Повышение эффективности: неочевидное преимущество оцифровки документов

Представьте себе мир, в котором утверждение документов занимает несколько секунд, а не дней. Где можно подписать договор в электронном виде в любое время откуда угодно. Где не нужно гоняться за подписями.

Такой мир стал реальностью благодаря электронным подписям — технологии, которая меняет документооборот.

Начните подписывать документы с помощью Dropbox Sign

В цифровом бизнесе ситуация постоянно меняется, и компании просто обязаны быть эффективными. Решения нужно принимать на лету, и многие сотрудники работают удаленно. В этой ситуации важно иметь возможность быстро и безопасно заключать соглашения.

Добро пожаловать в мир электронных подписей — революционной технологии, ускоряющей рабочие процессы. Узнайте, как интеграция электронных подписей в корне меняет работу компаний, делая их инновационными и эффективными.

Зачем оцифровывать документы? Неочевидные преимущества

Переводить документы в цифровой формат нужно не только для того, чтобы избавиться от бумажных носителей. Это часть стратегии повышения эффективности, укрепления безопасности и сокращения расходов. Почему все больше компаний оцифровывают документы?

Оптимизация расходов

Исследование Record Nations показало, что компания может тратить до 8000 долл. США в год на бумажные документы. Прибавьте сюда около 8500 долл. США на систематизацию и хранение и около 30 000 долл. США на зарплату сотрудникам, ведущим документооборот.

Повышение продуктивности

Компания McKinsey & Company сообщила, что в среднем сотрудники тратят 9,3 ч в неделю на поиск информации в бумажных документах и традиционный документооборот. Оцифровка позволяет находить данные мгновенно и тратить значительно меньше времени на административные задачи.

Повышенная безопасность

В отличие от физических папок и шкафов электронные документы можно защитить передовыми способами шифрования и контроля доступа. Так вы сведете к минимуму вероятность, что они потеряются или попадут не в те руки. Для цифровых файлов можно создать подробные контрольные журналы, в которые будут записываться все случаи просмотра и редактирования данных, что защитит конфиденциальную информацию.

Удобный доступ

Электронные документы можно просматривать и подписывать с любого подключенного к Интернету устройства, а значит, работать из любой точки мира. Это особенно актуально в современных удаленных и гибридных рабочих средах.

Влияние на окружающую среду

Снижение потребления бумаги уменьшает углеродный след компании и помогает ей достичь целей в области экологии.

Масштабируемость и гибкость

Такие решения для электронного подписания, как предлагаемое Dropbox, масштабируются по мере роста компании. Они открывают весь спектр возможностей, от простого подписания документов до комплексного обслуживания соглашений, и подходят компаниям с разными потребностями.

Более быстрое утверждение

Такие инструменты, как сканер документов, помогают быстро превратить бумажные документы в защищенные файлы PDF высокого качества. Их легко отправлять и подписывать, что ускоряет утверждение и нравится клиентам.

Оцифровка документов не только освобождает место

Оцифровка документов не только освобождает место. Она позволяет создать более эффективную, безопасную и современную систему документооборота. С помощью правильных инструментов и стратегий можно максимально раскрыть потенциал компании и добиться ее процветания. Для этого нужно не просто оцифровать документы и разложить файлы по папкам, а освоить все возможности электронных подписей.

Например, представьте себе маркетинговое агентство, которое пытается сделать так, чтобы клиент быстрее утвердил материалы рекламной кампании. Если бы для этого требовалось физически подписывать документы, проект не удалось бы запустить вовремя и клиент остался бы недоволен.

Три простых этапа оцифровки документов

На пути к цифровой трансформации основное — оцифровать документы и интегрировать решения для их электронного подписания. Для оцифровки документов требуется пройти три простых этапа.

