I dati raccolti da BambooHR rivelano le tre ragioni principali del rapido turnover: i nuovi assunti non amano la leadership sotto cui lavorano, il lavoro è diverso da quello che si aspettavano o hanno deciso che il lavoro che svolgono non è di loro gradimento.

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Se solo esistesse un qualche tipo di processo in grado di aiutare te e i tuoi nuovi collaboratori a condividere più informazioni sul management, sull'azienda e sulla natura del loro ruolo, prima di sprecare centinaia di ore per le assunzioni e avviare percorsi di inserimento sbagliati…

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Aspetta un attimo: esiste!

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Si chiama onboarding e le organizzazioni che lo attuano correttamente migliorano la fidelizzazione dei nuovi assunti dell'82% e la produttività di oltre il 70%.

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I nuovi assunti vogliono essere subito operativi e sentirsi produttivi all'interno dell'azienda. Non vogliono dover cercare un altro lavoro ed essere nuovamente gli ultimi arrivati.

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Immagina cosa potrebbe succedere se la tua checklist di onboarding fosse predisposta per soddisfare proprio questo desiderio?

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Il primo giorno, i nuovi arrivati entrano in azienda con reti sociali già consolidate all'interno dell'organizzazione. Tutti gli altri sanno che sono arrivati e che cosa fanno. Non sono stati solo preparati fisicamente, ma anche mentalmente per iniziare subito a collaborare con i colleghi.

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Non c'è bisogno di perdere tempo: sono già stati informati sul loro ruolo all'interno dell'organizzazione, su importanti questioni di conformità e su come iniziare subito a essere produttivi.

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I neoassunti non vedono l'ora di partecipare a riunioni pre-pianificate con il team di gestione, a sessioni di formazione mirate e a scambi con il referente per l'onboarding che hai nominato settimane prima.

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I dipendenti sono stati preparati per il successo e sono pronti ad affrontare la situazione, e questo perché la tua azienda si è preoccupata abbastanza della loro longevità da seguire queste best practice durante lo sviluppo di una checklist di onboarding efficace.

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Inizia dall'assunzione, non dal primo giorno di lavoro

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Un invito al portale dei dipendenti, un link al flusso di lavoro che hai creato per automatizzare e semplificare le pratiche burocratiche (esiste davvero!) o anche solo un'e-mail: qualunque cosa tu faccia, contatta i nuovi assunti prima del loro arrivo al lavoro!

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Coinvolgere i nuovi assunti per dimostrare loro quanto sei entusiasta di averli nel tuo team può richiedere una certa inventiva, ma la scienza dimostra che funziona.

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Uno studio dell'Università dell'Iowa ha rilevato che i nuovi dipendenti che si sentivano accolti nel nuovo ambiente di lavoro erano più soddisfatti, ottenevano prestazioni migliori ed erano più propensi a rimanere nell'organizzazione.

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Purtroppo, si è rivelato vero anche il contrario. I dipendenti che non capiscono o non si sentono allineati con l'azienda hanno maggiori probabilità di perdere interesse, risultare meno produttivi e cronicamente insoddisfatti. Non ti illudere che questi dipendenti rimangano a lungo in azienda.

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Dimostra quindi che ci tieni. Fai capire loro che sono nel posto giusto. Assicurati che i nuovi assunti si sentano benvenuti e abbiano la strada spianata verso il successo, sbrigando la maggior parte delle pratiche HR prima ancora che mettano piede in ufficio.

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Dai il benvenuto in anticipo

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Il primo giorno è molto importante per un nuovo assunto; ecco perché alcuni esperti di risorse umane e manager potrebbero pensare che sia meglio non sovraccaricare i nuovi dipendenti con tonnellate di presentazioni.

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Tuttavia, i dati indicano il contrario.

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Robert Half & Associates ha scoperto che l'89% dei nuovi dipendenti desidera incontrare il proprio manager e l'83% vuole essere presentato formalmente ai propri colleghi il primo giorno. È interessante notare che solo il 44% ritiene importante essere portato fuori a pranzo quel giorno.

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Tuttavia, se hai intenzione di organizzare un pranzo per il primo giorno di lavoro per i nuovi assunti, si tratta di un'iniziativa perfetta per assicurarti che ne siano informati quando inizierai a lavorare alla tua checklist di onboarding con largo anticipo rispetto al primo giorno di lavoro.

