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Angesichts der vielen harten Arbeit und Hingabe, die es braucht, um ein erfolgreiches Business aufzubauen, will natürlich kein Unternehmen, dass sein Geheimrezept in die falschen Hände gerät oder die Privatsphäre seiner Kunden gefährdet wird. Deshalb nutzen Unternehmen oft Vertraulichkeitserklärungen (oder Non-Disclosure Agreements, NDAs). Sie stellen eine effektive Möglichkeit dar, private und wertvolle Informationen zu schützen.
Wenn Sie NDAs für Mitarbeiter einsetzen wollen, sollten Sie nicht nur die Vor- und Nachteile kennen, sondern auch wissen, was eine solche Erklärung beinhalten muss und wie Sie sie möglichst einfach unterzeichnen lassen können.
Im Folgenden haben wir die wichtigsten Informationen zusammengetragen.
Was ist eine Vertraulichkeitserklärung?
Ein Mitarbeiter‑NDA ist ein rechtsgültiger Vertrag zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, in dem diese sich dazu verpflichten, keine vertraulichen oder unternehmenseigenen Informationen offenzulegen.
NDAs für Mitarbeiter gewinnen ständig an Beliebtheit, da sich immer mehr Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Daten zu sichern und Geschäftsgeheimnisse vor der Konkurrenz zu schützen.
Wann sollten Sie NDAs für Mitarbeiter verwenden?
Die kurze Antwort lautet: jedes Mal, wenn Sie private oder wertvolle Informationen Ihres Unternehmens schützen wollen. Doch NDAs decken noch einige spezifische Zwecke ab, die Sie berücksichtigen sollten:
Um die privaten Informationen Ihres Unternehmens zu schützen
NDAs sind äußerst nützlich, um die vertraulichsten Informationen Ihres Unternehmens zu schützen: Geschäftsgeheimnisse, Kundendaten, Finanzunterlagen und vieles mehr – und zwar nicht nur vor der Konkurrenz, sondern auch vor allen anderen, die nicht auf Ihre privaten Daten oder Ihr geistiges Eigentum zugreifen dürfen. Das kann neben Kunden auch nicht autorisierte Mitarbeiter oder andere, externe Unternehmen umfassen.
Wenn Mitarbeiter ein NDA unterzeichnen, verpflichten sie sich hiermit, vertrauliche Informationen nicht ohne vorherige Genehmigung offenzulegen – insbesondere auf eine Weise, die das Unternehmen schädigen könnte. Doch Sie sollten sich im Klaren sein, dass ein NDA kein Freifahrtschein für Informationssicherheit ist: Mitarbeiter können weiterhin private Informationen preisgeben – ob versehentlich oder absichtlich. Doch ein NDA bietet Mitarbeitern den nötigen Anreiz, sich genau zu überlegen, welche Daten sie offenlegen.
Um Ihre Geschäftsgeheimnisse vor der Konkurrenz zu schützen
Auf der einen Seite bringen Ihre Mitarbeiter dem Unternehmen natürlich einen beträchtlichen Wert – doch Sie investieren auch viel Zeit, um sie zu schulen. Wenn Sie diese Investitionen verlieren (insbesondere an Mitbewerber), ist das bestenfalls enttäuschend – und schlimmstenfalls äußerst kostspielig.
Wenn Sie sich Sorgen darum machen, dass Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen und dabei vertrauliche Informationen zur Konkurrenz mitnehmen, können Sie mit einem NDA dafür sorgen, dass ehemalige Teammitglieder genauestens darauf achten, was sie preisgeben. Egal, ob sie selbst kündigen oder gekündigt werden – Ex‑Mitarbeiter, die ein NDA unterzeichnet haben, dürfen keine unternehmenseigenen Informationen mit Ihren Mitbewerbern teilen, ohne hierdurch rechtliche Konsequenzen zu riskieren.
