Forskning från BambooHR avslöjar de tre viktigaste anledningarna till stor personalomsättning: den nya medarbetaren gillar inte ledningen, arbetet är inte som förväntat, eller den nya medarbetaren inser att hen inte gillar yrket över huvudtaget.

‍

Om det bara kunde finnas någon slags process som lät dig och den nya medarbetaren dela mer information om företaget och rollen innan du slösar bort hundratals rekryteringstimmar på en lösning som kanske inte fungerar...

‍

Vänta, det finns ju!

‍

‍

Det kallas ”onboarding”, och företag som lyckas bra med denna process förbättrar personalomsättningen med 82 procent och produktiviteten med över 70 procent.

‍

Er nya personal vill komma igång direkt och känna sig produktiva på ert företag. De vill inte behöva söka nytt jobb och vara den nya i gänget en gång till.

‍

Tänk hur det skulle kunna bli om er egen onboardingchecklista var utformad för att infria alla dessa förväntningar?

‍

Dag ett kliver de nyanställda in genom dörren med färdiga sociala nätverk i er organisation. Alla andra vet att de är här och vad de sysslar med. De är inte bara fysiskt förberedda utan också mentalt redo att börja samarbeta med sina kolleger.

‍

Ni behöver inte slösa bort någon tid – de har redan förstått sitt syfte i organisationen, viktiga efterlevnadsfrågor och hur de kan vara produktiva från början.

‍

Din nya medarbetare ser redan fram emot förplanerade möten med ledningsgruppen, välplanerade utbildningar och regelbundna kontakter med en onboardingperson du tilldelade för flera veckor sedan.

‍

Denna medarbetare har alla möjligheter att bli framgångsrik – och är förberedd för att kunna anta utmaningen – bara för att ditt företag brydde sig tillräckligt mycket om långsiktigheten för att följa bästa praxis och utveckla en onboardingchecklista som fungerar.

‍

Börja vid rekryteringen, inte första dagen på jobbet

‍

En inbjudan till er medarbetarportal, en länk till arbetsflödet du skapat för att automatisera och förenkla arbetsflödet (det är sant, detta finns faktiskt), eller bara ett mejl – vad du än gör ska du se till att ta kontakt med den nyanställde på något vis innan första arbetsdagen!

‍

Det kanske kräver det lilla extra att ta kontakt med ny personal för att visa hur glad du är att ha dem i teamet, men forskningen visar att det fungerar.

‍

En studie från University of Iowa visade att nyanställda som kände sig välkomna i sin nya arbetsmiljö rapporterade större nöjdhet, bättre resultat och större benägenhet att bli kvar på företaget.

‍

Dessvärre är det omvända också sant. Medarbetare som inte förstod eller kände sig hemma på det nya företaget var mindre engagerade, mindre produktiva och ständigt missnöjda. Vi skulle inte räkna med att en sådan kollega blir kvar särskilt länge.

‍

Så visa att du bryr dig. Visa att de att hamnat rätt. Se till att du får den nya personalen att känna sig hemma och att du ordnat en enkel väg till framgångar genom att lösa allt personalkrångel redan innan de kliver in på kontoret för första gången.

‍

Börja välkomnandet tidigt

‍

Den första dagen är viktig för den nyanställde medarbetaren, så man kan förstå att vissa HR-specialister och chefer tycker det är bäst att vänta med att dränka den nya kollegan med massor av information.

‍

Men forskningen visar att detta kanske inte stämmer.

‍

Robert Half & Associates noterade att 89 procent av nyanställda vill träffa sin chef och 83 procent vill bli formellt presenterade för sina kolleger första dagen. Intressant nog tyckte bara 44 procent att det var viktigt att få bli bjuden på lunch den dagen.

‍

Men om du ändå planerar en lunch med den nya kollegan första dagen är detta en bra sak att berätta när du börjar gå igenom onboardingchecklistan långt före första dagen.

‍

Utveckla en struktur för de första veckorna

‍

Många av oss har känt oss helt vilse på det nya jobbet när alla introduktioner är klara och vi äntligen är själva för första gången.

