Die Daten von BambooHR zeigen die drei Hauptgründe für eine rasche Fluktuation – neue Mitarbeiter kommen mit den Führungskräften, unter denen sie arbeiten, nicht zurecht, die Tätigkeit entspricht nicht ihren Vorstellungen, oder sie haben festgestellt, dass ihnen die Aufgabe, für die sie eingestellt wurden, doch nicht gefällt.

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Gäbe es doch nur eine Art Prozess, über den Sie und die Stellenbewerber mehr Informationen über das Management, das Unternehmen, die offene Stelle und die erwartete Tätigkeit austauschen könnten, bevor Sie Hunderte von Stunden mit der Rekrutierung neuer Mitarbeiter, der Einstellung und wieder einem Fehlgriff verschwenden …

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Oh, warten Sie, da gibt es etwas!

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Man nennt es Onboarding, und Unternehmen, die es richtig machen, verbessern die Mitarbeiterbindung bei Neueinstellungen um 82 % und die Produktivität um mehr als 70 %.

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Ihre neuen Mitarbeiter wollen sofort loslegen und sich in Ihrem Unternehmen produktiv fühlen. Sie wollen nicht nach einer anderen Arbeitsstelle suchen und schon wieder das neue Kind in der Klasse sein.

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Stellen Sie sich vor, wie es wäre, wenn Sie mit Ihrer Onboarding-Checkliste genau diesen Wunsch erfüllen könnten.

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Am ersten Arbeitstag käme der neue Mitarbeiter bereits mit etablierten sozialen Netzwerken innerhalb Ihres Unternehmens durch die Tür. Alle anderen wissen, dass er angekommen ist und wofür er eingestellt wurde. Er ist nicht nur physisch, sondern auch mental darauf vorbereitet, sofort mit seinen neuen Kollegen zusammenzuarbeiten.

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Weshalb Zeit verschwenden? Der neue Mitarbeiter ist bereits bestens über seine Aufgaben im Unternehmen informiert, er kennt alle wichtigen Compliance-Regeln und weiß, wie er sofort produktiv sein kann.

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Ihr neuer Mitarbeiter freut sich bereits auf die im Voraus geplanten Besprechungen mit seinem Management-Team, auf minutiös geplante Schulungen und auf die Einführung und Betreuung durch seinen „Onboarding-Buddy“, der ihm bereits vor Wochen zugewiesen wurde.

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Ein solcher Mitarbeiter ist auf Erfolg getrimmt und wird sich der neuen Arbeitsstelle gewachsen zeigen – weil Ihr Unternehmen allein dadurch, dass es bei der Entwicklung einer funktionierenden Onboarding-Checkliste die folgenden Best Practices beachtet hat, zeigt, dass es um Dauerhaftigkeit bemüht ist.

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Beginnen Sie bei der Einstellung, nicht am ersten Arbeitstag

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Eine Einladung zu Ihrem Mitarbeiterportal, einen Link zu dem Workflow, den Sie zur Automatisierung und Vereinfachung der Vertrags- und Dokumentenabwicklung erstellt haben (tatsächlich, so etwas gibt es), oder auch nur eine E-Mail – was auch immer Sie tun, unternehmen Sie irgendetwas, um sich vor dem ersten Arbeitstag mit Ihrem neuen Mitarbeiter in Verbindung zu setzen!

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Neuen Mitarbeitern zu zeigen, wie sehr Sie sich freuen, sie in Ihrem Team zu haben, erfordert vielleicht ein wenig Kreativität, aber Studien belegen, dass es funktioniert.

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In einer Umfrage stellte die University of Iowa fest, dass Mitarbeiter, die sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung willkommen fühlen, zufriedener sind, von sich behaupten, bessere Leistungen zu erbringen, und dem neuen Unternehmen eher verbunden bleiben.

