Frigör effektivitet: Den förbisedda fördelen med att digitalisera dokument

Föreställ dig en värld där godkännanden tar sekunder, inte dagar. Där kontrakt undertecknas elektroniskt var som helst, när som helst, och att ni inte längre behöver jaga underskrifter.

Detta är vad e-signaturer innebär. Det är ett kraftfullt verktyg som kan revolutionera hur ert företag hanterar dokument.

Börja signera med Dropbox Sign

I de digitala affärernas ständigt föränderliga landskap, är det inte bara ett mål att bemästra konsten att effektivisera – det är en nödvändighet. När företag anpassar sig till en värld där beslut fattas i farten och distansarbete är normen, blir förmågan att teckna avtal snabbt och säkert av största vikt.

Det är här e-signaturlösningar kommer in i leken: En revolutionerande lösning för företag som vill effektivisera arbetsflöden och öka smidigheten. Upptäck hur integration av e-signaturlösningar kan förbättra era arbetsflöden och säkerställa att er verksamhet är lika effektiv som innovativ.

Varför digitalisera era dokument? Fördelar utöver det grundläggande

Digitalisering av dokument är inte bara ett steg mot en papperslös tillvaro. Det är en omfattande strategi som syftar till att öka effektiviteten, förbättra säkerheten och minska kostnaderna. Så varför implementerar företag dokumentdigitalisering i allt större utsträckning?

Kostnadseffektivitet

En studie av Record Nations avslöjade att företag kan spendera upp till 8 000 USD årligen på pappersdokument. De kan dessutom lägga upp till 8 500 USD på arkivering och lagringsutrymme och cirka 30 000 USD i arbetskostnader för att hantera dessa dokument.

Förbättrad produktivitet

McKinsey & Company rapporterar att medarbetare spenderar i genomsnitt 9,3 timmar per vecka på att söka information i fysiska dokument och dokumentbehandling. Med digitalisering blir insamling av dessa data omedelbar och sökbar, vilket avsevärt minskar den tid medarbetare lägger på administrativa uppgifter.

Utökad säkerhet

I jämförelse med att använda arkivskåp, kan elektroniska dokument säkras med avancerad kryptering och åtkomstkontroll, vilket minskar risken för obehörig åtkomst eller förlust. Digitala format medger detaljerade granskningsloggar, vilket säkerställer att varje åtkomst och redigering loggas och att känslig information skyddas.

Ökad tillgänglighet

Elektroniska underskrifter och digitala dokument kan nås och signeras från vilken enhet som helst med internetanslutning, vilket ger flexibiliteten att arbeta var som helst. Detta är särskilt viktigt i dagens distansbaserade och hybrida arbetsmiljöer.

Miljöpåverkan

Minskad pappersanvändning hjälper företag att sänka sitt koldioxidavtryck, vilket bidrar till miljömässiga hållbarhetsmål.

Skalbarhet och flexibilitet

E-signaturlösningar, som de som erbjuds av Dropbox, tillhandahåller skalbara verktyg som växer med ert företag. De har stöd för en rad funktioner, med allt från enkel dokumentsignering till komplexa avtal, vilket säkerställer flexibilitet för olika affärsbehov.

Snabbare godkännanden

Med verktyg som en dokumentskanner kan företag snabbt konvertera fysiska dokument till säkra, högkvalitativa PDF-filer. Dessa kan sedan enkelt delas och signeras, vilket effektiviserar godkännandeprocesser och ökar kundtillfredsställelsen.

Digitalisering av era dokument handlar inte bara om att spara lagringsutrymme

När ni digitaliserar era dokument sparar ni inte bara lagringsutrymme. Det handlar om att skapa ett mer effektivt, säkert och framtidstryggat dokumenthanteringssystem. Med rätt verktyg och strategier kan ni frigöra den fulla potentialen i era dokument och se till att ert företag blomstrar. Denna omvandling sträcker sig längre än att bara lagra digitala filer – den bidrar med kraften som följer med elektroniska underskrifter (e-underskrifter).

Föreställ dig till exempel en marknadsföringsbyrå som snabbt försöker få kundens godkännande gällande kampanjmaterial. Om godkännanden kräver fysiska underskrifter och manuella steg kan det fördröja projektplaneringar och påverka kundnöjdheten.

