Lo stesso prodotto con un nuovo aspetto! HelloSign è diventato Dropbox Sign!
È stato dimostrato che un onboarding inefficace è direttamente collegato alla decisione di licenziarsi per almeno il 15% dei dipendenti.
In più, la Society for Human Resource Management stima che i datori di lavoro spenderanno l'equivalente di metà o tre quarti dello stipendio annuale di un dipendente per assumere e formare il suo sostituto.
In più, i professionisti del reclutamento e dell'onboarding di iCMIS hanno rilevato che il turnover è tre volte superiore per i nuovi dipendenti che vengono inseriti manualmente rispetto a quelli inseriti con l'automazione.
In più... stiamo scherzando. Che ne dici di interrompere le cattive notizie per passare a delle ottime notizie? Puoi capovolgere tutte queste costose e demoralizzanti statistiche con l'onboarding tattico.
Infatti, iCMIS ci dice anche che un buon programma di onboarding dei dipendenti può ridurre il turnover dal 44% ad appena il 14%, il tutto portando i nuovi assunti alla produttività il 33% più velocemente.
Inoltre, tra gli oltre 80% dei dipendenti che nei primi sei mesi decidono se sono interessati a rimanere per un lungo periodo, quasi il 70% sceglie di rimanere per oltre tre anni se ha sperimentato un forte flusso di lavoro di onboarding.
Il caso aziendale è chiaro: un ottimo onboarding dei dipendenti può cambiare in meglio il corso dell'intera organizzazione. Tuttavia, la situazione non potrà che peggiorare per gli addetti alle risorse umane e gli altri reparti che si ritrovano sepolti da scartoffie ridondanti e processi di onboarding lenti e manuali. Sembra proprio un caso di trasformazione digitale delle risorse umane.
Seguici in questa tabella di marcia tattica e impara ad automatizzare l'onboarding dei dipendenti in modo da ripagare i costi, scalare con la stessa velocità, alleggerire l'amministrazione, migliorare la velocità e la trasparenza e non solo rendere produttivi i nuovi assunti, ma anche mantenerli tali per gli anni a venire.
Vantaggi, risparmi e altri buoni motivi per automatizzare l'onboarding
Lo capiamo: è fin troppo semplice guardare ai costi e agli sforzi necessari per rivedere completamente i processi delle risorse umane e pensare "è troppo costoso". Tuttavia, riteniamo che in realtà sia troppo costoso non farlo.
Vediamo quanto potrebbe risparmiare un'azienda di medie dimensioni se assumesse circa 100 dipendenti all'anno utilizzando un processo di onboarding automatizzato al posto di pratiche manuali ormai obsolete.
In linea di massima, un addetto alle risorse umane potrebbe iniziare l'onboarding dei nuovi assunti dedicando circa due ore alla personalizzazione e alla stampa dei documenti di onboarding dei dipendenti, avviando (e, purtroppo, seguendo) il processo di completamento e ricontrollando e reinserendo tutte queste informazioni nei database e nei sistemi aziendali.
Tuttavia, con l'automazione del flusso di lavoro per l'onboarding, lo stesso lavoratore potrebbe impiegare solo 15 minuti per l'onboarding dei nuovi assunti grazie a modelli, automazioni e tecnologie intelligenti che consentono la compilazione automatica, la formattazione condizionale e l'instradamento dei dati direttamente dai moduli ai database, senza la necessità di (re)inserimento manuale dei dati.
Con un risparmio stimato di 1,75 ore per ciascuno dei 100 nuovi assunti, l'onboarding automatizzato può far risparmiare al tuo team delle risorse umane 175 ore di lavoro all'anno! Riesci a immaginare tutte le cose fantastiche che il tuo team HR potrebbe realizzare quando gli verranno restituite 175 ore utilizzabili all'anno?!
Ora, convertiamo tutte queste ore risparmiate in denaro.
