Nouveau look, mais toujours le même produit d'exception ! HelloSign s'appelle maintenant Dropbox Sign.
La signature électronique est actuellement l'un des meilleurs outils pour améliorer les processus de vente, gagner du temps et conclure plus rapidement les transactions. C'est un outil encore plus puissant lorsqu'il est intégré à un CRM comme HubSpot.
Non seulement vous bénéficiez de la fluidité et des avantages numériques des signatures électroniques (pistes d'audit, suivi en temps réel et rappels automatiques), mais vous pouvez également y accéder directement depuis l'interface HubSpot pour gérer tout votre workflow commercial au même endroit, simplement en connectant Dropbox Sign à votre CRM.
Vous trouverez ci-dessous des informations sur la signature de documents dans HubSpot, les avantages de l'intégration de la signature électronique Dropbox Sign avec HubSpot et la manière de connecter votre CRM HubSpot à Dropbox Sign.
Envoyez vos documents plus rapidement et facilement avec les modèles
Vous en avez assez de passer des heures à préparer et à créer vos contrats ? Depuis qu'elle utilise Dropbox Sign pour HubSpot, la société Symphonic compte plus de 60 modèles prédéfinis, envoie plus de 400 demandes de signature par mois et accélère le traitement de ses dossiers.
Dropbox Sign vous permet de convertir facilement des contrats, des accords de confidentialité ou encore des devis en modèles prêts à l'emploi que vous n'aurez plus qu'à personnaliser. Et comme Dropbox Sign est intégré avec le CRM HubSpot, vous pouvez transférer des fichiers, sélectionner les signataires, ajouter des champs et envoyer des contrats directement depuis HubSpot.
De plus, grâce au remplissage automatique des données à partir du CRM HubSpot, vous réduisez les erreurs et gagnez du temps sur la saisie pour vous concentrer davantage sur les transactions à conclure.
Automatisez l'intégralité de votre workflow de vente dans une même interface
Si les applications cloisonnées fonctionnent bien la plupart du temps, elles peuvent néanmoins ralentir la productivité et entraîner des erreurs inutiles.
L'intégration de la signature électronique Dropbox Sign pour HubSpot vous permet d'automatiser plusieurs demandes de signatures depuis votre CRM. Une fois que la première personne a signé, Dropbox Sign envoie automatiquement une demande au signataire suivant, de sorte que votre équipe n'a plus à gérer le processus de signature.
En outre, Dropbox Sign envoie automatiquement des rappels pour les documents non signés, ce qui vous évite de devoir courir après les retardataires ou rédiger manuellement des e‑mails de rappel.
Signez, suivez et organisez facilement vos documents dans HubSpot
Le suivi des demandes de signature envoyées à plusieurs personnes est une tâche chronophage que les professionnels, déjà occupés sur d'autres tâches, devraient pouvoir éviter. Par chance, l'intégration de la signature électronique pour HubSpot offre justement un suivi efficace et simple des signatures.
Dès qu'une demande est envoyée, le statut de signature s'affiche dans la carte CRM Dropbox Sign dans HubSpot. Vous savez ainsi qui a reçu, ouvert et signé une demande de signature, et qui est en retard.
Vous retrouverez ensuite tous les contrats et documents HubSpot qui ont été signés dans la fiche d'informations HubSpot à partir de laquelle ils ont été créés. Ainsi, tous les dossiers restent organisés et accessibles à l'ensemble des membres de l'équipe.
Comment intégrer les signatures électroniques Dropbox Sign avec HubSpot
Créer un compte Dropbox Sign
Si vous ne possédez pas encore de compte Dropbox Sign, vous pouvez en créer un rapidement.
Si vous avez déjà installé l'application Dropbox sur votre appareil mobile ou votre ordinateur, vous pouvez également créer un compte en ouvrant l'application et en cliquant sur S'inscrire.
Installez et connectez Dropbox Sign à HubSpot
Pour cette étape, il est préférable de demander à un super administrateur HubSpot d'effectuer l'installation car des autorisations spécifiques sont requises.
Connectez-vous sur app.hubspot.com, puis cliquez sur l'icône du magasin en regard de la barre de recherche et sélectionnez Marketplace des applications.
Sur cette page, recherchez Dropbox Sign et cliquez sur Installer l'application dans les résultats.
