia gli ex membri del team a essere cauti su ciò che rivelano. Sia che si licenzino sia che vengano licenziati, gli ex dipendenti che hanno firmato un NDA non potranno condividere le informazioni proprietarie con i tuoi concorrenti senza rischiare azioni legali.
Per garantire che i dipendenti sappiano quali informazioni sono riservate
Anche se alcune informazioni sono più facilmente riconoscibili come proprietarie, ad esempio una formula segreta, un algoritmo redditizio o un elenco privato di clienti, altre possono non essere così ovvie.
In genere, la maggior parte dei dipendenti non intende condividere o utilizzare deliberatamente informazioni riservate, ma può semplicemente ignorare cosa sia divulgabile e cosa no. Ecco perché un NDA per i dipendenti è un buon modo per aiutarli a capire i limiti e a chiarire qualsiasi confusione su quali informazioni debbano rimanere segrete.
Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo di un NDA per i dipendenti?
Anche se i pro superano i contro, è comunque importante considerare i rischi che comporta l'uso dell'NDA per i dipendenti.
In primo luogo, gli NDA possono essere difficili da applicare. Se un dipendente viola l'NDA, a seconda delle informazioni divulgate, potrebbe essere difficile dimostrare in tribunale tale violazione.
In secondo luogo, il tribunale può pronunciarsi a favore del dipendente che ha violato l'accordo se l'NDA è considerato troppo restrittivo. Inoltre, anche se si vince in tribunale, le spese legali possono essere costose.
Se usati in modo inappropriato, gli NDA possono anche creare sentimenti di sfiducia tra te e i tuoi dipendenti. Se i tuoi collaboratori si sentono costretti a firmare un NDA per mantenere il proprio posto di lavoro o ottenere una promozione, ciò può causare risentimento o addirittura dissuadere i dipendenti dal condividere le loro idee migliori.
Degli NDA troppo restrittivi possono anche rendere i potenziali nuovi assunti meno entusiasti di entrare a far parte della tua azienda.
È meglio essere prudenti e ragionevoli con i dettagli dell'NDA, in modo da proteggere l'azienda e incoraggiare un ambiente collaborativo e innovativo per i dipendenti.
Vale la pena utilizzare gli NDA?
In definitiva, dovrai soppesare i costi e i benefici degli NDA per la tua azienda, ma in generale l'utilizzo di questo accordo è una buona idea per le aziende che devono salvaguardare le informazioni riservate.
Un NDA è essenzialmente un'efficace misura preventiva, utile soprattutto se in passato hai avuto problemi di fuga di dati o se vuoi rafforzare la sicurezza di qualsiasi materiale altamente sensibile.
Naturalmente, non tutti i dipendenti saranno felici di firmare un NDA, ma ci sono alcune cose da tenere a mente prima di chiederlo per far sì che il processo si svolga senza intoppi.
Come posso chiedere a qualcuno di firmare un NDA?
Il modo migliore per far firmare un NDA è quello di spiegare semplicemente ai dipendenti il motivo per cui glielo si sta chiedendo. In modo onesto e trasparente, spiega le tue ragioni e fai capire ai dipendenti quali sono i vantaggi per loro e per l'azienda.
Non appena avrai contattato i tuoi dipendenti in merito all'NDA, lascia loro un po' di tempo per leggerlo e riflettere prima di chiedergli di firmarlo. E se avessero delle domande, assicurati di rispondere in modo sincero e approfondito.
Se chiedi ai dipendenti di firmare un NDA prima di iniziare il rapporto di lavoro, puoi anche presentare l'accordo insieme agli altri documenti di assunzione.
Cosa deve contenere un NDA per i dipendenti?
Di seguito sono riportati alcuni elementi che ogni accordo di riservatezza per i dipendenti dovrebbe avere, ma potrebbe essere necessario includere ulteriori informazioni e clausole in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Per questo motivo, prima di chiedere ai dipendenti di firmare il tuo NDA, assicurati di consultare un avvocato.
Parti coinvolte
Si tratta del datore di lavoro (la parte divulgante), il dipendente (la parte ricevente) e tutti gli altri rappresentanti coinvolti (funzionari, direttori, soci, responsabili, ecc.).
Informazioni riservate
Dettagli specifici su quali dati o proprietà intellettuale sono considerati riservati e protetti dall'accordo.
Obblighi di riservatezza
Disposizioni in materia di divulgazione e ciò che costituisce una violazione. L'NDA può anche dichiarare che la tua azienda rimane proprietaria di tutti i concetti prodotti dal dipendente dopo il suo licenziamento.
Periodo di tempo
La data di entrata in vigore dell'accordo e la data di cessazione.
Firme
Tutte le parti coinvolte devono apporre la data e la firma sull'accordo dopo averlo letto attentamente.
In che modo le firme elettroniche rendono la compilazione degli NDA una passeggiata?
Se stai cercando un modo per rendere il processo di firma dell'NDA più semplice per il tuo team, utilizza una soluzione di firma elettronica come Dropbox Sign. È sufficiente una connessione a Internet per firmare i documenti in formato elettronico da qualsiasi parte del mondo, il che è particolarmente utile se il tuo team è composto da dipendenti remoti.
Con Dropbox Sign, una volta stabilita la lingua standard del tuo NDA, puoi eliminare la maggior parte del lavoro manuale creando un modello. Con un modello già pronto, preparare un NDA può essere semplice come inserire le informazioni di contatto del dipendente e premere invio.
Inoltre, potrai controllare chi ha firmato e chi non ha firmato l'NDA e inviare promemoria automatici, in modo che il processo si svolga senza intoppi e che l'apposizione della firma sia più facile e veloce per i dipendenti.
Firma rapida e semplificata con le firme elettroniche
In sintesi, un NDA può essere uno strumento prezioso per proteggere la tua azienda, ma è importante riflettere su tutte le implicazioni del suo utilizzo prima di iniziare. Assicurati di aver compreso quali informazioni sono coperte dall'accordo e consulta un avvocato se hai dei dubbi.
Se stai cercando uno strumento che renda la firma degli NDA il più agevole possibile e che velocizzi il processo di assunzione, Dropbox Sign aiuta i nuovi dipendenti a completare le pratiche di onboarding fino a 3 volte più velocemente.
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