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Das Gegenteil ist leider auch der Fall. Ein Mitarbeiter, der die Abläufe im Unternehmen nicht versteht und sich dort fehl am Platz fühlt, ist demotiviert, weniger produktiv und chronisch unzufrieden. Dass ein Mitarbeiter unter diesen Bedingungen nicht lange Ihrem Unternehmen verhaftet bleibt, dürfte auf der Hand liegen.

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Zeigen Sie also, dass Ihnen der Mitarbeiter wichtig ist und Sie sich um ihn kümmern. Zeigen Sie ihm, dass er am richtigen Ort ist. Stellen Sie sicher, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter willkommen fühlt, dass Sie ihm den Weg zum Erfolg ebnen, indem Sie den größten Teil der organisatorischen Personalaufgaben abschließen, bevor er überhaupt einen Fuß in sein neues Büro setzt.

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Beginnen Sie frühzeitig mit dem Willkommenheißen

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Der erste Arbeitstag ist für jeden neuen Mitarbeiter aufregend. Deshalb ist es verständlich, wenn Personalabteilung und Vorgesetzte ihren neuen Mitarbeitern am ersten Tag eine Überfrachtung mit Einführungen ersparen wollen.

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Umfrageergebnisse verweisen aber auf genau das Gegenteil.

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Laut Umfragen von Robert Half & Associates wünschen sich 89 % der neuen Mitarbeiter, ihren Vorgesetzten am ersten Arbeitstag kennenzulernen, und 83 % möchten ihren Kollegen vorgestellt werden. Interessanterweise halten es nur 44 % für wichtig, an diesem Tag zum Mittagessen eingeladen zu werden.

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Wenn Sie für Ihren neuen Mitarbeiter dennoch am ersten Arbeitstag einen gemeinsamen Mittagstisch reservieren, geben Sie ihm damit zu verstehen, dass er Ihnen wichtig ist und dies schon weit vor seinem ersten Arbeitstag ein wichtiger Punkt auf Ihrer Onboarding-Checkliste war.

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Geben Sie den ersten Wochen Struktur

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Viele von uns haben sich an einem neuen Arbeitsplatz völlig verlassen und hilflos gefühlt, nachdem sie vorgestellt und eingeführt waren und auf einmal ganz alleine am neuen Arbeitsplatz standen.

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Genau deshalb sollten Sie dieser Situation im Voraus vorbeugen. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nicht das Gefühl der Unbeholfenheit und nicht zu wissen, was er als Nächstes tun soll oder an wen er sich in den ersten Wochen wenden kann.

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Nochmals, dies ist eine wichtige kulturelle Botschaft: „Sehen Sie, Sie sind hier am richtigen Ort, wir sind begeistert, dass Sie bei uns sind, und wir haben unsere Hausaufgaben gemacht!“

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Richten Sie stattdessen noch vor dem Arbeitsantritt Ihres neuen Mitarbeiters einen digitalen Kalender bzw. Ihr Ticketing-System, Ihren automatisierten Onboarding-Workflow (Bonuspunkte, wenn Sie einen solchen Workflow nutzen) oder das von Ihrem Unternehmen zu diesem Zweck genutzte System ein, um die ersten Arbeitstage zu strukturieren.

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Verankern Sie unbedingt auch die Aufgaben „Desktop einrichten“ und „Mit IT Berechtigungen einrichten“, die einige Wochen nach Arbeitsbeginn anstehen, wenn der neue Mitarbeiter mehr und mehr beginnt, die Aufgaben zu übernehmen, für die er eingestellt wurde.

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Stellen Sie ein Onboarding-Team aus allen Unternehmensbereichen zusammen

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Ein funktionsübergreifendes Team ist für viele Angelegenheiten in einem Unternehmen ein großartiger Resonanzboden. Warum sollten Sie also nicht auch eines für eine so wichtige Aufgabe wie die Erstellung einer funktionierenden Onboarding-Checkliste zusammenstellen?