Damit Mitarbeiter wissen, welche Informationen vertraulich sind
Bei einigen Informationen ist es ziemlich selbstverständlich, dass sie vertraulich behandelt werden müssen, wie z. B. Geheimrezepte, ein lukrativer Algorithmus oder eine private Kundenliste. Doch in anderen Fällen ist das Ganze weniger offensichtlich.
Im Allgemeinen verfolgen Mitarbeiter keine böse Absicht, wenn sie vertrauliche Informationen teilen oder nutzen – in den meisten Fällen wissen sie einfach nicht, was preisgegeben werden darf und was nicht. Ein Mitarbeiter‑NDA stellt eine gute Möglichkeit dar, Mitarbeitern die Grenzen aufzuzeigen und klar zu vermitteln, welche Informationen geheim bleiben müssen.
Wie lauten die Nachteile von Mitarbeiter‑NDAs?
Zwar überwiegen die Vorteile bei Weitem, doch Sie sollten sich trotzdem der Risiken bewusst sein, die mit dem Einsatz von Mitarbeiter‑NDAs einhergehen.
Zum einen lassen sich NDAs oftmals nur schwer durchsetzen. Wenn ein Mitarbeiter gegen das NDA verstößt, lässt sich das – je nach den Informationen, die hierbei preisgegeben wurden – vor Gericht nur schwer beweisen.
Darüber hinaus urteilen viele Gerichte im Sinne des Mitarbeiters, wenn das NDA als zu restriktiv gewertet wird. Und selbst wenn Sie vor Gericht gewinnen, können hierfür hohe Anwaltskosten anfallen.
Und auch wenn NDAs richtig eingesetzt werden, bergen sie Risiken: So können sie beispielsweise dazu führen, dass zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein Gefühl des Misstrauens entsteht. Wenn Ihre Teams das Gefühl haben, zum Unterzeichnen eines NDA gedrängt zu werden, um ihren Job zu behalten oder befördert zu werden, kann das zu Unmut führen und Mitarbeiter davon abhalten, ihre besten Ideen mit dem Unternehmen zu teilen.
Darüber hinaus können allzu restriktive NDAs auch dazu führen, dass sich potenzielle neue Mitarbeiter weniger auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen freuen.
Es ist am besten, die Details Ihres NDA vorsichtig und vernünftig zu planen, damit Ihr Unternehmen geschützt ist, aber gleichzeitig ein kollaboratives und innovatives Umfeld für Ihre Mitarbeiter entsteht.
Sind NDAs den Aufwand wert?
Letzten Endes müssen Sie die Kosten und Vorteile von NDAs gegeneinander abwägen. Doch der Einsatz solcher Erklärungen ist in der Regel eine gute Idee für Unternehmen, die vertrauliche Informationen schützen müssen.
Ein NDA ist primär eine effektive Präventivmaßnahme, die insbesondere dann hilfreich ist, wenn Sie in der Vergangenheit Probleme mit Datenlecks erlebt haben oder die Sicherheit besonders sensibler Materialien steigern wollen.
Natürlich wird nicht jeder Mitarbeiter begeistert sein, ein NDA unterzeichnen zu müssen. Doch indem Sie einige Punkte beachten, bevor Sie zur Unterschrift auffordern, können Sie dafür sorgen, dass der Prozess reibungslos verläuft.
Wie überzeuge ich Mitarbeiter davon, ein NDA zu unterzeichnen?
Der beste Ansatz, um NDAs unterzeichnen zu lassen, besteht darin, Mitarbeitern den Zweck zu vermitteln: Seien Sie offen und ehrlich, was Ihre Gründe angeht, und erklären Sie ihnen, welche Vorteile NDAs dem Unternehmen, aber auch ihnen selbst bieten.
Nachdem Sie NDAs gegenüber Ihren Mitarbeitern angesprochen haben, sollten Sie ihnen etwas Zeit geben, sich den Vertrag durchzulesen und darüber nachzudenken, bevor Sie sie zum Unterzeichnen auffordern. Und wenn sie Fragen haben, sollten Sie diese möglichst ehrlich und gründlich beantworten.
