Nouveau look, mais toujours le même produit d’exception ! HelloSign s’appelle maintenant Dropbox Sign.
Vous êtes free‑lance ou propriétaire d’une petite entreprise ? Dans ce cas, vous vous devez de savoir comment rédiger une facture, car c’est l’un des documents les plus importants de votre activité. Mais si vous venez de vous installer, il peut être difficile de savoir par où commencer…
Les factures rédigées dans les règles de l’art peuvent tenir lieu à la fois de contrat de vente et de reçu. Et lorsque leur rédaction ne vous fera plus peur, elles pourront s’avérer très utiles pour simplifier vos processus et servir de point de contact unique pour accélérer les paiements de vos clients.
C’est pourquoi nous avons rassemblé ici tout ce qu’il y a à savoir sur la rédaction de factures numériques professionnelles pour vous assurer de recevoir vos paiements le plus rapidement possible !
Qu’est‑ce qu’une facture et quand est‑elle nécessaire ?
Une facture est un document officiel que vous envoyez à un client après qu’il vous a acheté des biens ou des services. Elle permet à la fois de demander le paiement de votre travail et de garder une trace de la vente. Elle constitue une déclaration écrite des biens ou services achetés, la date de l’achat et le montant réglé.
Vous devrez rédiger une facture chaque fois que vous devrez percevoir le paiement d’un client. Plus vite elle sera envoyée, plus vite vous serez payé ! Attention : pour que les factures soient juridiquement contraignantes, les deux parties doivent avoir accepté la vente. De ce fait, ce sont des documents non négociables.
Quels éléments inclure dans vos factures
Rédiger une facture n’a rien de sorcier une fois que vous maîtrisez la formule de base.
Voici les éléments à inclure dans vos factures :
- Votre nom ou celui de votre entreprise.
- Vos coordonnées
- Le nom et l’adresse de l’entreprise cliente
- La date à laquelle les biens ou les services ont été fournis.
- La date de la facture
- Une ventilation des coûts détaillant les prix, les heures ou les quantités des biens ou services fournis
- Le sous‑total des montants nets
- Toute remise applicable
- Toute taxe supplémentaire
- Le montant total dû
- La date d’échéance du paiement
- Le mode de paiement
Ça peut sembler impressionnant, mais il s’agit uniquement d’informations de base que vous devriez être en mesure de récupérer assez rapidement. Voici un exemple de facture standard :
Comment mettre en page votre facture
Maintenant que vous connaissez les éléments de base, voici comment mettre en forme votre facture de façon aussi claire que professionnelle.
1. Ajoutez votre image de marque à l’en‑tête
Ajouter votre identité de marque à vos factures est un excellent moyen de montrer votre professionnalisme et de renforcer votre réputation. Un logo d’entreprise, un choix de couleurs et de polices peuvent vous aider à vous démarquer et à accroître la familiarité avec votre marque.
Si vous êtes free‑lance, vous n’avez peut‑être pas de logo. Dans ce cas, votre identité de marque est principalement incarnée par votre nom. Il n’en reste pas moins utile de donner une touche personnelle à vos factures pour vous démarquer de la concurrence.
2. Indiquez vos coordonnées et le nom de votre entreprise
Ensuite, vous devez indiquer en haut du document le nom de votre entreprise (ou votre propre nom) et toutes les coordonnées pertinentes (adresse et numéro de téléphone) afin que les destinataires sachent toujours de qui provient la facture.
Nous vous recommandons également d’indiquer le nom et les coordonnées de l’entreprise à qui vous envoyez la facture, afin qu’elle sache que celle‑ci lui est bien destinée.
3. Indiquez toutes les dates pertinentes
Les dates donnent un contexte à votre facture et constituent un point de référence si vous devez réclamer un paiement. Les dates clés à faire figurer sont les suivantes :
- La date d’envoi de la facture
- La date de livraison des biens ou services
- La date d’échéance du paiement
4. Détaillez tous les coûts et les totaux
En ventilant les coûts et totaux, vous aidez vos clients à comprendre ce pour quoi ils paient exactement. Vous devez donc faire la liste des biens livrés ou des services rendus, la quantité ou le temps, le coût unitaire ou le taux horaire, et la somme totale.
