Neues Aussehen, gleiches tolles Produkt! HelloSign heißt jetzt Dropbox Sign.
Ineffektives Onboarding hat bei mindestens 15 % der Mitarbeiter direkten Einfluss auf die Entscheidung, zu kündigen.
Und die Society for Human Resource Management geht davon aus, dass Arbeitgeber die Hälfte bis drei Viertel des Jahresgehalts eines Mitarbeiters für die Einstellung und Schulung seines Nachfolgers ausgeben.
Und die Recruiting- und Onboarding-Profis von iCMIS haben herausgefunden, dass die Fluktuation bei neuen Mitarbeitern mit manuellem Onboarding dreimal höher ist als bei Mitarbeitern mit automatisiertem Onboarding.
Und … damit ist Schluss. Zeit für ein paar gute Nachrichten: Mit taktischem Onboarding können Sie all diese teuren und demoralisierenden Statistiken auf den Kopf stellen.
iCMIS geht davon aus, dass ein gutes Mitarbeiter-Onboarding-Programm die Fluktuation reduzieren kann (von 44 auf nur noch 14 %) und gleichzeitig dafür sorgt, dass neue Mitarbeiter um 33 % schneller produktiv arbeiten können.
Und von den über 80 % der Mitarbeiter, die in den ersten sechs Monaten darüber entscheiden, ob sie langfristig bleiben möchten, planen fast 70 %, länger als drei Jahre zu bleiben, wenn sie einen starken Onboarding-Workflow erlebt haben.
Der Business Case ist eindeutig: Optimales Mitarbeiter-Onboarding kann Ihre gesamte Organisation verbessern. Doch für Mitarbeiter in HR und anderen Abteilungen, die in redundantem Papierkram untergehen und mit langsamen manuellen Onboarding-Prozessen zu kämpfen haben, ist diese Aufgabe mit einem riesigen Aufwand verbunden – klingt, als wäre es Zeit für eine digitale HR‑Transformation.
Folgen Sie uns auf dieser taktischen Roadmap und erfahren Sie, wie Sie ein automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding erreichen können, das sich schnell amortisiert, so schnell skaliert wie Sie, den Verwaltungsaufwand verringert, Geschwindigkeit und Transparenz verbessert und neuen Mitarbeitern nicht nur einen schnellen Einstieg in die Arbeit ermöglicht, sondern sie auch über Jahre bindet.
Deshalb ist es Zeit für automatisiertes Onboarding
Wir wissen, dass die Kosten und der Aufwand, die für die vollständige Umgestaltung Ihrer HR‑Prozesse erforderlich wären, auf den ersten Blick ganz einfach zu hoch erscheinen können. Doch leider müssen wir darauf hinweisen, dass ebenfalls hohe Kosten entstehen, wenn Sie sie nicht überarbeiten.
Sehen wir uns an, was ein mittelständisches Unternehmen, das jedes Jahr etwa 100 Mitarbeiter einstellt, einsparen kann, indem es den veralteten, manuellen Papierkram durch einen automatisierten Onboarding-Prozess ersetzt.
Selbst vorsichtig geschätzt, verbringt eine HR‑Kraft beim Onboarding neuer Mitarbeiter ungefähr zwei Stunden damit, den nötigen Papierkram anzupassen und auszudrucken, den gesamten Prozess einzuleiten (und leider auch von Anfang bis Ende zu betreuen) und alle bereitgestellten Informationen zu überprüfen und in die Datenbanken und Systeme des Unternehmens einzugeben.
Doch mit einem automatisierten Workflow braucht derselbe Mitarbeiter nur noch 15 Minuten für das Onboarding neuer Teammitglieder – dank Vorlagen, Automatisierungen und intelligenter Technologie, die automatisches Ausfüllen, bedingte Formatierung und die direkte Übertragung von Daten aus Formularen in Datenbanken ermöglichen, und zwar ganz ohne (wiederholte) manuelle Dateneingabe.
Bei einer geschätzten Einsparung von 1,75 Stunden pro 100 Neuanstellungen kann Ihr HR‑Team mit automatisiertem Onboarding 175 Arbeitsstunden pro Jahr einsparen. Können Sie sich vorstellen, was Ihr Team mit all der zusätzlichen Zeit anfangen könnte?
Nun wandeln wir all diese Arbeitsstunden in gespartes Geld um.