Wenn neue Mitarbeiter vor ihrer Einstellung ein NDA unterzeichnen müssen, können Sie diesen Vertrag gemeinsam mit anderen Einstellungsdokumenten präsentieren.
Was sollte in einem Mitarbeiter‑NDA enthalten sein?
Unten finden Sie einige Elemente, die jede Vertraulichkeitserklärung für Mitarbeiter enthalten sollte. Sie können jedoch je nach individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zusätzliche Informationen oder Klauseln hinzufügen. Aus diesem Grund sollen Sie sich mit einem Anwalt beraten, bevor Sie Mitarbeiter auffordern, Ihr NDA zu unterzeichnen.
Beteiligte Parteien
Dieser Abschnitt sollte den Arbeitgeber (die offenlegende Partei), den Arbeitnehmer (die empfangende Partei) sowie alle beteiligten Vertreter (Verantwortliche, Leiter, Partner, Manager usw.) umfassen.
Vertrauliche Informationen
Hier geben Sie spezifische Details dazu an, welche Daten und welches geistige Eigentum als vertraulich gelten und durch die Erklärung geschützt sind.
Vertraulichkeitsverpflichtungen
Dieser Abschnitt umfasst Vorschriften hinsichtlich der Offenlegung und beschreibt, was als Verstoß gilt. Das NDA kann auch eine Passage beinhalten, die aussagt, dass alle Konzepte, die Mitarbeiter im Rahmen ihrer Anstellung produzieren, auch nach Verlassen des Unternehmens in dessen Besitz bleiben.
Zeitraum
Fügen Sie das Datum, ab dem die Erklärung gültig ist, sowie ein Ablaufdatum hinzu.
Signaturen
Nachdem sie sie sorgfältig durchgelesen haben, müssen alle beteiligten Parteien die Erklärung unterzeichnen und datieren.
Mit E-Signaturen werden NDAs zum Kinderspiel
Wenn Sie den NDA‑Prozess für Ihr Team vereinfachen wollen, verwenden Sie eine E-Signatur-Lösung wie Dropbox Sign. So brauchen Sie nur eine Internetverbindung, um Dokumente von überall aus elektronisch zu unterzeichnen. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihr Team auch Remote-Mitarbeiter umfasst.
Mit Dropbox Sign müssen Sie nur die Standardsprache Ihres NDA angeben und können anschließend den Großteil der manuellen Arbeit mithilfe von Vorlagen beseitigen. Mit diesen vorkonfigurierten Vorlagen müssen Sie zur Vorbereitung eines NDA nur die Kontaktdaten des jeweiligen Mitarbeiters eingeben und „Senden“ auswählen.
Darüber hinaus können Sie nachverfolgen, wessen Unterschrift noch aussteht, und automatisch Erinnerungen an die jeweiligen Personen versenden. So geht der Prozess reibungslos vonstatten und es entsteht ein einfacher und schneller Signaturprozess für Mitarbeiter.
Schnell und einfach unterzeichnen dank E-Signaturen
Kurz gesagt: Ein NDA kann ein wertvolles Instrument zum Schutz Ihres Unternehmens darstellen. Doch es ist wichtig, alle Auswirkungen einer solchen Erklärung zu durchdenken, bevor Sie loslegen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Informationen vom NDA abgedeckt werden, und wenden Sie sich an einen Anwalt, wenn Sie Fragen haben.
Wenn Sie nach einem Tool suchen, mit dem Sie reibungslose NDA‑Signaturen ermöglichen und den Einstellungsprozess beschleunigen können, ist Dropbox Sign die richtige Wahl – hiermit können neue Mitarbeiter den Onboarding-Papierkram bis zu 3 Mal schneller erledigen.
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