Этап 1. Оценка текущих рабочих процессов

Первый шаг на пути к цифровой трансформации — понять текущую ситуацию. Когда вы поймете, над чем нужно работать, то сможете выбрать верный подход к оцифровке документов. Основные задачи:

Определить болевые точки

Оцените существующие процессы документооборота и найдите в них проблемы и недостатки. Это может быть задержка утверждения, регистрация документов или уязвимости системы безопасности. Задайте себе следующие вопросы:

• Сколько времени уходит на печать, сканирование и регистрацию бумажных документов?
• Затягивается ли утверждение из-за бумажных документов?
• Насколько легко найти и просмотреть нужные документы?

Проанализировать рабочие процессы

Составьте схему документооборота: от создания документа, до его хранения и поиска. Определите, где выполняемые вручную процессы можно заменить на цифровые решения.

Поставьте цели

Поставьте четкие цели оцифровки, например повысить эффективность, снизить расходы или сделать совместную работу более удобной. Эти цели лягут в основу стратегии оцифровки.

Этап 2. Выбор инструментов оцифровки

Определив области, где можно применить цифровые технологии, переходите к выбору инструментов для упрощения документооборота. К вашим услугам:

Dropbox Sign

Dropbox Sign — лучший инструмент для оцифровки документов и интеграции электронных подписей. У него удобный интерфейс и множество функций контроля документооборота. Загружайте документы в различных форматах и отправляйте их на электронное подписание. Можно самостоятельно отслеживать процесс в реальном времени или воспользоваться автоматизацией. Решение поддерживает отправку документов всеми распространенными способами. Благодаря удобному интерфейсу Dropbox Sign с подписанием справится даже новичок без специальных знаний.

Dropbox Sign API

Компании, которые хотят интегрировать электронные подписи в существующие системы, могут воспользоваться масштабируемым решением Sign API. С помощью него можно создать пользовательские рабочие процессы электронного подписания, интегрировать сторонние приложения и упростить управление документами. Для интеграции Sign API с существующими системами не требуются обширные знания в области программирования.

Этап 3. Внедрение и масштабирование

Выбрав инструменты оцифровки, переходите к их внедрению и масштабированию под нужды бизнеса.

• Внедрение: обратитесь в IT-отдел или к поставщику услуг за помощью в интеграции Dropbox Sign или Dropbox Sign API в существующие системы. Чтобы переход прошел без проблем, организуйте обучение сотрудников и службу поддержки.
• Настройка: настройте функции Dropbox Sign или Dropbox Sign API в соответствии с конкретными требованиями бизнеса. Меняйте рабочие процессы, разрешения пользователей и параметры безопасности, чтобы оптимизировать документооборот.
• Масштабирование: по мере роста бизнеса масштабируйте Dropbox Sign или Dropbox Sign API, чтобы приспособиться к растущим объемам документов и меняющимся потребностям компании. Отслеживайте показатели производительности и собирайте отзывы пользователей, чтобы постоянно совершенствовать стратегию управления цифровыми документами.

Электронные подписи — это революционное решение для оцифровки документов и управления ими

Электронные подписи упрощают основной процесс, для которого выполняется оцифровка — подписание документов. Они позволяют подписывать электронные документы с любых устройств, подключенных к Интернету, а значит, больше не надо печатать, сканировать и рассылать физические копии документов. Это упрощает работу, экономит время и дополнительно защищает данные.

Упрощение рабочих процессов и ускорение выполнения задач

Благодаря электронным подписям не нужно обрабатывать физические документы, что значительно упрощает рабочие процессы внутри компании. Эта технология позволяет быстрее принимать решения, обеспечивая движение документов. Среди ее преимуществ:

• Сокращение времени обработки: электронные подписи устраняют узкие места в процедуре обработки документов, такие как печать, рассылка и регистрация документов вручную. Это отличный способ ускорить рабочие циклы.
• Ускорение подписания: все ответственные лица могут быстрее подписывать документы через Интернет с любых устройств, из любого места.
• Автоматизация рабочих процессов: зачастую в решениях для электронного подписания есть автоматизация этапов документооборота. Это может быть отправка напоминаний, архивация документов и многое другое.
  

Безопасность и соответствие стандартам

Интеграция электронных подписей в систему документооборота не только упрощает операции, но и повышает уровень безопасности, обеспечивая соответствие требованиям к обработке важных документов.