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Gewiss, die Personalabteilung behält weiterhin ein Auge auf die Compliance. Die IT-Abteilung weiß aber, wie der Arbeitsplatz eines neuen Mitarbeiters eingerichtet wird, erfahrene Abteilungskollegen kennen die täglichen Routinen, und die Geschäftsführung weiß, an welchen Leistungsindikatoren der neue Mitarbeiter gemessen wird.

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Auch zeigt sich, dass die frühzeitige Unterstützung des Managements und dessen Feedback – verankert bereits in der Onboarding-Checkliste – ein großer Gewinn für Neueinstellungen sind.

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Aus einer im Academy of Management Journal veröffentlichten Studie lässt sich schließen, dass neue Mitarbeiter die von ihnen wahrgenommene Unterstützung durch das Management mit Klarheit ihrer Position, Zufriedenheit mit der Arbeit und sogar dem Gehalt verbinden. Leider bemerkt der durchschnittliche Neueingestellte ein Nachlassen dieser Unterstützung – und damit auch der Wahrnehmung seiner Tätigkeit – bereits sechs Monate nach seinem Arbeitsbeginn.

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Wie ein Navi hilft ein individuell zusammengestelltes Onboarding-Team – einschließlich eines eigens zugeteilten Ansprechpartners bzw. Onboarding-Buddys – auf dem Weg durch die Onboarding-Checkliste und damit schneller zur vollen Produktivität, als wenn der „Fahrer“ ziellos umherkurven würde.

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Bereiten Sie dem Nadelöhr der Papierdokumente ein Ende

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Laut einer ADP-Umfrage unter 1500 Angestellten, Führungskräften und Personalsachbearbeitern ist es in 80 % aller Personalabteilungen nach wie vor üblich, Einstellungsunterlagen handschriftlich auszufüllen. Weniger als 12 % der Mitarbeiter haben auch auf einem Mobilgerät Zugriff auf jedes einzelne Einstellungsdokument.

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Steuerformulare, Mitarbeiterleitfäden, Verträge, Gehaltsformulare, Vertraulichkeitserklärungen und viele weitere Papierformulare und Unterlagen gehören wie selbstverständlich zu jeder Neueinstellung.

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Wirklich?

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At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

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Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

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Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

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Legen Sie klare Erwartungen und regelmäßige Touchpoints fest

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„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“

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Wir verstehen Sie sehr gut, Präsident Eisenhower.

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Bei all den ungeplanten Störungen, der nie nachlassenden Flut an E-Mails und den „Bränden“, die es für Ihre Kollegen und Kunden zu löschen gilt – wer sollte da noch in der Lage sein, seine eigentliche Arbeit zu erledigen?

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Und das auch noch, wenn Sie noch nicht einmal einen Plan haben, der Ihnen über die Anfänge hilft.

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Behandeln Sie Unklarheit als Feind. Wenn Sie nicht bereit wären, Ihrem neuen Mitarbeiter bei der Entwicklung INTELLIGENTER Ziele zu helfen und für ihn regelmäßige Treffen mit anderen Ansprechpartnern oder anderen Mitgliedern des Onboarding-Teams zu planen, wären Sie für sein Scheitern an den Leistungsbenchmarks mindestens so verantwortlich wie der Mitarbeiter selbst.

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Warten Sie nicht auf Feedback, fordern Sie es

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Am ersten Tag noch kein Schreibtisch! Eine Woche hat es gedauert, bis sich Ihr neuer Kollege bei allen benötigten Softwareplattformen anmelden konnte!

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Sie haben wirklich Glück, wenn er nicht gleich zu Ihnen geht und sich über Ihren lausigen Job beschwert. Das heißt aber nicht, dass er es sich nicht denkt, wenn er das nächste Gespräch mit einem Headhunter vereinbart – sicher ist sicher!

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Ein Drittel der Beschäftigten entscheidet bereits im ersten Monat eines neuen Jobs, ob es bei dem Unternehmen bleibt. Und wissen Sie, was sich exakt mit diesen ersten 30 Tagen deckt? Genau. Ihre Onboarding-Checkliste!