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Sviluppa una struttura per le prime settimane

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Molti di noi si sono sentiti completamente alla deriva quando hanno accettato un nuovo lavoro dopo aver fatto tutte le presentazioni e dopo essersi ritrovati per la prima volta da soli in un nuovo ambiente.

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È proprio per questo che è importante pianificare in anticipo questa situazione. Evita di mettere in difficoltà i nuovi assunti costringendoli a capire da soli cosa devono fare o a chi devono rivolgersi durante le prime settimane.

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Anche in questo caso, si tratta di un importante indizio culturale che dice: "Sei nel posto giusto, siamo contenti che tu sia qui e abbiamo le idee chiare!"

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Prima ancora di iniziare, configura il loro calendario digitale, il tuo sistema di ticketing, il tuo flusso di lavoro automatizzato per l'onboarding (punti bonus se ne hai uno già pronto!) o qualsiasi altra soluzione utilizzata dalla tua organizzazione per fornire loro una struttura nei primi giorni.

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Assicurati di ridurre i task del tipo "configura il desktop" e "parla con Paolo dell'IT per ottenere le autorizzazioni" dopo qualche settimana, man mano che inizieranno a lavorare sempre di più al lavoro per cui sono stati assunti.

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Metti assieme un team di onboarding ben assortito

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Un team interfunzionale è un'ottima cassa di risonanza per molte situazioni che si presentano all'interno di un'organizzazione, quindi perché non implementarne uno quando si tratta di creare una checklist di onboarding efficace?

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Certo, le Risorse Umane si occupano della compliance, ma l'IT sa di cosa hanno bisogno i nuovi assunti per rendere operativo il loro spazio di lavoro, i veterani del loro reparto sanno a quali task quotidiani devono essere preparati e il management sa a quali indicatori di performance dovranno attenersi.

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Inoltre, è stato dimostrato che il supporto e il feedback del management nelle prime fasi della checklist di onboarding sono fondamentali per i nuovi assunti.

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Uno studio pubblicato sull'Academy of Management Journal ha rilevato che i nuovi dipendenti mettono in relazione il supporto ricevuto dal management con la chiarezza del ruolo, la soddisfazione lavorativa e persino lo stipendio. Sfortunatamente, il neoassunto medio sente diminuire questo supporto, e con esso la percezione del proprio lavoro, già sei mesi dopo l'assunzione.

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Come una mappa, un team di onboarding personalizzato, che coinvolga una persona designata o un "compagno di onboarding" per il dipendente, aiuta i nuovi assunti a superare la checklist di onboarding e a raggiungere la piena produttività più velocemente di quanto non farebbero navigando a vista.

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Elimina i colli di bottiglia burocratici

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Secondo un sondaggio condotto da ADP su 1.500 dipendenti, manager e professionisti delle risorse umane, l'80% delle organizzazioni che si occupano di risorse umane richiede ancora che le pratiche di onboarding vengano completate di persona. Meno del 12% dei dipendenti può accedere a un qualsiasi tipo di documentazione di onboarding da dispositivi mobili.

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Documenti fiscali, manuali per i dipendenti, contratti, moduli per le buste paga, accordi di non divulgazione e altri documenti ancora sono tutti indispensabili per il processo di onboarding...

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O forse no?

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At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

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Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

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Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

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Stabilisci aspettative chiare e punti di contatto regolari

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"Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti".

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Siamo d'accordo con lei, Presidente Eisenhower.

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Tra gli imprevisti, il numero sempre crescente di e-mail nella casella di posta elettronica e i "problemi urgenti" che i tuoi colleghi e clienti decidono che tu li aiuterai a risolvere, portare a termine il proprio lavoro può rivelarsi molto difficile per chiunque.

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Soprattutto se non hai un piano a cui attenerti fin dall'inizio.

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La vaghezza è il nemico. Se non sei in grado di aiutare i nuovi assunti a sviluppare obiettivi SMART e a pianificare punti di contatto regolari con il loro referente e con gli altri membri del team di onboarding, sarai responsabile quanto loro del mancato raggiungimento dei parametri di performance previsti.

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Non aspettare un feedback, chiedilo

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Non avevi una scrivania pronta il primo giorno? Ti ci è voluta una settimana per farli accedere a tutte le piattaforme software che utilizzi?