‍

Det är just därför det är viktigt att planera för denna situation i förväg. Be inte den nya kollegan själv försöka fundera ut vad hen ska göra härnäst eller vem som ska kontaktas under de första veckorna.

‍

Återigen är detta är en viktig kulturell markör som säger ”Du är på rätt plats, vi är glada över att du är här, och vi har ordning på våra grejer!”

‍

Låt istället ert ärendesystem, det automatiska onboardingsystemet (guldstjärna om ni har ett sådant på plats!), eller andra processer som används i er organisation ge den anställde stöd de första dagarna.

‍

Se till att sluta med anvisningar om att ”ställa in skrivbordet” och "träffa David på IT-avdelningen för att få dina behörigheter” efter några veckor när hen mer och mer börjar komma in i det arbete hen anställdes för.

‍

Sätt samman ett komplett onboardingteam

‍

Ett tvärfunktionellt team är en bra lösning för många situationer som uppstår inom en organisation – så varför inte implementera ett sådant när det gäller den viktiga uppgiften om att skapa en onboardingchecklista som fungerar?

‍

Självklart har HR-avdelningen koll på efterlevnaden men det är IT-avdelningen som förstår vad som krävs för att ny personal ska kunna komma igång med systemen, veteranerna på avdelningen som vet vilka dagliga uppgifter de kan förvänta sig och ledningen som vet vilka prestationskriterier de kommer att bedömas efter.

‍

Faktum är att det är ganska viktigt för nyanställda att från början i onboardingchecklistan ha stöd och feedback från ledningen.

‍

En studie som publicerades i Academy of Management Journal visade att den nyanställdes uppfattning om stödet från ledningen korrelerade med känslan av tydlighet och nöjdhet i jobbet, och till och med uppfattningen om lönen. Dessvärre kände nyanställda i genomsnitt att detta stöd – och deras uppfattning om jobbet – började sjunka så tidigt som sex månader efter att de börjat.

‍

Som en karta hjälper ett anpassat onboardingteam – inklusive en särskilt utsedd kontaktperson – nyanställda att ta sig igenom onboardingchecklistan och nå full produktivitet snabbare än om de rörde sig framåt utan riktning.

‍

Eliminera flaskhalsar på grund av pappersarbete

‍

‍

Enligt en undersökning från ADP med 1 500 anställda, chefer och HR-medarbetare gjorde 80 procent av HR-organisationerna fortfarande onboardingprocesserna för hand på papper. Färre än 12 procent av anställda kunde komma åt något av onboardingdokumenten från en mobil enhet.

‍

Skattedokument, personalhandböcker, avtal, lönespecar, sekretessavtal och andra typer av handlingar är nödvändiga för onboardingprocessen...

‍

Eller ...?

‍

At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

‍

Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

‍

Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

‍

‍

Skapa tydliga förväntningar och regelbundna kontaktpunkter

‍

”Jag har två slags problem, brådskande och viktiga. De brådskande är inte viktiga, och de viktiga är aldrig brådskande.”

‍

Vi har koll på läget, President Eisenhower.

‍

Det kan ofta vara svårt att faktiskt hinna med jobbet du är anställd för – folk tittar förbi för att snacka en stund, mejlen rasar in i inkorgen och dina kunder och kolleger behöver ständigt din hjälp att släcka bränder.

‍

Detta gäller i synnerhet om du inte har en plan att hålla fast vid från början.

‍

Behandla vaghet som en fiende. Om du inte är redo att hjälpa nyanställda utveckla SMART-mål och planerar in regelbundna möten mellan dem och deras kontaktpersoner och andra medlemmar i onboardingteamet är också du ansvarig om personen i fråga inte når upp till de förväntade prestationerna.

‍

Vänta inte på den, be om feedback

‍

Fanns det inget skrivbord klart första dagen? Tog det en vecka innan de hade inloggningsuppgifter till alla de system ni använder?

‍

Som tur är kommer nyanställda inte att säga till dig om de tycker du gör ett dåligt jobb – men det betyder inte att de inte tänker på det när de bestämmer sig för att gå på den där intervjun för ett nytt jobb trots allt.

