Data fra BambooHR viser tydelig de tre viktigste årsakene til stor gjennomtrekk – nyansatte liker ikke ledelsen de jobber under, jobben er ikke det de forventet, eller de fant ut at de ikke likte jobben de har likevel.

‍

Hvis man bare hadde en slags prosess på plass som kunne hjelpe virksomheten og de nyansatte å utveksle mer informasjon om ledelse, virksomheten og hva jobbene deres går ut på før man sløser bort hundrevis av timer på rekruttering, oppstart og dårlig match...

‍

Men vent, det finnes jo.

‍

‍

Det kalles innføring, og organisasjoner som gjør det riktig forbedrer bevaring av nyansatte med 82 prosent og produktiviteten med over 70 prosent.

‍

De nyansatte ønsker å finne seg til rette og føle seg produktive i virksomheten. De ønsker ikke å måtte søke etter en annen jobb og bli den nye ungen på skolen på nytt.

‍

Bare tenk hva som kunne skje dersom din egen sjekkliste for introduksjonsprogrammet var laget for å oppfylle akkurat det ønsket?

‍

Fra dag en kommer det nye mennesker inn døren hos dere med allerede etablerte nettverk i organisasjonen. Alle andre vet at de har kommet og hva de gjør. De er ikke bare fysisk forberedt, men også mentalt forberedt, på å begynne å samarbeide med kollegene sine med en gang.

‍

Da er det ingen grunn til å kaste bort tiden—de er allerede blitt oppdatert på sin rolle i organisasjonen, viktige saker som må overholdes og hvordan de kan begynne å være produktive med en gang.

‍

De nyansatte ser allerede frem til forhåndsplanlagte møter med ledelsesteamet, godt tilrettelagte opplæringsøkter og tett kontakt med en fadder som ble oppnevnt for flere uker siden.

‍

Det er lagt opp til at denne nye medarbeideren skal lykkes – og vedkommende er klar for å vise hva han/hun duger til – rett og slett fordi virksomheten brydde seg nok om å beholde de den ansetter til at disse beste praksisene ble fulgt da virksomheten utarbeidet en sjekkliste for innføringen som fungerer.

‍

Begynn ved ansettelsen, ikke på oppstartsdagen.

‍

En invitasjon til medarbeiderportalen din, en lenke til arbeidsflyten du opprettet for å automatisere og forenkle papirarbeidet deres (nei, det er noe slikt), eller til og med bare en e-post – uansett hva du gjør, ta kontakt med den nyansatte med noe før deres første arbeidsdag!

‍

Å holde kontakten med nyansatte for å vise dem at dere faktisk gleder dere til å få dem med på laget kan være litt av en kunst, men det er nok av forskning som viser at det fungerer.

‍

En undersøkelse fra University of Iowa viste at nyansatte som følte seg velkommen i sitt nye jobbmiljø var mer fornøyd, presterte bedre og hadde større sjanse for å forbli i organisasjonen.

‍

Dessverre er det motsatte tilfellet også. Medarbeidere som ikke forstod eller følte seg utilpass med virksomheten de jobbet i, hadde større sannsynlighet for å bli demotivert, mindre produktiv og kronisk misfornøyd. Vi vil ikke anbefale å satse på at slike medarbeidere blir værende veldig lenge.

‍

Så vis at du bryr deg. Vis at de har kommet på rett sted. Sørg for at nyansatte føler seg velkomne og at det er tilrettelagt for at de skal lykkes ved å gjøre unna det meste av overgangsrelaterte personalting i god tid før de nyansatte tiltrer sine nye stillinger.

‍

Start velkomsttoget tidlig

‍

Den første dagen på ny jobb er en stor dag for nyansatte, så vi kan forstå at enkelte HR-spesialister og -sjefer kan tenke at det er bedre å ikke overvelde nye medarbeidere med tonnevis med introduksjoner.

‍

Imidlertid kan fakta tyde på noe annet.

‍

Robert Half & Associates fant ut at 89 prosent av nyansatte ønsker å møte lederen sin og 83 prosent ønsker å bli formelt introdusert for kollegene på den første dagen. Interessant nok mente bare 44 prosent det var viktig å bli tatt ut til lunsj den dagen.