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Per tua fortuna, i nuovi assunti non verranno a dire che stai facendo un pessimo lavoro, ma questo non significa che non lo pensino quando decideranno di telefonare a un cacciatore di teste per sicurezza.

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Un terzo dei dipendenti decide se rimanere in un'azienda nel primo mese di lavoro. E sai cosa coincide perfettamente con i primi 30 giorni? La tua checklist di onboarding.

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Quindi, invece di stupirti se un altro dipendente se ne va nei primi giorni, trova un modo per capire cosa pensa e cosa prova. Non aspettare. Chiedi un feedback.

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Quasi il 40% dei dipendenti dichiara di non provare più interesse quando sente che i superiori respingono le sue idee. Chiedere e accettare un feedback può letteralmente aumentare la produttività del tuo team e dell'intera organizzazione.

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Utilizza la tua checklist di onboarding per radicare l'abitudine di chiedere attivamente un feedback su base regolare, in modo da evitare inutili tensioni e turnover.

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Integra la tua cultura in ogni occasione

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Quando la Harvard Business Review ha esaminato i risultati di 70 studi diversi, ha scoperto che sentirsi socialmente accettati sul lavoro è uno dei fattori principali per il successo di un nuovo assunto.

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Quando un dipendente avverte di far parte dell'organizzazione, sente di poter fare domande, accedere alle risorse di cui ha bisogno e compiere i progressi più importanti che possono far progredire l'azienda.

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Il processo di onboarding dei nuovi assunti è l'occasione migliore per illustrare la storia della tua azienda e il motivo per cui i nuovi assunti appartengono a questa realtà. Se vuoi che ogni dipendente sia in sintonia con questa storia, è meglio che inizi a inserire la formazione culturale nella tua checklist di onboarding.

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Una comunicazione culturale carente, incoerente o inesistente rischia di far fallire gli obiettivi strategici di un'azienda. Se ogni dipendente ha una comprensione diversa degli obiettivi e della mission dell'organizzazione, come può allinearsi per arrivare alla stessa meta?

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Se hai bisogno di aiuto per integrare la cultura aziendale, scopri di più su come garantire la trasparenza, promuovere un obiettivo, favorire la comunicazione e molto altro ancora nella nostra guida per diffondere la cultura nella tua checklist di onboarding.

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Non fermarti dopo una settimana

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Il tempo che intendi impiegare per completare la tua checklist di onboarding è totalmente a tua discrezione, ma noi ti consigliamo di iniziare dal giorno in cui scegli un dipendente fino ad almeno sei mesi dopo il suo primo giorno di lavoro.

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Le fasi che iniziano ben prima dell'arrivo in ufficio sono davvero importanti. Non solo danno ai nuovi assunti il tempo di capire cosa aspettarsi, ma danno anche a te e al tuo team il tempo di prepararvi adeguatamente all'inserimento di un nuovo collega.

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Se la tua azienda prevede un periodo di prova di 60 o 90 giorni, sia il tuo team di onboarding interfunzionale che il tutor per l'onboarding dovranno supportare i nuovi assunti durante tutto questo periodo per metterli in condizione di soddisfare le loro prime aspettative.

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Anche se le attività di onboarding si esauriranno nei mesi successivi, assicurati di prevedere altri corsi di formazione specifici a cui dovranno sottoporsi per comprendere meglio il proprio ruolo, l'azienda e le opportunità di avanzamento.

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In questo periodo, inoltre, al posto delle Risorse Umane, altri dipartimenti e settori specializzati, come la gestione delle performance, potrebbero prendere il testimone dell'onboarding.

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Anche se la tua checklist di onboarding non include ufficialmente un intero anno di lavoro, la prima valutazione di fine anno di un nuovo dipendente dovrebbe essere fatta su misura per valutare il suo percorso inaugurale. A quel punto le preoccupazioni che sono emerse durante l'anno avranno avuto il tempo di cristallizzarsi, quindi assicurati di dare spazio ai feedback e mettere il dipendente a proprio agio con la situazione e gli indicatori di performance.

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La checklist di onboarding definitiva

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Sviluppare una checklist di onboarding utilizzando le best practice che abbiamo delineato può aumentare le prestazioni lavorative di un nuovo assunto, rafforzare il suo impegno verso l'organizzazione e creare soddisfazione sul lavoro: tutto ciò riduce il turnover e può farti risparmiare migliaia di euro e centinaia di ore per sostituire un dipendente che avrebbe potuto essere mantenuto con un onboarding più accurato.