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Statt überrascht oder auch schockiert zu sein, wenn wieder ein neuer Mitarbeiter Ihr Unternehmen nach den ersten Tagen verlässt, sollten Sie sich die Mühe machen, dessen Erfahrungen in Ihrem Unternehmen und seine Meinung dazu herauszufinden. Warten Sie nicht lange. Bitten Sie um Feedback.

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Fast 40 % der Mitarbeiter geben an, dass sie aufhören, sich zu bemühen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Vorgesetzten ihre Ideen ablehnen. Allein die Bitte um Feedback und gutes Zuhören kann die Produktivität Ihres Teams und Ihres gesamten Unternehmens nach oben schnellen lassen!

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Nutzen Sie Ihre Onboarding-Checkliste, um es sich zur Gewohnheit zu machen, regelmäßig aktiv das Feedback Ihrer Neueingestellten einzuholen, um unnötige Verzögerungen und Fluktuation zu vermeiden.

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Integrieren Sie Ihre Kultur bei jeder Gelegenheit

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In einem Artikel im Harvard Business Review wurden die Ergebnisse von 70 verschiedenen Studien untersucht. Dabei wurde festgestellt, dass das Gefühl der sozialen Akzeptanz am Arbeitsplatz einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines neuen Mitarbeiters ist.

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Wenn sich ein Mitarbeiter in das Netz der Kollegen integriert fühlt, traut er sich, die nötigen Fragen zu stellen, auf die Ressourcen zuzugreifen, die er benötigt, und die großen Schritte zu ergreifen, die Ihr Unternehmen voranbringen.

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Ihr Onboarding-Prozess ist Ihre beste Gelegenheit, Ihren neuen Mitarbeitern zu zeigen, worum es in Ihrem Unternehmen geht, seine Geschichte zu erzählen und ihnen bewusst zu machen, warum dies genau das Unternehmen ist, zu dem sie gehören wollen. Wenn Sie möchten, dass sich jeder Mitarbeiter auf der gleichen Seite dieser Geschichte befindet, sollten Sie am besten sofort damit beginnen, die Vermittlung Ihrer Unternehmenskultur konsequent in Ihre Onboarding-Checkliste aufzunehmen.

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Schlecht kommunizierte, inkonsistente oder nicht existente kulturelle Botschaften lassen den Fortschritt eines Unternehmens auf dem Weg zu seinen strategischen Zielen entgleisen. Wenn jeder Mitarbeiter die Ziele und die Vision Ihres Unternehmens anders versteht, wie sollten sie in der Lage sein, sich abstimmen zu können, um am gleichen Ziel anzukommen?

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Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie Ihre Unternehmenskultur integrieren können, lesen Sie unseren Leitfaden zur Schaffung einer Kultur. Dort erfahren Sie, wie Sie über Ihre Onboarding-Checkliste Transparenz praktizieren, Ziele vermitteln, ein Gespräch eröffnen und vieles mehr.

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Hören Sie nach einer Woche nicht einfach auf

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Über welchen Zeitraum Ihre Onboarding-Checkliste einen neuen Mitarbeiter begleitet, liegt allein bei Ihnen. Jedoch empfehlen wir, dass sie bereits an dem Tag beginnt, an dem Sie sich für einen Bewerber entscheiden, und mindestens die ersten sechs Monate ab dem ersten Arbeitstag abdeckt.

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Die Schritte, die weit vor dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters in seinem neuen Unternehmen starten, sind wirklich wichtig. Dadurch werden nicht nur die Erwartungen Ihres neuen Mitarbeiters realistischer, auch Ihr Unternehmen erhält ausreichend Zeit, sich adäquat auf die Einbindung des neuen Kollegen vorzubereiten.

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Wenn in Ihrem Unternehmen eine 60- oder 90-tägige Probezeit gilt, sollten sowohl Ihr funktionsübergreifendes Onboarding-Team als auch der Onboarding-Buddy des neuen Mitarbeiters den Mitarbeiter während dieses gesamten Zeitraums unterstützen, um es ihm zu ermöglichen, die ersten in ihn gesetzten Erwartungen zu erfüllen.