Secondo Glassdoor, la retribuzione media di base per un impiegato generico delle risorse umane è di circa 56.000 dollari all'anno negli Stati Uniti. Con 175 ore risparmiate a una tariffa di 28 dollari l'ora (56.000 dollari/2.000 ore di lavoro e 2 settimane di ferie), si ottiene un risparmio di 4.900 dollari l'anno.
Nel complesso, si tratta di una stima piuttosto prudente di quanto si potrebbe risparmiare sui costi di manodopera delle risorse umane. A seconda della tua attività, potresti vedere questi risparmi crescere di molto, soprattutto se sei in fase di espansione! E i risparmi non finiscono qui, se si considera che l'onboarding automatizzato può ridurre tempi e costi anche per i nuovi assunti.
Ricordi tutte quelle pratiche fisiche e ridondanti che le risorse umane dovevano elaborare? Diciamo che un nuovo assunto impiega circa due ore per compilare tutto. Proprio come avviene per le risorse umane, l'onboarding automatizzato riduce il completamento delle pratiche dei nuovi assunti a soli 15 minuti.
Se 100 dipendenti dedicano ciascuno 1,75 ore in meno per l'onboarding, grazie all'automazione risparmierai ben 175 ore all'anno.
Parliamo ancora di soldi. Se i tuoi nuovi assunti percepiscono un salario medio di 44.500 dollari (22,25 dollari all'ora) all'anno e trascorrono 175 ore in meno sulle scartoffie, significa che stai risparmiando altri 3.893,75 dollari di produttività sprecata!
Anche utilizzando stime al ribasso per un'azienda di piccole e medie dimensioni che assume circa 100 nuovi dipendenti all'anno, si può contare su un risparmio monetario di quasi 10.000 dollari!
Se ciò che ti frena è l'incertezza sui risparmi derivanti dall'onboarding automatizzato dei dipendenti, non crediamo sia mai stato così certo che non automatizzare sia ciò che ti costerà di più.
Oltre ai risparmi accumulati, l'automazione del processo di onboarding dei dipendenti offre numerosi vantaggi operativi.
Elimina gli attriti e gli abbandoni nel processo di onboarding dei dipendenti
Spesso non si ha il lusso di avere una conversazione faccia a faccia quando un nuovo dipendente o appaltatore è in dubbio durante il processo di inserimento. Ma probabilmente si si tratta di un attrito che può portare all'infelicità e a un eventuale turnover.
È necessario essere incredibilmente espliciti su quali informazioni condividere con i collaboratori in onboarding e come condividerle. Un flusso di lavoro automatizzato consente di semplificare e snellire il processo di onboarding, in modo che i nuovi arrivati passino più tempo a occuparsi dell'onboarding e meno tempo a sentirsi frustrati.
L'automazione rende l'onboarding ripetibile e scalabile
Uno dei vantaggi principali dell'automazione è che rende qualsiasi cosa molto più facile da fare la volta successiva, e quella dopo ancora, e così via. Se la tua azienda è in fase di crescita o dipende dal frequente inserimento e disinserimento dei lavoratori, l'onboarding automatizzato dei dipendenti ti consente di scalare con la velocità necessaria, non appena ne hai bisogno, senza dover ricorrere al personale delle risorse umane.
Migliora la trasparenza e la velocità del processo di onboarding dei dipendenti
Centralizzando i documenti di onboarding dei dipendenti in un unico flusso di lavoro, si ottiene trasparenza su ciò che è completo e su ciò che deve essere completato da ogni nuovo assunto. Inoltre, si garantisce un'esperienza di onboarding coerente e completa per tutti.
Inoltre, un software automatizzato per l'onboarding dei dipendenti sollecita automaticamente le persone a completare la fase successiva del flusso di lavoro e invia persino dei promemoria quando non lo fanno, velocizzando enormemente le cose.