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Devi sapere che non sarà tutto facile e che non tutto ricadrà sulle spalle del dipendente. Lo scopo della creazione di una checklist di onboarding definitiva è quello di lavorare in anticipo per garantire che i nuovi assunti, il reparto Risorse Umane e l'organizzazione nel suo complesso siano in grado di raggiungere il loro massimo potenziale senza perdere serenità o collaboratori lungo il percorso.

Abbiamo compilato questa checklist di onboarding definitiva con l'aiuto di Betterteam e Process Street. Ti invitiamo a personalizzarla per creare un flusso di lavoro di onboarding valido per il tuo unico, straordinario team.

Prima del primo giorno

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• Riunisci il team di onboarding interfunzionale e presenta la persona di riferimento o "tutor"
• Assicurati che tu e il supervisore del nuovo assunto siate allineati su ruolo, obiettivi e responsabilità.
• Compila tutti i moduli e i documenti legali
• Prepara la postazione di lavoro del dipendente
• Fornisci l'accesso a tutti gli strumenti, i dispositivi, le porte, ecc. di cui avrà bisogno
• Crea gli account del collaboratore su tutti i software di cui avrà bisogno per svolgere il suo lavoro.
• Invia eventuali testi, manuali o articoli che solitamente fai leggere ai nuovi assunti
• Prepara un pacchetto informativo che includa un riepilogo delle domande più frequenti
• Fornisci una copia della descrizione del lavoro con le relative responsabilità
  
  

Il primo giorno

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• Assicurati che il tuo team sappia dell'arrivo del nuovo collaboratore e che il responsabile delle assunzioni sia pronto ad accoglierlo
• Dagli formalmente il benvenuto nel team e fai le presentazioni
• Fate un tour dell'ufficio
• Avvia il flusso di lavoro del materiale formativo
• Fagli organizzare un incontro con la dirigenza per rivedere le aspettative
• Ripassa la cultura dell'azienda
• Assicurati che incontri il suo referente di persona
  
  

Durante la prima settimana

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• Fai in modo che il collaboratore si dedichi al suo primo vero progetto di lavoro
• Esamina le aspettative per il mese successivo
• Nomina almeno un punto di contatto per raccogliere feedback e rispondere alle domande
• Incoraggia il collaboratore a comunicare con il proprio referente
  
  

Durante il primo mese

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• Pianifica diversi punti di contatto con te, con il management e con il referente
• Illustra gli obiettivi aziendali a lungo termine e di alto livello in modo che il collaboratore condivida direzione e cultura
• Fornisci materiale di lettura per la crescita personale
• Organizza alcuni piccoli eventi per incoraggiare il collaboratore a interagire socialmente con il team
• Chiedi un feedback sulla tua checklist di onboarding

Dopo tre mesi

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• Pianifica una valutazione informale delle prestazioni
• Esamina gli incarichi passati e futuri per assicurarne l'allineamento
• Rivedi i precedenti obiettivi di performance e stabilisci nuove aspettative
• Fornisci e chiedi di nuovo un feedback
• Verifica i progressi del dipendente in termini di formazione
• Esamina la fine del periodo di prova e le aspettative successive.
• Verifica in che modo il collaboratore percepisce la cultura aziendale e se sente di farne parte

Dopo sei mesi

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• Effettua una valutazione annuale delle prestazioni
• Esamina gli obiettivi e i progressi compiuti dal dipendente fino a quel momento
• Stabilisci obiettivi e traguardi per i sei mesi successivi
• Verifica che il collaboratore abbia ricevuto tutta la formazione necessaria
• Offri la possibilità di esprimere un feedback onesto
• Assicurati che il collaboratore senta ancora un forte legame culturale

Dopo un anno

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• Effettua una valutazione annuale delle prestazioni
• Premia il primo anno in azienda del collaboratore e analizza il modo in cui ha soddisfatto le aspettative
• Discuti gli obiettivi, i progetti e i piani per l'anno successivo
• Discuti le politiche di retribuzione e aumento
• Chiedi (e richiedi) un feedback sulla checklist di onboarding e sulla cultura aziendale
• Congratulazioni, hai raggiunto il traguardo del primo anno! Attendiamo con ansia il prossimo fantastico anno di lavoro insieme.