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In den darauf folgenden Monaten werden die Onboarding-Aufgaben sicherlich nachlassen. Dennoch sollten Sie auch an spezifische Schulungen denken, die Ihrem neuen Mitarbeiter seine Aufgaben, das Unternehmen und Möglichkeiten der Weiterentwicklung näherbringen.

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In dieser Zeit könnte die Personalabteilung den Staffelstab durchaus auch an andere Abteilungen und Fachbereiche, beispielsweise an das Performance Management, übergeben.

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Auch wenn Ihre Onboarding-Checkliste offiziell nicht das gesamte erste Jahr abdeckt, sollte die erste Jahresbewertung des neuen Mitarbeiters berücksichtigen, dass in diesem ersten Jahr vielleicht noch nicht alles optimal gelaufen ist. Bis dahin ist genug Zeit vergangen, begründete Bedenken oder Sorgen des neuen Kollegen reifen zu lassen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter deshalb die Gelegenheit zu Feedback und stellen Sie sicher, dass er sich in seinem neuen Umfeld und mit seinen Leistungsindikatoren wohl fühlt.

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Die ultimative Onboarding-Checkliste

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Eine mit den hier beschriebenen Best Practices entwickelte Onboarding-Checkliste kann die Leistung eines neuen Mitarbeiters steigern, den Mitarbeiter stärker an das Unternehmen binden und Zufriedenheit mit seiner neuen Arbeitsstelle schaffen. All dies arbeitet der Fluktuation entgegen und kann Ihnen Tausende von Dollar und Hunderte von Stunden ersparen, die Sie der Ersatz eines Mitarbeiters kostet, der durch ein umsichtigeres Onboarding hätte gehalten werden können.

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Lassen Sie sich in dem Wissen darauf ein, dass nicht alles einfach sein und nicht alles auf den Schultern des Mitarbeiters lasten wird. Bei Ihrer ultimativen Onboarding-Checkliste geht es darum, die Arbeit im Vorfeld zu erledigen. So stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter, Ihre Personalabteilung und Ihr Unternehmen als Ganzes ihr volles Potenzial ausschöpfen können, ohne dabei den Verstand oder Teamkollegen zu verlieren.

Diese ultimative Onboarding-Checkliste wurde mit Unterstützung von Betterteam und Process Street erstellt. Wir ermutigen Sie, sich diese Checkliste durch Anpassungen zu eigen zu machen und einen Onboarding-Workflow zu schaffen, der für Ihr umwerfendes und einzigartiges Team sinnvoll ist.

Vor dem ersten Arbeitstag

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• ‍Stellen Sie ein funktionsübergreifendes Onboarding-Team zusammen und stellen Sie dem neuen Mitarbeiter seinen Ansprechpartner bzw. „Onboarding-Buddy“ vor.
• Stellen Sie sicher, dass Sie und der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters sich hinsichtlich der Funktion, der Ziele und der Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters abgestimmt haben.
• Sorgen Sie dafür, dass alle vertraglichen Formulare und Dokumente ausgefüllt und unterzeichnet werden.
• Bereiten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vor.
• Sorgen Sie dafür, dass der neue Mitarbeiter Zugang zu allen benötigten Tools, Geräten, Türen usw. erhält.
• Erstellen Sie für den neuen Mitarbeiter alle Softwarekonten, die er für seine Arbeit benötigt.
• Senden Sie Ihrem neuen Mitarbeiter alle Grundsatzprogramme, Handbücher oder Artikel zu, die neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen üblicherweise lesen sollten.
• Bereiten Sie Ihr Leistungspaket mit einer Zusammenfassung häufig gestellter Fragen vor.
• Bereiten Sie eine Kopie der Stellenbeschreibung mit Zuständigkeiten vor.
  