L'onboarding automatizzato dei dipendenti alleggerisce il costoso sovraccarico amministrativo
Il sovraccarico amministrativo è reale come la sensazione che si prova dopo aver mangiato un'intera ciotola di patatine fritte (non c'è da vergognarsi!). L'elaborazione delle pratiche cartacee di vecchia concezione è la prima cosa che intralcia i lavori, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Automatizza l'onboarding ed elimina immediatamente il tempo e gli sprechi causati da centinaia di lettere di offerta, dichiarazioni di benefit, contratti di lavoro, dettagli bancari e molto altro ancora.
5 tattiche per creare un processo di onboarding automatizzato che non cancelli la cultura aziendale
Lo scopo dell'automazione non è quello di eliminare completamente l'anima e la cultura della tua azienda. Anzi, è proprio il contrario: è destinato a restituirti il tempo e l'energia di cui hai bisogno per mantenere forte la cultura aziendale. La cultura attrae e mantiene i talenti, in modo che tu possa raggiungere gli obiettivi aziendali più impegnativi.
L'Università dell'Iowa ha scoperto che i dipendenti che si sentivano in sintonia con la cultura erano più soddisfatti, ottenevano risultati migliori ed erano più propensi a rimanere nell'organizzazione. E programmi di onboarding efficaci che pongono l'accento sull'instillazione della cultura aziendale aumentano i tassi di fidelizzazione fino al 25% e migliorano la produttività dell'11%.
Quindi, come si fa a creare un fantastico processo di onboarding automatizzato per i dipendenti, a scalarlo e a mantenere la propria integrità e la propria anima? Ecco cinque passi fondamentali da compiere.
1. Fai il punto sulla tua situazione e su ciò che puoi (o non puoi) automatizzare.
Ogni grande viaggio deve iniziare da qualche parte. Questo viaggio inizia con la comprensione di ciò che si ha, di ciò che non si ha e di ciò che si può fare.
Innanzitutto, documenta il tuo processo attuale. Quali parti manuali possono essere automatizzate e quali no? Ci sono fasi che sarebbe opportuno tagliare o riorganizzare? Per comprendere la portata dell'automazione o della gestione diversa di ogni attività del percorso e il modo in cui si legano tra loro, assicurati di parlare con le persone che ne subiscono l'impatto.
2. Elimina i colli di bottiglia burocratici
Secondo un sondaggio condotto da ADP su 1.500 dipendenti, manager e professionisti delle risorse umane, l'80% delle organizzazioni che si occupano di risorse umane richiede ancora che le pratiche di onboarding vengano completate di persona. Meno del 12% dei dipendenti può accedere ai documenti di onboarding da un dispositivo mobile, eppure il 50% delle persone usa il telefono per completare le domande.
Qualcosa deve pur cambiare.
Noi di Dropbox Sign vogliamo rendere i nostri clienti più brillanti e il business più intelligente. Riteniamo che la risposta ai flussi di lavoro pesanti dal punto di vista documentale non consista nel trasformare pacchetti di iscrizione all'assistenza sanitaria di 15 pagine, ripetitivi e sovraccarichi, in PDF di iscrizione all'assistenza sanitaria di 15 pagine. Al contrario, prodotti per il flusso di lavoro come il nostro consentono ai nuovi dipendenti di compilare i documenti di assunzione online.
Per un'automazione maggiore, Dropbox Forms permette di gestire qualsiasi serie di documenti e di riunirli con un codice per trasformarli in un unico flusso intelligente. Centinaia di pagine possono essere ridotte a una breve serie di campi di dati intelligenti. Errori umani e immissioni ripetitive di dati vengono eliminati grazie alla logica condizionale, alla convalida dei dati e a una funzione di mappatura che assicura che i dati vadano a finire proprio dove ti servono.
Oltre a tutto ciò, dimostriamo una sicurezza di livello bancario, audit trail dettagliati, autenticazione approfondita e protocolli di conformità diligenti per massimizzare la legalità e la sicurezza dei tuoi flussi di lavoro online.
Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?
3. Sviluppa moduli di formazione digitale
Nel 2017, gli Stati Uniti hanno speso oltre 90 miliardi di dollari per la formazione dei dipendenti, secondo il Training Industry Report del 2017 di Training Magazine. La media dei costi di formazione per le grandi aziende è stata di 17 milioni di dollari. Le aziende di medie dimensioni hanno sborsato in media 1,5 milioni di dollari, mentre le piccole organizzazioni hanno speso almeno 1 milione di dollari. Non sorprende che anche il tempo dedicato alla formazione sia aumentato dal 2016 al 2017.
Si potrebbe dire che la formazione è un po' costosa. Tuttavia, è anche importante. Quindi cosa deve fare un'azienda? Trasformarla digitalmente.
Proprio come i documenti di onboarding, i documenti di formazione possono essere convertiti in flussi di lavoro online. Inoltre, i software creati appositamente per la formazione dei dipendenti possono essere personalizzati per consentire ai nuovi assunti di muoversi al proprio ritmo. Digitalizza la formazione durante il processo di onboarding dei dipendenti e metti i nuovi assunti a proprio agio, risparmiando tonnellate di ore di risorse per la formazione e di stipendi per i formatori. Inoltre, la formazione digitalizzata è particolarmente utile nei settori in cui gli obblighi di conformità richiedono un'accurata documentazione della formazione.
4. Organizza tutto in una lista di controllo universale per l'onboarding.
Sebbene l'automazione delle pratiche di onboarding dei dipendenti riduca di molto i tempi di attesa per l'inserimento di nuovi dipendenti nel team, ci sono ancora molte altre attività online e offline che devono essere svolte, in un certo ordine, per ottenere risultati ottimali.
Hai già fatto il punto su ciò che hai e su ciò che può o non può essere automatizzato (giusto?!). Ora è il momento di inserire tutti questi elementi importanti in una lista di controllo per l'onboarding da applicare a ogni nuovo assunto.
Anche se la tua lista sarà probabilmente da personalizzare, ecco le basi da cui partire:
- Una volta deciso di estendere l'offerta, attiva il "flusso di lavoro di benvenuto" che comprende tutto, dalla lettera di offerta alle pratiche di onboarding fino all'invito al portale dei dipendenti. Il tutto formattato in modo condizionale, ovviamente, per garantire che i compiti vengano completati nel giusto ordine.
- Chiedi all'IT di configurare tutti i software, i computer e le autorizzazioni di cui la nuova persona avrà bisogno.
- Dopo che l'IT ha fatto la sua parte, assicurati che la loro scrivania sia pronta e accogliente. Forse è il caso di entrare in uno dei software che utilizzeranno e di impostare alcune semplici attività per aiutarli a iniziare.
- Il primo giorno, pianifica un tour dell'ufficio e delle riunioni importanti. Se temi di sopraffarli, Robert Half & Associates ha scoperto che quasi il 90% dei nuovi dipendenti desidera incontrare il proprio manager il primo giorno. Oltre l'80% vuole anche essere presentato formalmente ai colleghi lo stesso giorno.
- Oltre a questi incontri di persona, verifica con il supervisore del nuovo assunto che siano stati preparati ruolo, obiettivi e responsabilità, e che corrispondano alle aspettative del tuo nuovo dipendente.
- Imposta dei punti di contatto continui nei momenti chiave della progressione del dipendente con la tua azienda: settimana 1, mese 1, mese 3 e così via.
Quando si tratta di creare una lista di controllo completa per l'onboarding, i suggerimenti qui riportati sono solo una piccola parte della superficie. Per avere informazioni complete, dai un'occhiata alla nostra guida per creare la lista di controllo definitiva per l'onboarding, mantenendo al tempo stesso un'ottima cultura aziendale.