Un nouvel onglet s'ouvre, dans lequel vous pouvez saisir vos identifiants de connexion Dropbox Sign. Cliquez ensuite sur Accepter pour autoriser HubSpot à accéder à votre compte Dropbox Sign.
Choisissez enfin le compte HubSpot auquel vous souhaitez vous connecter et cliquez sur Connecter l'application pour autoriser Dropbox Sign à accéder à votre compte HubSpot.
Tirez le meilleur parti de l'intégration de signature électronique Dropbox Sign pour HubSpot
Créez des modèles dans HubSpot
Tout d'abord, cliquez sur Actions dans la carte CRM Dropbox Sign.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Créer un modèle, puis importez ou faites glisser les documents que vous souhaitez utiliser.
Ajoutez ensuite jusqu'à 20 rôles de signataire.
Faites glisser les champs requis dans votre document depuis la barre latérale gauche. Vous pouvez renseigner automatiquement les données de vos fiches HubSpot en ajoutant une propriété HubSpot dans le modèle.
Donnez un titre au modèle, en veillant à insérer un espace après les deux points. Vous pouvez ajouter jusqu'à 5 destinataires en copie ainsi qu'un message par défaut.
Enfin, cliquez sur Enregistrer le modèle, puis sur Revenir à HubSpot.
Renseignez automatiquement vos documents à partir des fiches d'informations HubSpot
Accédez à la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction. Seuls les utilisateurs ayant accès aux objets concernés peuvent utiliser cette intégration.
Cliquez sur Actions dans la carte CRM Dropbox Sign et sélectionnez Créer un modèle dans la liste déroulante. Notez que les propriétés HubSpot sont uniquement disponibles lorsque vous créez un modèle, et non lorsque vous envoyez un document unique.
Continuez en sélectionnant les documents à ajouter au modèle et cliquez sur Importer un fichier ou faites-les glisser.
Une fois les informations ajoutées, cliquez sur Suivant et ajoutez les rôles de signataire.
Cliquez à nouveau sur Suivant et sélectionnez HubSpot dans le menu déroulant sous Signataire ou Source de données dans le coin supérieur gauche.
Sélectionnez la propriété à utiliser dans la barre latérale gauche sous Principales propriétés [d'objet].
Ensuite, faites glisser la propriété à l'endroit du document où vous souhaitez que les informations soient automatiquement renseignées. Cette intégration prend uniquement en charge les champs de propriété de type texte à une ligne, texte à plusieurs lignes, nombre, sélecteur de date, date et case à cocher.
Une fois tous les champs ajoutés, cliquez sur Suivant pour donner un titre à votre modèle en insérant un espace après les deux points.
Enfin, cliquez sur Enregistrer le modèle, puis sur Revenir à HubSpot.
Envoyez une demande de signature depuis HubSpot
Accédez à la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction. Seuls les utilisateurs ayant accès aux objets concernés peuvent utiliser cette intégration.
Dans la barre latérale droite, sélectionnez Envoyer le modèle dans la carte CRM Dropbox Sign et choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser.
Ajoutez les noms et les adresses e‑mail de vos signataires. Si vous envoyez le document à signer à partir de la fiche d'informations de contact, le nom et l'adresse e‑mail du premier signataire sont automatiquement renseignés. Si vous avez acheté le module complémentaire de signature électronique qualifiée (QES), vous pouvez également choisir d'activer la signature électronique qualifiée.
Cliquez ensuite sur Suivant et relisez attentivement le document pour vérifier que tout est correct. Les propriétés ne peuvent pas être ajoutées ou modifiées à partir de cette vue, mais uniquement lors de la création d'un nouveau modèle.
Cliquez sur Envoyer pour signature, puis sur Revenir à HubSpot lorsque vous avez terminé.
Gagnez du temps dès aujourd'hui avec les signatures électroniques HubSpot
Une fois votre compte Dropbox Sign connecté, vous pourrez créer vos propres modèles, remplir les champs de vos contrats, envoyer des demandes de signature et créer des workflows personnalisés sans même quitter votre CRM HubSpot.
Après quelques minutes de configuration à peine, vous pourrez utiliser l'intégration de signature électronique HubSpot pour optimiser la gestion des contrats, gagner du temps et travailler plus sereinement.
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