‍

Men, hvis man likevel planlegger å en velkomstlunsj på den nye medarbeiderens første dag i ny jobb, vil det være den perfekte typen ting å gjøre for å sørge for at den nye medarbeideren vet når du begynner å jobbe deg gjennom sjekklisten for introduksjonsprogrammet lenge før dag én.

‍

Legg opp et strukturert løp de første ukene.

‍

De fleste av oss har opplevd å føle oss litt forvirret i en ny jobb etter at alle introduksjoner er unnagjort og vi har blitt overlatt til oss selv for første gang på et nytt arbeidssted.

‍

Det er nettopp derfor det er så viktig å planlegge for den situasjonen på forhånd. Ikke la den nyansatte fomle seg frem for å finne ut hva de nå skal gjøre, eller hvem de skal henvende seg til i løpet av de første ukene.

‍

Igjen, dette er en viktig kulturell ledetråd som sier «Se, du er på rett plass, vi er glade for at du er her, og vi har fått orden på sakene!»

‍

I stedet, før de i det hele tatt begynner å sette opp sin digitale kalender, billettsystemet ditt, din automatiserte innføringsarbeidsflyt (bonuspoeng hvis du har en av disse på plass!), eller hva organisasjonen din bruker for å gi dem struktur i de tidlige dagene.

‍

Sørg for å tone ned oppgaver som "sett opp PC-en din" og "snakk med Gunnar på IT for å få tilgang" etter hvert som den nye medarbeideren begynner å jobbe mer og mer med de oppgavene vedkommende er ansatt for å gjøre.

‍

Sett sammen et bredt sammensatt introduksjonsteam

‍

Et tverrfunksjonelt team er en flott klangbunn for mange situasjoner som oppstår i en organisasjon – så hvorfor ikke implementere en når det gjelder den viktige oppgaven med å lage en innføringssjekkliste som fungerer?

‍

Joda, HR har full kontroll på alt av samsvar, men IT vet hva en ny medarbeider trenger for å få arbeidsplassen opp å gå, erfarne medarbeidere i avdelingen vet hvilke daglige oppgaver man bør forberede seg på, og ledelsen vet hvilke prestasjonsindikatorer de vil bli målt på.

‍

Og tro det eller ei, men støtte og tilbakemeldinger fra ledelsen tidlig i sjekklisten for introduksjonsprogrammet betyr faktisk veldig mye for en nyansatt.

‍

En studie publisert i Academy of Management Journal fant at nyansatte korrelerte deres opplevde støtte fra ledelsen med rolleklarhet, jobbtilfredshet og til og med lønn. Dessverre følte den gjennomsnittlige nyansatte at denne støtten – og med det deres oppfatning av jobben – avtok så tidlig som bare seks måneder etter at de begynte.

‍

Et spesialoppnevnt introduksjonsteam—inkludert en utpekt person eller "fadder" for den nyansatte— kan, akkurat som et kart, hjelpe den nye medarbeideren med å jobbe seg gjennom sjekklisten for introduksjonsprogrammet og bli fullt produktiv raskere enn når medarbeideren overlates til seg selv.

‍

Fjern papirflaskehalsen

‍

‍

I følge en ADP-undersøkelse av 1500 ansatte, ledere og HR-fagfolk; 80 prosent av HR-organisasjonene krever fortsatt at innføringspapirene deres fylles ut personlig. Færre enn tolv prosent av de ansatte kan få tilgang til en hvilken som helst type innføringspapirarbeid fra en mobilenhet.

‍

Skattekort, medarbeiderhåndbøker, kontrakter, lønnsskjemaer, taushetserklæringer og mange andre dokumenter er nødvendige ved nyansettelser...

‍

Eller er de det?

‍

At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

‍

Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

‍

Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

‍

‍

Sørg for klare forventninger og regelmessige kontaktpunkter

‍

«Jeg har to typer problemer, de som haster og de som er viktige. Det som haster er ikke viktig, og det som er viktig haster aldri.»