5. Raccogli dati (e feedback reali)
Sebbene i moduli digitali siano certamente migliori per efficienza e facilità d'uso, sono anche molto utili per raccogliere grandi quantità di dati in un unico posto dove possono essere analizzati. Questo tipo di metriche aiuta a farsi un'idea dei dati demografici del posto di lavoro, delle competenze più forti e di quelle più deboli e altro ancora. Queste informazioni possono essere utili per la pianificazione, dalla roadmap strategica agli ordini di rifornimento.
Oltre ai feedback generati dal software, ti incoraggiamo anche a considerare prioritaria la raccolta di feedback generati da persone. Perché? Perché il 40% dei dipendenti dichiara di non provare più interesse quando sente che i superiori respingono le sue idee. Il solo fatto di chiedere e ascoltare un feedback può contribuire ad aumentare la fidelizzazione e la produttività.
Aggiungi la raccolta di feedback alla tua lista di controllo per l'onboarding per prendere l'abitudine di controllare regolarmente i dipendenti.
3 modi per inserire i dipendenti con Dropbox Sign
Che tu voglia testare le acque o tuffarti direttamente nell'onboarding automatizzato dei dipendenti, con Dropbox Sign hai tutte le opzioni di cui potresti aver bisogno.
1. Avvia e completa le pratiche di inserimento dei dipendenti con Dropbox Sign
Il modo più veloce per iniziare l'onboarding online è iscriversi a uno dei nostri piani convenienti e trasparenti. In pochissimo tempo, potrai creare modelli riutilizzabili per i documenti di onboarding (come W-9, NDA, contratti, manuali per i dipendenti e altro ancora), distribuire facilmente le informazioni tra i membri del team e inviare i documenti dei nuovi dipendenti per la firma.
2. Integra l'onboarding automatizzato dei dipendenti con Dropbox Sign API
Incorpora flussi di onboarding personalizzabili e non cartacei nel tuo sito web, app e sistemi esistenti con Dropbox Sign API. Modifica e integra strettamente le nostre funzionalità per adattarle ai tuoi processi più particolari ed estendi l'esperienza del marchio con le nostre etichette personalizzabili.
3. Crea un onboarding intelligente per i dipendenti con Dropbox Forms
Con Dropbox Forms, i moduli di onboarding standard su carta si trasformano in flussi di lavoro online intelligenti, senza PDF piccoli e difficili da leggere! Le informazioni vengono inserite automaticamente in tutti i campi duplicati, la logica condizionale modifica le domande in base alle risposte precedenti e la convalida dei dati assicura l'accuratezza delle informazioni in tempo reale. Tutti questi dati confluiscono direttamente nei tuoi database delle risorse umane, in modo da potervi accedere e condividerli in qualsiasi momento senza doverli reinserire manualmente.
Integra Dropbox Forms e, indipendentemente dai dispositivi o dai sistemi operativi utilizzati dai tuoi nuovi assunti o appaltatori, potrai ridurre l'attrito e l'abbandono del posto di lavoro, facendo in modo che i lavoratori si aggiornino in modo rapido e indolore per entrambe le parti.
Scopri come Instacart ha utilizzato Dropbox Forms per integrare l'onboarding nel flusso di lavoro esistente e accelerare il completamento delle domande dei contraenti del 270%.
È tempo di trasformare le risorse umane con un migliore onboarding dei dipendenti
L'automazione non consiste nel trasformare il tuo ufficio in un gruppo di robot che non parlano mai tra loro. Si tratta di eliminare le attività manuali e ridondanti dalla tua vita lavorativa quotidiana, in modo che tu possa avere quelle conversazioni importanti che portano a una vera crescita organizzativa.
Che tu scelga una delle potenti piattaforme aziendali di Dropbox Sign o un altro software per l'automazione del flusso di lavoro, sappiamo che seguire le nostre 5 tattiche per creare un processo di onboarding straordinariamente automatizzato ti permetterà di ottenere molti vantaggi e di incrementare i risparmi.
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