Laut Glassdoor liegt das Durchschnittsgehalt für HR‑Generalisten in den USA bei ca. 56.000 US‑Dollar (mit vergleichbaren Gehältern in Deutschland). Mit 175 eingesparten Stunden zu einem Stundensatz von 28 Dollar (56.000 USD/2.000 Arbeitsstunden, inklusive 2 Wochen Urlaub) erhalten Sie eine Einsparung von 4.900 Dollar pro Jahr.
Und das ist noch eine vorsichtige Schätzung der möglichen Einsparungen bei HR‑Arbeitskosten. Je nach Ihrem Unternehmen können diese Einsparungen um ein Vielfaches ansteigen – insbesondere, wenn Sie gerade hochskalieren. Und die Ersparnis nimmt weiter zu, wenn wir berücksichtigen, dass automatisiertes Onboarding auch den Aufwand und die Kosten für neue Mitarbeiter reduziert.
Erinnern Sie sich noch an den ganzen redundanten Papierkram, den die Personalabteilung bearbeiten musste? Nehmen wir an, dass es einen neuen Mitarbeiter zwei Stunden kostet, alle nötigen Unterlagen auszufüllen. Automatisiertes Onboarding erleichtert nicht nur der HR die Arbeit, sondern reduziert außerdem die Zeit, die neues Personal mit Papierkram verbringen muss, auf 15 Minuten.
Wenn Sie 100 Mitarbeiter haben, die dank Automatisierung jeweils 1,75 Stunden weniger für das Onboarding aufwenden, sparen Sie jedes Jahr 175 wertvolle Stunden.
Doch wie viel Geld entspricht das? Wenn neue Mitarbeiter ein durchschnittliches US‑Jahresgehalt von 44.500 US‑Dollar (22,25 US‑Dollar pro Stunde) verdienen und 175 Stunden weniger mit Papierkram verschwenden, dann sparen Sie weitere 3.893,75 Dollar an verschwendeter Produktivität.
Selbst bei einer vorsichtigen Schätzung für ein kleines bis mittelständisches Unternehmen, das etwa 100 neue Mitarbeiter pro Jahr einstellt, kommen wir so auf fast 10.000 Dollar Ersparnis.
Wenn die Unsicherheit über potenzielle Einsparungen durch automatisiertes Onboarding Sie zurückhält, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass fehlende Automatisierung die größten Kosten verursacht.
Und zusätzlich zu den Einsparungen, die Sie erzielen werden, gibt es unzählige weitere betriebliche Vorteile, die mit der Automatisierung des Onboarding-Prozesses einhergehen.
Beseitigen Sie Reibungspunkte und Abbrüche im Onboarding-Prozess
Oftmals können Sie nicht persönlich mit neuen Mitarbeitern oder Auftragnehmern sprechen, die während des Onboarding-Prozesses auf Probleme stoßen. Diese Reibungspunkte können für Unzufriedenheit und letztlich für Fluktuation sorgen.
Sie müssen sich genauestens überlegen, welche Informationen Sie mit Onboarding-Nutzern teilen – und wie Sie sie teilen. Mit einem automatisierten Workflow können Sie den Onboarding-Prozess vereinfachen und optimieren, damit neue Mitarbeiter schnell und frustfrei in die Arbeit einsteigen können.
Mit Automatisierung wird Onboarding wiederholbar und skalierbar
Einer der Vorteile der Automatisierung besteht darin, dass sie mit jedem neuen Projekt immer einfacher wird. Wenn sich Ihr Unternehmen im Wachstumsmodus befindet oder auf das häufige On- und Offboarding von Mitarbeitern angewiesen ist, dann können Sie mit automatisiertem Onboarding so schnell skalieren, wie Sie müssen, sobald Sie müssen – und zwar ohne hierdurch Ihr HR‑Personal zu belasten.
Steigern Sie die Transparenz und Geschwindigkeit des Mitarbeiter-Onboardings
Indem Sie Onboarding-Unterlagen in einem einzigen Workflow zentralisieren, können Sie überwachen, was die einzelnen neuen Mitarbeiter bereits erledigt haben und was noch aussteht. Und Sie gewährleisten ein einheitliches und umfassendes Onboarding-Erlebnis für alle Beteiligten.
Darüber hinaus fordert automatisierte Onboarding-Software Mitarbeiter automatisch auf, den nächsten Schritt im Workflow abzuschließen, und sendet sogar Erinnerungen, wenn Aufgaben überfällig sind – was den gesamten Ablauf erheblich beschleunigt.
Automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding reduziert Kosten
Der administrative Aufwand nimmt ständig zu und die alte, manuelle Bearbeitung physischer Unterlagen ist unabhängig von der Unternehmensgröße eines der größten Probleme, das Mitarbeitern die Arbeit erschwert. Automatisieren Sie Ihr Onboarding und reduzieren Sie sofort den Zeitaufwand und die verschwendeten Ressourcen für Hunderte von Angebotsschreiben, Leistungsübersichten, Mitarbeiterverträgen, Bankdetails und vieles mehr.
5 Taktiken zum Aufbau eines automatisierten Onboarding-Prozesses, der Ihre Kultur wahrt
Zweck der Automatisierung ist es nicht, die Seele und Kultur Ihres Unternehmens auszuradieren. Ganz im Gegenteil: Sie soll Ihnen Zeit und Energie sparen, damit Sie eine starke Kultur wahren können. Denn diese Kultur lockt Talente an und bindet sie an Ihr Unternehmen – und die brauchen sie, um ehrgeizige Geschäftsziele zu erreichen.
Die University of Iowa stellte fest, dass Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass die Unternehmenskultur zu ihnen passt, zufriedener sind, bessere Leistung erbringen und wahrscheinlicher beim Unternehmen bleiben. Und effektive Onboarding-Programme, die die Unternehmenskultur in den Vordergrund stellen, erhöhen die Mitarbeiterbindung um bis zu 25 % und die Produktivität um 11 %.
Wie gehen Sie also vor, um einen optimalen automatisierten Onboarding-Prozess aufzubauen und zu skalieren, ohne bei dem Versuch dem Wahnsinn zu verfallen? Im Folgenden haben wir fünf wichtige Schritte zusammengefasst:
1. Untersuchen Sie, wo Sie stehen und was Sie automatisieren können (und was nicht)
Jede große Reise muss irgendwo ihren Anfang nehmen. Und diese Reise beginnt damit, dass Sie herausfinden, was Sie haben, was Ihnen fehlt und was Sie dagegen tun können.
Dokumentieren Sie zunächst einmal den gesamten Prozess: Welche manuellen Schritte können automatisiert werden – und welche nicht? Gibt es Schritte, die wegrationalisiert oder umsortiert werden können? Um den Umfang der Automatisierung zu beziffern, die verschiedenen Aufgaben auf Ihrer Reise zu managen und herauszufinden, wie sie alle ineinandergreifen, sollten Sie mit den Menschen sprechen, auf die sich die Automatisierung am Ende auswirkt.
2. Beseitigen Sie den Engpass, der durch Papierkram entsteht
Laut einer ADP-Umfrage unter 1500 Angestellten, Führungskräften und Personalsachbearbeitern ist es in 80 % aller Personalabteilungen nach wie vor üblich, Einstellungsunterlagen handschriftlich auszufüllen. Weniger als 12 % der Mitarbeiter können über Mobilgeräte auf Onboarding-Unterlagen zugreifen – und das, obwohl 50 % der Arbeitnehmer ihr Smartphone nutzen, um ihre Bewerbung abzuschließen.
Hier muss sich etwas ändern.
Für uns bei Dropbox Sign dreht sich alles darum, unsere Kunden zu unterstützen und ihr Business intelligenter zu gestalten. Wir sind nicht der Meinung, dass die Antwort auf dokumentenlastige Workflows darin besteht, repetitive 15‑seitige Krankenversicherungsanträge in repetitive 15‑seitige PDF‑Dateien zu verwandeln. Stattdessen können Mitarbeiter mit Workflow-Produkten wie unseren sämtliche Dokumente im Rahmen ihrer Neuanstellung online bearbeiten.
Wenn Sie noch weitere Automatisierung nutzen wollen, können Sie mit Dropbox Forms verschiedene Dokumente mittels Code zusammenfügen, um sie in einen einzigen intelligenten Flow zu verwandeln. Selbst Hunderte von Seiten lassen sich zu einer kurzen Serie intelligenter Datenfelder destillieren. Menschliche Fehler und redundante Dateneingaben werden durch Bedingungen, Datenvalidierung und eine Zuordnungsfunktion ersetzt, die sicherstellt, dass die Daten in die richtigen Felder eingetragen werden.
Darüber hinaus bieten wir nachweisliche Sicherheit auf Bankenniveau, detaillierte Prüfprotokolle, gründliche Authentifizierung und zuverlässige Compliance-Protokolle, um die Gesetzmäßigkeit und Sicherheit Ihrer Online-Workflows zu steigern.
Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?