‍

Vi er der med deg, president Eisenhower.

‍

Mellom alle de tilfeldige treffene, den stadig voksende mengden med uleste e-poster og alle «brannene» dine kolleger og kunder har bestemt seg for at du må hjelpe dem med å slukke – kan det være utrolig vanskelig å få gjort det man egentlig ønsker å gjøre på jobben.

‍

Spesielt hvis du i utgangspunktet ikke har en plan du kan holde til.

‍

Se på vaghet som en fiende Hvis du ikke er forberedt på å hjelpe nyansatte med å utvikle SMART-mål og legge opp til regelmessige kontaktpunkter for dem med en oppnevnt fadder og andre medlemmer av introduksjonsteamet – bør du holdes like ansvarlig som den nyansatte for manglende forventede resultater.

‍

Ikke sitt og vent på det, be om tilbakemeldinger

‍

Hadde dere ikke et skrivebord klart på første arbeidsdag? Tok det en uke å få dem logget inn på alle programvareplattformene dere bruker?

‍

Da kan du være glad for at nyansatte sjelden sier rett ut at de syns du gjør en dårlig jobb – men det betyr ikke at de ikke mener det når de bestemmer seg for å ta den samtalen med en headhunter, bare for å være på den sikre siden.

‍

En tredjedel av nyansatte vurderer om de skal bli værende i en organisasjon i løpet av den første ansettelsesmåneden. Og vet du hva som faller perfekt sammen med de første 30 dagene? Din sjekkliste for introduksjonsprogrammet.

‍

Så i stedet for å bli sjokkert når enda en nyansatt slutter igjen etter bare kort tid, bør du finne en måte for å finne ut hva de tenker og føler. Ikke sitt og vent. Be om tilbakemelding.

‍

Nesten 40 prosent av de ansatte sier at de slutter å prøve når de føler at de høyerestående avviser ideene deres. Bare det å be om og lytte til tilbakemeldinger kan bokstavelig talt øke produktiviteten både i teamet og i hele organisasjonen!

‍

Bruk sjekklisten for introduksjonsprogrammet til å innarbeide det som en vane å aktivt be om tilbakemeldinger regelmessig for å forhindre unødvendig stor gjennomtrekk.

‍

Jobb med å innarbeide virksomhetens kultur ved enhver anledning

‍

Da Harvard Business Review undersøkte resultatene fra 70 forskjellige studier, fant de ut at det å føle seg sosialt akseptert på jobben var en av de største faktorene for at en nyansatt var vellykket.

‍

Når medarbeidere føler seg som en del av et nettverk, føler de at de kan stille spørsmål, ta i bruk ressursene de trenger og gjøre store fremskritt som bidra til å løfte virksomheten.

‍

Den nye introduksjonsprosessen ved nyansettelser er en gyllen anledning til å fortelle hvem virksomheten virkelig er og hvorfor den er akkurat der den hører hjemme. Hvis du vil at alle medarbeidere skal ha samme versjon av denne historien, bør innføring i virksomhetens kultur integreres i sjekklisten for introduksjonsprogrammet deres.

‍

‍Dårlig kommuniserte, inkonsekvente eller ikke-eksisterende kulturelle budskap vil kunne få en virksomhets fremgang mot strategiske mål til å spore av. Når alle medarbeidere har forskjellig oppfatning av organisasjonens mål og misjon, hvordan vil det da være mulig for dem å samkjøre og komme frem til samme bestemmelsessted?

‍

Hvis du trenger hjelp til å integrere bedriftskulturen din, kan du lære mer om å praktisere åpenhet, formidle formål, åpne kommunikasjon og mer i veiledningen vår for å innpode kultur i sjekklisten for innføring.

‍

Ikke stopp etter en uke

‍

‍

Hvor lang tid dere trenger på å fullføre innføringssjekklisten er helt og holdent opp til dere, men vi anbefaler at dere begynner den dagen dere bestemmer dere for å ansette noen til minst seks måneder fra første arbeidsdag.