  

Am ersten Arbeitstag

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• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die Ankunft des neuen Mitarbeiters informiert ist, und sorgen Sie dafür, dass der Einstellungsleiter den Mitarbeiter begrüßt.
• Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter formell im Team und stellen Sie ihn vor.
• Machen Sie einen Rundgang durch das Büro.
• Beginnen Sie mit dem auf den Mitarbeiter abgestimmten Schulungsmaterial-Workflow.
• Lassen Sie für den neuen Mitarbeiter einen Termin mit dem Management vereinbaren, um noch einmal über die Erwartungen zu sprechen.
• Sprechen Sie über die Unternehmenskultur.
• Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter seinen Ansprechpartner persönlich kennenlernt.
  
  

Während der ersten Woche

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• Übergeben Sie dem neuen Mitarbeiter das erste richtige Arbeitsprojekt.
• Gehen Sie die Erwartungen für den nächsten Monat durch.
• Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter mindestens einen Kontakt als Anlaufstelle für Feedback und Fragen zu.
• Ermutigen Sie den neuen Mitarbeiter, mit seinem Ansprechpartner zu kommunizieren.
  
  

Während des ersten Monats

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• Halten Sie für den neuen Mitarbeiter mehrere Touchpoints bzw. Kontakte bereit – diese sollten Sie, das Management und einen persönlichen Ansprechpartner umfassen.
• Erklären Sie die langfristigen, übergeordneten Unternehmensziele, um den neuen Mitarbeiter auf die Richtung und die Kultur des Unternehmens einzustimmen.
• Stellen Sie Literatur für die persönliche Entwicklung des neuen Mitarbeiters bereit.
• Organisieren Sie einige kleine informelle Veranstaltungen, um die soziale Interaktion im Team zu fördern.
• Bitten Sie den neuen Mitarbeiter um Feedback zu Ihrer Onboarding-Checkliste.

Nach drei Monaten

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• Veranlassen Sie eine informelle Leistungsbeurteilung.
• Prüfen Sie vergangene und zukünftige Aufgaben, um ggf. Anpassungen vorzunehmen.
• Prüfen Sie die bisherigen Leistungsziele und setzen Sie neue Erwartungen.
• Geben und erbitten Sie erneut Feedback.
• Prüfen Sie den Schulungsfortschritt des Mitarbeiters.
• Sprechen Sie über das Ende der Probezeit und die künftigen Erwartungen.
• Fragen Sie den Mitarbeiter, wie er sich mit der Unternehmenskultur fühlt und ob er meint, dass er dazu passt.

Nach sechs Monaten

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• Veranlassen Sie eine Leistungsbeurteilung über die vergangenen sechs Monate.
• Prüfen Sie die Ziele des Mitarbeiters und seine bisherigen Fortschritte.
• Legen Sie die Ziele und Vorgaben für die nächsten sechs Monate fest.
• Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeiter alle erforderlichen Schulungen erhalten hat.
• Öffnen Sie dem Mitarbeiter die Tür für ehrliches Feedback.
• Vergewissern Sie sich seiner starken kulturellen Verbundenheit.

Nach einem Jahr

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• Veranlassen Sie eine jährliche Leistungsbeurteilung.
• Berücksichtigen Sie dabei, dass dies das erste Jahr des Mitarbeiters im neuen Unternehmen war, prüfen Sie aber, ob er die Erwartungen erfüllt hat.
• Sprechen Sie über Ziele, Projekte und Pläne für das kommende Jahr.
• Sprechen Sie über die Vergütung und Aufstiegsmöglichkeiten.
• Bitten Sie den neuen Mitarbeiter um Feedback zu Ihrer Onboarding-Checkliste und der Unternehmenskultur – hören Sie gut zu.
• Herzlichen Glückwunsch! Sie und Ihr neuer Mitarbeiter haben den Meilenstein des ersten Jahres geschafft! Freuen Sie sich auf ein weiteres einzigartiges Jahr der Zusammenarbeit.