• Надежное шифрование: платформы электронного подписания используют передовые технологии шифрования для учета и защиты документов от несанкционированного доступа. В некоторых даже есть встроенная электронная идентификация (подтверждение личности подписывающего лица).
• Соответствие нормативным требованиям: решения для электронного подписания разработаны с учетом соответствия актуальным правовым стандартам, таким как закон США «Об электронных подписях в глобальной и национальной торговле» (ESIGN) и «Регламент ЕС об электронной идентификации и удостоверительных сервисах для электронных транзакций на внутреннем рынке (eIDAS)». Это гарантирует, что документы с цифровой подписью имеют юридическую силу.
• Контрольные журналы: при цифровом подписании ведутся подробные журналы всех действий, выполненных с документом. В них указывается, кто, когда и где его подписал, что помогает обеспечивать соответствие требованиям и облегчает проверки.
  

Сокращение затрат на управление ресурсами

Переход на электронные подписи значительно сокращает расходы, связанные с бумажными документами.

• Снижение затрат на материалы: отказ от бумаги, чернил и других расходных материалов помогает существенно экономить.
• Уменьшение занимаемого места: для хранения цифровых документов не требуется физическое место, поэтому в офисе становится просторнее, а также снижаются затраты на архивирование документов.
• Сокращение трудозатрат: автоматизация процесса подписания сокращает трудозатраты на документооборот, от подготовки до размещения.
  

Удобное взаимодействие с другими рабочими группами и отделами

Цифровые подписи упрощают работу с другими группами, где бы ни находились их участники.

• Мгновенный доступ и рассылка: документы можно подписывать и мгновенно рассылать между отделами или офисами, что упрощает совместную работу в реальном времени.
• Интеграция с другими инструментами: большинство решений для электронного подписания легко интегрируются с популярными бизнес-инструментами, такими как CRM-системы, программы для управления проектами и платформы для общения. Это упрощает совместную работу людей на разных должностях.
• Отслеживание и мониторинг: за статусом цифровых документов можно следить в реальном времени. Так легче понимать, на каком этапе вы сейчас находитесь, и планировать дальнейшие действия.

Чтобы выигрывать в конкурентной борьбе, нужно внедрять инструменты, позволяющие действовать более гибко. Решения для электронного подписания — это не просто новые технологии, которые скоро будут использовать все. Это залог ускорения бизнес-процессов, повышения уровня безопасности и бесконечной масштабируемости. Они помогают компаниям любого размера быстрее выполнять задачи и надежнее защищать документы, давая возможность работать из любого места в любое время.

Как Dropbox Sign помогает оцифровать рабочие процессы и документы

Самое сложное — понять, с чего начать оцифровку документов. И очень важно иметь под рукой подходящие инструменты.

С помощью Dropbox Sign вы можете:

• легко интегрировать электронные подписи в рабочие процессы;
• хранить записи, документы и контрольные журналы в электронном виде;
• защитить документы благодаря аутентификации OAuth, шифрованию и соответствию требованиям GDPR, ISO 27001 и SOC 2 Type II;
• настроить использование в документах полей с автоматическим заполнением, элементов фирменного стиля и много другого;
• ускорить процессы благодаря шаблонам, встроенным запросам и условной логике;
• легко интегрировать новые решения в существующие системы с помощью API и настроить их;
  

После внедрения Dropbox Sign поможет вашей организации значительно сократить временные и денежные затраты, связанные с выполнением задач вручную. А что в результате? Вы получите оцифрованные документы и рабочие процессы — более эффективные и безопасные.

Подписывайте документы в электронном виде с помощью Dropbox Sign

Dropbox Sign упрощает подписание документов, а Dropbox Sign API легко интегрируется в ваши системы для оптимизации цифровых операций.

Интеграция этих инструментов в систему организации поможет значительно снизить временные и денежные затраты, связанные с выполнением задач вручную. Так ваши рабочие процессы будут не только более эффективными, но и более безопасными.

Оцените функции и преимущества решений для электронного подписания и найдите идеальное для себя.