kohlpharma accelererar signaturbaserade arbetsflöden
40 år efter grundandet är kohlpharma en av de största tyska importörerna av patentskyddade och receptbelagda läkemedel i Europa och den obestridda marknadsledaren i Tyskland. Grundaren Edwin Kohl har sedan starten fokuserat på nödvändig konkurrenskraftig prissättning till nytta för konsumenter, och vårdsystemet sparar hundratals miljoner euro varje år som ett resultat av detta.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
De flesta läkemedel tillverkas i Europa av internationella företag som vanligtvis väljer en central produktionsanläggning i EU. Skälen bakom denna strategi är bland annat låga skattekrav och mer konkurrenskraftiga löner. Läkemedlen hamnar sedan i omlopp över hela EU under de typiska marknadsförhållandena i varje medlemsland och är generellt sett billigare än i Tyskland. kohlpharma utnyttjar de lägre kostnaderna i andra EU-länder för att kunna erbjuda originalpreparat på den tyska marknaden till attraktiva priser. Dessa originalläkemedel märks sedan om eller förpackas om i enlighet med tyska krav. Besparingarna ger minskade påfrestningar på vårdsystemet vilket gynnar läkare, farmaceuter och framför allt patienter.
Eftersom kohlpharma använder överskottslager i sin leveranskedja är det en viktig utmaning att på ett pålitligt sätt kunna möta efterfrågan. Varutillgänglighet och potentiella leveransproblem kan variera av orsaker som ligger utanför företagets kontroll. En särskild logistikutmaning är den kvalitetssäkrade transporten av kylda läkemedel, som insuliner eller vacciner, som måste förvaras i en konstant temperatur på 2 till 8 °C genom hela leveranskedjan. Det är därför ännu viktigare att processer från inköp till leverans samordnas på bästa möjliga sätt. Av denna anledning förlitar sig kohlpharma alltmer på digitaliseringens potential.
Innan ett läkemedel kan komma i omlopp efter köp måste en mängd dokument fyllas i och undertecknas. Som läkemedelstillverkare följer kohlpharma GMP-regler (Good Manufacturing Practices), vilket innebär omfattande skriftlig dokumentation för alla processer och genomförda produktionsordrar. Korrespondens inklusive orderläggning och avtal har historiskt sett utförts med analoga processer: tidskrävande utskrift, signering, skanning och e-postkommunikation. Johannes Reinert konstaterar: ”Genomflödestiderna, särskilt för GMP-relevanta dokument, är ibland mycket långa med komplexa processer. Det var därför vi sökte en lösning som kunde påskynda dessa aktiviteter. Vi letade efter ett förenklat, digitalt och samlat fundament med alla våra EDP-leverantörer och servicepartner."
”Många av våra användare arbetar nu hemifrån, och detta har gett helt nya upplevelser för både distansarbetarna och de som sysslar med elektronisk databehandling. Jag är jätteglad över att ha valt Dropbox Sign, eftersom lösningen hjälper mig att göra arbetet betydligt enklare för både distansarbetare och personal på kontoret.”
kohlpharma försökte först utveckla en lösning internt, som inte bara skulle baseras på e-signaturer utan också kartlägga relaterade arbetsflöden. Förändrade prioriteringar ledde dock till förseningar i färdigställandet, så företaget ville istället investera i e-signaturhantering. Dropbox Sign visade sig vara den bästa lösningen tack vare dess transparens, enkelhet, direkta tillgänglighet och avtalsmässiga ramverk. Tack vare framgångarna med Dropbox Signs molnlösning och API för e-signaturer fattade företaget snabbt beslut om grundlig testning.
”Jag såg att Dropbox Sign var den bästa lösningen för oss. Vi arbetade med ett litet test till att börja med och märkte snabbt av fördelarna med lösningen – den lämpade sig för att lösa alla problem vi kände till och som uppstod under testet.” – Johannes Reinert
Användarvänlighet, snabbt i bruk
Dropbox Sign-användargränssnittet är intuitivt. Stegvis vägledning genom avtal och formulär säkerställer att alla relevanta fält fylls i och att alla nödvändiga underskrifter infogas. Dropbox Sign kan integreras i vilken miljö som helst, också med individuell varumärkesprofilering. Detta hjälpte omedelbart kohlpharma att framgångsrikt gå över till distansarbete. Från verbal beställning till mjukvaruimplementering tog hela processen mindre än en timme.
”Jag hade den perfekta lösningen för underskriftsarbetsflöden klar för användning, vilket innebar att vi kunde erbjuda och uppmuntra våra team att arbeta på distans.Detta skapade potential för förbättrade affärsprocesser och en högre grad av frihet på arbetsplatsen.” – Johannes Reinert
Från analogt till digitalt: den papperslösa framtiden
Efter att de första testerna överträffat alla förväntningar planerar kohlpharma redan nästa steg för att påskynda affärsprocesser och förbättra arbetsförhållandena med hjälp av Dropbox Sign.
Internt – ökad transparens
Planen för framtiden är att helt digitalisera interna dokumentarbetsflöden och obligatoriska interna utbildningsbekräftelser. Detta kommer att avsevärt öka transparensen och eliminera behovet av att digitalisera motsvarande dokument senare. För dokument som behöver undertecknas av flera parter förenklar e-signaturer processen för både redigerare och undertecknare.
Externt – förbättra samarbetet
Redigering och signering av leverantörsavtal kommer också att digitaliseras. Genom denna process kommer avtalsstrukturerna och avtalen med leverantörer förenklas med hjälp av mallar. Dokument för företagskunder som signeras av kohlpharma kan i framtiden exklusivt redigeras med Dropbox Sign
Kvalitetssäkring – ständigt accelererade processer
För SOP-rutiner (Standard Operating Procedures) med noggrant reglerade produktionsprocesser, till exempel inom kvalitetssäkring och EDP-kvalitetssystem, kommer manuella signaturer att ersättas med digitala motsvarigheter. Med automatiserade lager och helintegrerad fjärrövervakning av försörjningskedjan är kohlpharma redan nu en pionjär inom områdena digitalisering och automatisering i den tyska läkemedelsindustrin. De planerar att i en inte allt för avlägsen framtid ta bort alla pappersbaserade godkännandeprocesser i så stor utsträckning som möjligt. De har fortfarande en bit kvar, men med Dropbox Sign har de nått en betydande milstolpe. Med tiden kan formulär konverteras till Dropbox Sign-dokument, vilket på köpet minskar behovet av fysisk arkivering.
Johannes Reinert förklarar: ”När jag ser framåt skulle jag vilja se att kvalitetssäkringen till exempel går över till digitala formulär. Digitala formulär är mycket enklare och kan hanteras mer effektivt. Alla lagstadgade uppdateringar kan göras på kortast möjliga tid och över alla relevanta dokument, utan att högar av formulär behöver förstöras. Allt signeras och fylls i med smidigt integrerade Dropbox Sign-komponenter. Så vi får återigen fördelar när det gäller transparens – varenda detalj i varje process kommer att kunna spåras.”
Vill du nå samma framgångar som kohlpharma?
Fråga oss om Dropbox Sign i dag. Dropbox Sign är ett enkelt sätt för företag att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer. Om du behöver hjälp med att välja rätt Dropbox Sign-produkt kan vi boka ett demomöte så du får upptäcka hur signaturbaserade processer kan optimeras i din verksamhet.
Kontakta oss