‍

En tredjedel av de nyanställda bestämmer sig för om de ska stanna kvar på det nya företaget under anställningens första månad. Och vet du vad som sammanfaller med dessa första 30 dagar? Er onboardingchecklista.

‍

Så istället för att bli förvånade när ytterligare en nyanställd slutar efter en kort tid på företaget måste ni hitta ett sätt att ta reda på vad de tycker och tänker. Vänta inte. Be om feedback.

‍

Nästan 40 procent av medarbetarna säger att de kommer att sluta försöka om de känner att överordnade avfärdar deras idéer. Att bara fråga om och lyssna på feedback kan bokstavligen öka produktiviteten i teamet och hela organisationen!

‍

Använd onboardingchecklistan för att pränta in vikten av att aktivt be om feedback regelbundet för att förhindra onödig personalomsättning.

‍

Integrera företagskulturen så ofta det går

‍

När Harvard Business Review undersökte resultaten från 70 olika studier noterade de att känslan av att vara socialt accepterad på jobbet var en av de viktigaste faktorerna för lyckad rekrytering.

‍

När en anställd känner sig som en viktig del i nätverket känner hen sig trygg i att ställa frågor, ta till sig de resurser som behövs och ta de viktiga steg som kan driva ert företag framåt.

‍

Onboardingprocessen för nyanställda är bästa möjligheten för er att berätta vad ert företag handlar om och varför den nyanställde hamnat på exakt rätt plats. Om ni vill att varje enskild anställd ska vara del av berättelsen måste ni börja implementera företagskulturen i checklistan.

‍

Dåligt kommunicerad, spretig eller obefintlig kommunikation om kulturen kommer att hämma företagets framsteg mot strategiska mål. Om alla anställda har en egen bild av organisationens syfte och mål, hur ska de då kunna nå fram till samma destination?

‍

Om ni behöver hjälp med att integrera er företagskultur kan ni lära er mer om transparens, hur man skapar motivation, öppnar kommunikationsvägar och mycket annat i vår vägledning till hur man bygger företagskultur i er onboardingchecklista.

‍

Sluta inte efter en vecka

‍

‍

Det är helt upp till er hur lång tid ni tänker att onboardingchecklistan ska ta att genomföra, men vi rekommenderar att ni börjar med den samma dag ni väljer vem som ska rekryteras, till minst sex månader efter personens första dag.

‍

Dessa viktiga steg som börjar långt före personen kommer till kontoret är mycket viktiga. De ger inte bara nyanställda tid att lära sig vad som förväntas, de ger också dig och teamet tid att förbereda er på att ta emot den nya kollegan.

‍

Om ert företag har en 60 eller 90 dagar lång provanställning ska både ert tvärfunktionella onboardingteam och den aktuella kontaktpersonen ge personen stöd under hela denna tid så att hen får goda möjligheter att infria förväntningarna.

‍

Onboardinguppgifterna kommer självklart att avta under de kommande månaderna, men se till att fundera på om det finns andra specifika utbildningar som bör genomföras så att den nya kollegan verkligen förstår sin roll, företaget och möjligheterna till framgångar.

‍

Det också under den här perioden som andra avdelningar kanske tar över ansvaret för processen från HR-avdelningen.

‍

Även om onboardingchecklistan inte officiellt fyller ut ett helt år ska den nyanställdes första årsbedömning skräddarsys för att uppmärksamma att det är just det första året. Vid det här laget ska eventuella funderingar personen haft under året hunnit formulera sig, så se till att vara öppen för feedback och se till att den nyanställde känner sig bekväm med situationen och resultatkriterierna.

‍

Den ultimata onboardingchecklistan

‍

Att utveckla en onboardingchecklista med de rutiner vi beskriver här kan förbättra arbetsresultaten, skapa ett större engagemang för er organisation, skapa större glädje på arbetsplatsen – och alla dessa faktorer kan minska personalomsättningen och spara in tusentals dollar och hundratals timmar på att ersätta en medarbetare som kanske stannat kvar om den inledande processen varit bättre.