3. Entwickeln Sie digitale Schulungsmodule
Laut einem Bericht über die Schulungsbranche 2017 von Training Magazine gaben Unternehmen in den USA 2017 über 90 Milliarden US‑Dollar für Mitarbeiterschulungen aus. Die durchschnittlichen Schulungskosten großer Unternehmen betrugen hierbei 17 Millionen Dollar. Mittelständische Unternehmen investierten im Durchschnitt 1,5 Millionen Dollar, während kleine Unternehmen weniger als eine Million ausgaben. Und es überrascht nicht, dass sich auch der Zeitaufwand für Schulungen zwischen 2016 und 2017 erhöht hat.
Schulungen stellen also eine erhebliche Kostenstelle dar. Doch natürlich sind sie wichtig. Also: Was können Unternehmen tun? Sie können Schulungen digital transformieren.
Ebenso wie Ihren Onboarding-Papierkram können Sie auch Schulungsunterlagen in Online-Workflows verwandeln. Darüber hinaus kann die Software, die speziell für Mitarbeiterschulungen entwickelt wurde, so angepasst werden, dass neue Mitarbeiter in ihrem eigenen Tempo lernen können. Digitalisieren Sie Schulungen im Rahmen des Onboarding-Prozesses und sorgen Sie dafür, dass sich neue Mitarbeiter wohl fühlen – während Sie gleichzeitig jede Menge Schulungsressourcen und -kosten sparen. Gerade in Branchen, in denen Compliance-Verpflichtungen erfordern, dass Schulungen sorgfältig dokumentiert werden, sind digitalisierte Schulungen besonders nützlich.
4. Organisieren Sie alles auf einer universellen Onboarding-Checkliste
Die Automatisierung des Onboarding-Papierkrams spart eine Menge Hin und Her beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter zu Ihrem Team. Doch es gibt noch viele weitere On- und Offlineaufgaben, die in bestimmter Reihenfolge erledigt werden müssen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Sie haben ja bereits untersucht, wo Sie stehen und was Sie automatisieren können (und was nicht). Nun ist es an der Zeit, all diese wichtigen Elemente in eine Onboarding-Checkliste aufzunehmen, die Sie auf jede Neueinstellung anwenden.
Zwar müssen Sie diese Liste wahrscheinlich individuell anpassen, doch hier sind einige Grundlagen, mit denen Sie anfangen können:
- Nachdem Sie sich dazu entschieden haben, eine Stelle anzubieten, lösen Sie einfach den Willkommens-Workflow aus, der alle nötigen Ressourcen umfasst: vom Begrüßungsschreiben über den Onboarding-Papierkram bis hin zur Einladung zum Mitarbeiterportal. Und sie alle sind mit Bedingungen formatiert, um zu gewährleisten, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen werden.
- Lassen Sie durch die IT sämtliche Software, Computer und Berechtigungen einrichten, die der neue Mitarbeiter benötigt.
- Nachdem die IT ihre Aufgabe erledigt hat, stellen Sie sicher, dass der Schreibtisch für den neuen Mitarbeiter bereit ist und einladend aussieht. Sie können auch die Software durchgehen, die der neue Mitarbeiter verwenden wird, und einige einfache Aufgaben einrichten, um ihnen den Einstieg zu erleichtern.
- Planen Sie eine Bürotour und wichtige Meetings an Tag 1. Und wenn Sie befürchten, dass Sie neue Mitarbeiter möglicherweise überfordern, dann keine Sorge: Robert Half & Associates fand heraus, dass nahezu 90 % der neuen Mitarbeiter ihren Manager an Tag 1 kennenlernen wollen. Und über 80 % wollen am selben Tag formell ihren Kollegen vorgestellt werden.
- Zusätzlich zu persönlichen Meetings sollten Sie auch bei den Vorgesetzten neuer Mitarbeiter nachhören, um sicherzustellen, dass sie Rolle, Ziele und Verantwortlichkeiten vorbereitet haben – und dass sie wissen, welche Erwartungen das Unternehmen an das neue Teammitglied stellt.
- Richten Sie Touchpoints für wichtige Momente auf dem beruflichen Pfad Ihrer Mitarbeiter ein: Woche 1, Monat 1, Monat 3 und so weiter.
Wenn es darum geht, eine gründliche Onboarding-Checkliste zu erstellen, können die hier aufgeführten Tipps nur an der Oberfläche kratzen. Um einen vollständigen Überblick zu erhalten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Erstellen der ultimativen Onboarding-Checkliste, die Ihre Unternehmenskultur wahrt.