Digitalisera era dokument i tre enkla steg

På resan mot digital omvandling spelar processen att digitalisera dokument och integrera e-signaturer en avgörande roll. Bästa sättet att digitalisera era dokument på, i tre enkla steg:

Steg 1: Utvärdera ert aktuella arbetsflöde

Första steget mot en lyckad digital omvandling är att förstå ert nuvarande läge. När ni identifierar ineffektivitet och förbättringsområden, blir det enklare att fastställa det bästa tillvägagångssätt för att digitalisera era dokument. Viktiga saker att tänka på:

Identifiera smärtpunkter

Gör en inventering av utmaningarna och ineffektiviteten i era befintliga dokumentarbetsflöden. Detta kan inbegripa förseningar av godkännanden, manuella arkiveringsprocesser eller säkerhetsproblem. Några frågor ni bör ställa er själva:

• Hur mycket tid lägger vi på att skriva ut, skanna och arkivera pappersdokument?
• Förekommer förseningar av godkännanden på grund av fysisk dokumenthantering?
• Hur lätt är det att komma åt och hämta dokument när det behövs?

Analysera arbetsflöden

Kartlägg era dokumentarbetsflöden från det tillfälle de skapas, till lagringsutrymme och hämtning. Identifiera områden där manuella processer kan ersättas med digitala lösningar.

Upprätta mål

Definiera tydliga mål för digitaliseringen, som att förbättra effektiviteten, minska kostnaderna eller förbättra samarbetet. Dessa mål kommer att guide er digitaliseringsstrategi.

Steg 2: Välj era digitaliseringsverktyg

När ni har identifierat möjligheter för digital omvandling är det dags att välja rätt verktyg för att effektivisera era dokumentarbetsflöden. Tänk på följande:

Dropbox Sign

Dropbox Sign, i egenskap av ett förstklassigt verktyg för dokumentdigitalisering och e-signaturintegration, kan erbjuda ett användarvänligt gränssnitt och robusta funktioner för sömlös dokumenthantering. Ladda upp dokument i olika format, skicka ut dem för elektroniska underskrifter, håll koll på förloppet i realtid eller använd automatiseringsalternativet och dra fördel av obegränsade sändningsmöjligheter. Dropbox Signs intuitiva gränssnitt gör det enkelt för vem som helst att komma igång, oavsett teknisk expertis.

Dropbox Sign API

För organisationer som vill integrera e-signaturer direkt i sina befintliga system, erbjuder Sign API en skalbar lösning. Med Sign API kan ni anpassa arbetsflöden för e-signaturer, integrera med tredjepartsapplikationer och effektivisera dokumenthanteringen genom hela organisationen. Det kräver heller inga omfattande kodningskunskaper för att integrera Sign API med era befintliga system.

Steg 3: Implementera och skala upp

När ni väl har valt era digitaliseringsverktyg är det dags för implementering och att skala upp utifrån era affärsbehov:

• Implementering: Arbeta med ert IT-team eller tjänstleverantör för att integrera Dropbox Sign eller Dropbox Sign API i era befintliga system. Se till att korrekt utbildning och support ges till medarbetare för att underlätta en smidig övergång.
• Anpassning: Skräddarsy funktionerna för Dropbox Sign eller Dropbox Sign API för att tillgodose era specifika affärskrav. Anpassa arbetsflöden, användarbehörigheter och säkerhetsinställningar för att optimera dokumenthanteringsprocesser.
• Uppskalning: I takt med att ert företag växer kan ni utnyttja skalbarheten hos Dropbox Sign eller Dropbox Sign API för att tillgodose ökande dokumentvolymer och växande affärsbehov. Övervaka prestandavärden och samla feedback från användare för att kontinuerligt förbättra er strategi för digital dokumenthantering.

E-signaturer är en revolution inom dokumentdigitalisering och -hantering

E-signaturer erbjuder en kraftfull lösning genom att effektivisera själva processen som digitaliseringen frigör: Signering av dokument. De gör att folk kan skriva under elektroniskt från vilken enhet som helst med internetuppkoppling, vilket eliminerar behovet av utskrift, skanning och utskick av fysiska kopior. Detta förenklar arbetsflöden, sparar tid och ökar säkerheten.

Effektiviserar arbetsflöden och minskar handläggningstider

E-signaturer effektiviserar affärsverksamheten dramatiskt genom att eliminera behovet av fysisk dokumenthantering. Denna teknik underlättar snabbare beslutsfattande och transaktioner genom följande:

• Minskad handläggningstid: Elektroniska underskrifter tar bort flaskhalsarna i manuell dokumenthantering, såsom utskrift, brevutskick och manuell arkivering. De är ett utmärkt sätt att påskynda arbetsflödescyklerna.
• Förbättrad svarsfrekvens: Med möjligheten att skriva under dokument från vilken internetaktiverad enhet som helst, kan intressenter svara snabbare, oavsett var de befinner sig.
• Automatiserat arbetsflöde: Med e-signaturlösningar följer ofta funktioner som automatiserar olika steg i dokumenthanteringsprocessen. Detta inkluderar utskick av påminnelser, arkivering av färdiga dokument och mycket mer.
  