‍

Starta upp det här arbetet med vetskapen att de inte alltid kommer att vara enkelt, och att allt inte ligger på medarbetarens axlar. Syftet med att skapa den ultimata onboardingchecklistan är att göra arbetet synligt för att säkerställa att ny personal, HR-avdelningen och organisationen som helt har möjlighet att nå sin fulla potential utan att förlora greppet eller kolleger längs vägen.

Vi har sammanställt den ultimata onboardingchecklistan med hjälp från Betterteam och Process Street. Vi uppmuntrar er att skapa ett eget arbetsflöde som fungerar perfekt för ert eget fantastiska och unika team.

Före dag ett

‍

• Sätt samman ett tvärfunktionellt onboardingteam och presentera en kontaktperson eller ”kompis”
• Se till att ni och den nya medarbetarens chef har samsyn kring roller, mål och ansvarsområden
• Fyll i alla juridiska formulär och dokument
• Förbered den anställdes arbetsplats
• Ge åtkomst till alla verktyg, enheter, dörrar etc. som den anställde kommer att behöva
• Skapa konton till eventuella programvarusystem den anställde behöver för att kunna göra sitt jobb
• Skicka visionsdokument, handböcker eller artiklar som ni vanligen låter nyanställda läsa
• Sammanställ ett förmånspaket inklusive en sammanfattning av vanliga frågor
• Tillhandahåll en kopia på arbetsbeskrivningen med ansvarsområden
  
  

Dag ett

‍

• Se till att teamet vet att den nyanställde ska komma och att den rekryterande chefen finns på plats för att välkomna
• Välkomna formellt personen till teamet och presentera er
• ‍Ta en rundtur på kontoret
• Starta arbetsflödet i utbildningsmaterialet
• Boka möten med ledningen för att gå igenom förväntningarna
• Gå igenom företagskulturen
• ‍Se till att ett personligt möte med kontaktpersonen genomförs
  
  

Under första veckan

‍

• Se till att det första riktiga arbetsprojektet sätts igång
• Gå igenom förväntningar för kommande månad
• Boka minst ett möte för att gå igenom feedback och svara på frågor
• Uppmuntra den nyanställde att kommunicera med sin kontaktperson
  
  

Under första månaden

‍

• Se till att ha flera möten med dig, ledningen och kontaktpersonen planerade
• Förklara långsiktiga mål på företagsnivå så att den nyanställde är införstådd med riktning och kultur
• Tillhandahåll utbildningsmaterial för personlig utveckling
• Arrangera små evenemang för att uppmuntra den nyanställde att interagera socialt med teamet
• Be om feedback på onboardingchecklistan

Efter tre månader

‍

• Schemalägg ett informellt utvecklingssamtal
• Granska tidigare och framtida uppgifter för att säkerställa överensstämmelse
• Granska tidigare resultatmål och fastställ nya förväntningar
• Ge och be om feedback igen
• Kontrollera den anställdes framsteg i utbildningar
• Diskutera slutet av provanställningen och förväntningarna efter detta
• Fråga den nyanställde hur hen känner inför företagskulturen och sin plats i den

Efter sex månader

‍

• Genomför ett utvecklingssamtal efter sex månader
• Gå igenom den anställdes mål och framsteg hittills
• Skapa målsättningar för de kommande månaderna
• ‍Kontrollera att den anställde har fått all nödvändig utbildning
• Öppna upp för ärlig feedback
• Se till att den anställde fortfarande känner en stark koppling till företagskulturen

Efter ett år

‍

• Genomför det årliga utvecklingssamtalet
• Uppmärksamma det första året på företaget och gå igenom hur förväntningarna har infriats
• Diskutera mål, projekt och planer för kommande år
• ‍Diskutera policyer för ersättning och lönerevision
• Be om – och lyssna efter – feedback på onboardingchecklistan och företagskulturen
• Grattis, du har nått milstolpen ett år! Ni kan se fram emot ytterligare ett år av fantastiskt samarbete.