5. Erfassen Sie Daten (und echtes Feedback)
Digitale Formulare sind nicht nur effizienter und benutzerfreundlicher als ihre physischen Pendants, sondern auch äußerst praktisch, um Unmengen von Daten an einem Ort zusammenzutragen, damit sie dort analysiert werden können. Mit den hierbei erfassten Metriken können Sie sich ein Bild von der Demografie Ihres Personals, von Ihren stärksten und schwächsten Fähigkeiten sowie von vielen weiteren Bereichen machen. Diese Informationen unterstützen die Planung sämtlicher Aspekte: von Ihrer strategischen Roadmap bis hin zur nächsten Bestandsbestellung.
Neben softwaregeneriertem sollten Sie auch persönliches Feedback in Ihren Ansatz aufnehmen. Warum? Weil fast 40 % der Mitarbeiter angeben, dass sie aufhören, sich zu bemühen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Vorgesetzten ihre Ideen ablehnen. Einfach nur nach Feedback zu fragen (und richtig zuzuhören!), kann bereits erheblichen Einfluss auf Bindung und Produktivität haben.
Fügen Sie Ihrer Onboarding-Checkliste das Einholen von Feedback hinzu, um regelmäßig nachzuhören, wie Mitarbeiter zurechtkommen.
3 Möglichkeiten für Mitarbeiter-Onboarding über Dropbox Sign
Egal, ob Sie nur mal in automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding hineinschnuppern oder gleich voll eintauchen wollen – mit Dropbox Sign haben Sie alle Optionen, die Sie jemals brauchen.
1. Organisieren Sie sämtliche Onboarding-Unterlagen mit Dropbox Sign
Die schnellste Methode, um Online-Onboarding zu implementieren, sind unsere günstigen transparenten Abos. Hiermit können Sie im Handumdrehen wiederverwendbare Vorlagen für Onboarding-Dokumente erstellen (wie z. B. Steuerformulare, NDAs, Verträge, Mitarbeiterhandbücher usw.), Informationen leicht unter Teammitgliedern verteilen und neue Mitarbeiterdokumente zur Signatur versenden.
2. Integrieren Sie automatisiertes Mitarbeiter-Onboarding mit der Dropbox Sign API
Mit der Dropbox Sign API können Sie papierlose und anpassbare Onboarding-Flows direkt in Ihre bestehenden Websites, Apps und Systeme einbetten. Passen Sie unsere Funktionen optimal an Ihre einzigartigen Prozesse an, integrieren Sie sie eng in Ihre Abläufe und erweitern Sie das Markenerlebnis mit unseren Branding-Funktionen.
3. Schaffen Sie intelligentes Mitarbeiter-Onboarding mit Dropbox Forms
Mit Dropbox Forms können Sie standardmäßige papierbasierte Onboarding-Prozesse in einen intelligenten Online-Workflow umwandeln – ganz ohne zahlreiche schwer zu entziffernde PDFs. Eingegebene Informationen werden automatisch in etwaige Wiederholungsfelder eingefügt, die Bedingungslogik ändert Fragen anhand vorheriger Antworten und Datenvalidierungen prüfen in Echtzeit, ob die Informationen korrekt sind. Und all diese Daten fließen dann direkt in Ihre HR‑Datenbanken, damit Sie jederzeit darauf zugreifen und sie teilen können, ohne sie hierfür manuell neu eingeben zu müssen.
Indem Sie Dropbox Forms integrieren, können Sie unabhängig von dem Gerät oder Betriebssystem, das neue Mitarbeiter oder Auftragnehmer verwenden, Reibungspunkte und somit auch Abwanderung reduzieren. Gleichzeitig profitiert nicht nur neues Personal, sondern auch Ihr Unternehmen von einem schnellen und unkomplizierten Onboarding.
Erfahren Sie, wie Instacart mit Dropbox Forms Onboarding in seinen bestehenden Workflows integriert hat und die Bearbeitung von Auftragnehmerbewerbungen um 270 % beschleunigen konnte.
Es ist Zeit, die HR mit besserem Onboarding zu transformieren
Bei Automatisierung geht es nicht darum, Ihr Büro in einen Haufen Roboter zu verwandeln, die sich den ganzen Tag anschweigen. Es geht darum, redundante manuelle Aufgaben aus dem Arbeitsalltag zu beseitigen, damit Sie Zeit für wichtige Gespräche haben, die zum Wachstum Ihres Unternehmens führen.
Egal, ob Sie sich am Ende für eine der leistungsstarken Businessplattformen von Dropbox Sign oder für eine andere Software zur Workflow-Automatisierung entscheiden – wir wissen, dass Sie viele Vorteile und Einsparungen erzielen werden, wenn Sie einfach nur unsere fünf Taktiken für optimale automatisierte Onboarding-Prozesse befolgen.
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