Ensuite, vous devez calculer les montants totaux. Voici toutes les sommes à inclure :
- Le total brut, c’est‑à‑dire le total de tous les biens et services avant toute taxe ou remise.
- Toute taxe applicable
- Toute remise applicable
- Le total net à payer, y compris les taxes et remises éventuelles
Faites preuve de la plus grande précision. Une petite erreur peut s’avérer très coûteuse, que ce soit pour vous ou vos clients, qui risquent en plus de vous quitter. Vérifiez vos chiffres, plutôt deux fois qu’une.
5. Précisez comment vous souhaitez recevoir le paiement
Indiquez ici la meilleure façon pour votre client de vous payer, que ce soit en espèces, carte bancaire, virement, PayPal ou cryptomonnaie.
Rappel : n’oubliez pas d’indiquer la date d’échéance du paiement, afin que votre client connaisse ses obligations.
6. Envoyez votre facture en pièce jointe d’un e‑mail
Il est de bon ton d’accompagner votre facture d’un bref e‑mail. Joignez‑y votre facture au format PDF, afin que les informations importantes ne puissent pas être modifiées par le destinataire.
Donnez un sujet clair à votre e‑mail, avec le nom de votre entreprise et le mot “facture”, afin qu’il n’y ait aucune confusion possible quant à l’identité de l’expéditeur ou l’objet de votre message. Ensuite, rappelez brièvement les services fournis.
L’inconvénient de recourir à l’e‑mail pour envoyer votre facture est que vous ne pouvez pas effectuer son suivi : impossible de savoir si le client l’a reçue, l’a ouverte ou a envoyé le paiement. Heureusement, nous allons vous expliquer dans la section suivante comment faciliter la création, l’envoi et le suivi de vos factures.
Bonnes pratiques pour la rédaction de factures
Les factures étaient autrefois établies sur papier, et leur envoi était soumis aux aléas des services postaux, sans possibilité de suivi simple. Aujourd’hui, la quasi‑totalité des factures est envoyée sous forme numérique, ce qui facilite grandement leur création, leur suivi et leur envoi.
Voici quelques conseils pour optimiser votre processus de facturation.
Use invoice templates
Grâce aux modèles de documents, il vous suffit de préparer et mettre en forme vos factures une seule fois, pour ensuite les remplir et les réutiliser en quelques secondes.
Importez tout simplement votre document, puis mettez‑le en page. Le tour est joué ! Chaque fois que vous devrez envoyer une facture, le plus gros du travail sera déjà fait.
FreshBooks et Invoicehome proposent de très bons modèles de factures gratuits compatibles avec Word et Google Sheets, ou à utiliser simplement au format PDF. À vous de les personnaliser avec votre propre identité de marque et de les intégrer à vos workflows.
Suivez toutes vos factures au même endroit
Si vous envoyez un grand nombre de factures dans le cadre de votre travail, assurer leur suivi peut vite devenir cauchemardesque.
Nous vous recommandons d’utiliser un système de gestion des documents pour organiser et consulter vos factures. Vous disposerez ainsi d’un emplacement centralisé pour toutes les stocker et les envoyer. Dropbox, par exemple, synchronise automatiquement tous vos documents et les sauvegarde en toute sécurité dans le cloud.
Intégrez les factures à vos workflows existants
Connecter vos processus contractuels et de facturation constitue un excellent moyen de simplifier votre cycle de vente. Par exemple, la solution de facturation et de paiement AdvicePay devait recourir à plusieurs outils pour envoyer et faire signer des contrats, documents et factures.
Elle a depuis implémenté Dropbox Sign API : lorsqu’un utilisateur crée une facture dans AdvicePay, le système génère un contrat et renseigne automatiquement le montant de la facture et d’autres champs de données importants. Comme l’ensemble du processus est parfaitement synchronisé, la gestion des contrats prend moitié moins de temps, et offre ainsi une meilleure expérience aux utilisateurs du service.
Devenez pro de la rédaction de factures
Vous savez désormais comment créer des factures professionnelles, mais la facturation n’est que l’un des éléments d’un cycle de vente efficace. Pour réellement optimiser vos workflows, vous devez vous pencher sur l’ensemble de votre processus commercial.
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