Förbättrar smidigt både säkerhet och efterlevnad

Integreringen av e-signaturer i ert dokumenthanteringssystem förenklar inte bara driften utan stärker också säkerheten och efterlevnaden för viktiga dokument.

• Robust kryptering: E-signaturplattformar använder avancerad krypteringsteknik för journalföring och för att skydda dokument från obehörig åtkomst. Vissa har till och med inbyggd verifiering via elektroniskt id (undertecknaridentitet).
• Regelefterlevnad: E-signaturlösningar är utformade för att följa relevanta juridiska standarder, såsom US E-SIGN Act och EU:s eIDAS. Detta säkerställer att digitalt signerade dokument är juridiskt bindande och erkända.
• Granskningslogg: Digitala underskrifter ger detaljerade loggar över varje åtgärd som vidtas på ett dokument. Detta inkluderar även vem som undertecknade det, när och varifrån, vilket hjälper till att upprätthålla efterlevnad och underlättar enkla granskningar.
  

Driver kostnadsbesparingar i resurshantering

Övergång till e-signaturer kan avsevärt minska omkostnader förknippade med traditionella pappersbaserade processer.

• Lägre materialkostnader: Eliminering av behovet av papper, bläck och andra tillbehör kan resultera i avsevärda besparingar.
• Minskat lagringsutrymme: Digitala dokument kräver inget fysiskt lagringsutrymme, vilket frigör kontorslagringsutrymme och minskar kostnaderna för dokumentarkiv.
• Minskade arbetskostnader: Automatisering av signeringsprocessen minskar de arbetstimmar som behövs för att hantera dokumentarbetsflöden, från förberedelse till lagringsutrymme.
  

Förbättrar samarbetet mellan team och avdelningar

Digitala underskrifter förbättrar samarbetet genom att möjliggöra en sömlös anslutning mellan team, oavsett deras fysiska plats.

• Omedelbar åtkomst och delning: Dokument kan signeras och delas direkt mellan olika avdelningar eller geografiska platser, vilket underlättar samarbete i realtid.
• Integration med andra verktyg: De flesta e-signaturlösningar integreras sömlöst med populära affärsverktyg som CRM-system, projektledningsprogram och kommunikationsplattformar. Detta kan förbättra samarbetet mellan olika funktioner.
• Spårning och övervakning: Digitala verktyg medger spårning av dokumentstatus i realtid. Detta hjälper team att hålla sig uppdaterade om uppgifters förlopp och minskar tiden som läggs på uppföljningar.
  

För att hålla jämna steg med konkurrenterna krävs det att man anammar verktyg som gör verksamheten mer flexibel. E-signaturlösningar handlar inte bara om att använda ny teknik. De handlar om att göra affärsprocesser snabbare, säkrare och oändligt skalbara. De rymmer företag av alla storlekar för att minska handläggningstider och förbättra säkerheten, vilket ger friheten att arbeta var som helst och när som helst.

Så här kan Dropbox Sign hjälpa er att digitalisera ert arbetsflöde och era dokument

Vetskapen om var man ska börja med dokumentdigitalisering kan vara det svåraste hindret att passera. Knepet är att ha rätt verktyg till hands som hjälper till.

Med Dropbox Sign kan ni

• enkelt integrera e-signaturer i ert arbetsflöde
• hålla register, dokument och granskningsloggar digitaliserade
• vara säkra med OAuth-autentisering, kryptering och efterlevnad av GDPR, ISO 27001 och SOC 2 Type II
• skräddarsy dokumentarbetsflöden med automatiskt ifyllda fält, ha alternativ för varumärkesprofilering och mycket mer
• effektivisera processer med mallar, inbäddad begäran och villkorssats
• sömlöst integrera lösningen i era befintliga system och konfigurera, tack vare vårt lättanvända API
  

Väl på plats kan Dropbox Sign hjälpa er organisation att avsevärt minska tiden och kostnaderna förknippade med manuella processer. Slutresultatet? Digitaliserade dokument och arbetsflöden som är effektivare och säkrare än någonsin.

Digitalisera era arbetsflöden för underskrifter med Dropbox Sign

Dropbox Sign kan förenkla er dokumentsigneringsprocess, medan Dropbox Sign API sömlöst kan integreras i era system för att förbättra er digitala verksamhet.

Genom att integrera dessa verktyg i er konfiguration kan er organisation avsevärt minska tiden och kostnaderna förknippade med manuella processer, vilket säkerställer att era arbetsflöden inte bara är effektivare utan också säkrare.

Utforska funktionerna och fördelarna med våra e-signaturlösningar för att hitta den som passar perfekt för ert företags behov.