‍

De trinnene som starter i god tid før første dag på jobb er veldig viktige. De gir ikke bare nyansatte tid til å bli kjent med hva de kan forvente seg; de gir også dere tid til å forberede dere tilstrekkelig til å ta imot en ny kollega.

‍

Hvis virksomheten har en prøvetid på 60 eller 90 dager, bør både det tverrfunksjonelle introduksjonsteamet og utpekt fadder støtte nyansatte gjennom prøvetiden for å gi dem muligheten til å oppfylle sine første forventninger.

‍

Selv om introduksjonsoppgavene avtar i løpet av de neste månedene, er det viktig å ta høyde for annen spesifikk opplæring nyansatte bør få for å få en dypere forståelse av egen rolle, virksomheten og mulighetene for forfremmelse.

‍

Det er også i løpet av denne tiden at andre avdelinger og spesialområder som ytelsesledelse, kan ta over stafettpinnen fra HR i introduksjonsprogrammet.

‍

Selv om sjekklisten for introduksjonsprogrammet ikke offisielt gjelder ut et helt år, bør nye medarbeideres første ettårssamtale skreddersys til å reflektere det første året i virksomheten. Innen den tid har bekymringer de har hatt i løpet av dette året fått tid til å krystallisere seg, så sørg for å slippe til tilbakemeldinger og for at de føler seg komfortable med tingenes tilstand og sine ytelsesindikatorer.

‍

Sjekkliste for det ultimate introduksjonsprogrammet

‍

Hvis dere lager en sjekkliste for introduksjonsprogrammet som benytter de beste praksisene vi har beskrevet her, kan det øke nyansatte medarbeidere prestasjoner, skape sterkere engasjement for organisasjonen og skape arbeidsglede—og alt dette reduserer gjennomtrekken og kan spare virksomheten for tusenvis av kroner og hundrevis av timer på å erstatte en medarbeider som kunne ha blitt værende med et mer gjennomtenkt introduksjonsprogram.

‍

Gjør dette vel vitende om at det vil ikke bare være enkelt, og det vil ikke være opp til den ansette ene og alene. Formålet med å lage en sjekkliste for det ultimate introduksjonsprogrammet er å gjøre jobben i forkant, slik at man kan sikre at nyansatte, HR-avdelingen og resten av organisasjonen får mulighet til å hente ut sitt fulle potensial uten å miste hverken fornuften eller medarbeidere underveis.

Vi kompilerte denne ultimate innføringssjekklisten med hjelp fra Betterteam og Process Street. Vi oppfordrer deg til å gjøre den til din egen for å lage en innføringsarbeidsflyt som gir mening for det fantastiske, unike teamet ditt.

Før første arbeidsdag

‍

• Sett sammen et tverrfaglig introduksjonsteam for den nyansatte og introduser en kontaktperson eller «fadder»
• Sørg for at den nyansattes overordnede er oppdatert om rolle, mål og ansvarsområder
• Se til at alle juridiske skjemaer og dokumenter fylles ut
• Gjør klar den nye medarbeiderens arbeidsplass
• Gi tilgang til alle verktøy, enheter, dører osv. som den nyansatte vil trenge
• Opprett konto for den nye medarbeideren i alle programmer han/hun trenger for å kunne gjøre jobben sin
• Send alle manifester, håndbøker og artikler dere vanligvis ber nyansatte lese
• Forbered lønnspakke inkludert en oversikt over ofte stilte spørsmål
• Gi den nye medarbeideren en kopi av jobbeskrivelsen med ansvarsområder
  
  

På første arbeidsdag

‍

• Sørg for at teamet vet at den nye medarbeideren kommer og at lederen ansvarlig for ansettelsen er tilstede for å ønske velkommen
• Ønsk den nye medarbeideren formelt velkommen og introduser alle for hverandre
• Ta en omvisning på kontoret
• Start arbeidsflyten for opplæringsmateriell
• Avtal et møte med ledelsen for å minne om forventningene
• Gjennomgå bedriftskulturen
• Sørg for at den nye medarbeideren møter fadderen sin personlig
  
  

I løpet av den første uken

‍

• La den nye medarbeideren prøve seg på sitt første skikkelige jobbprosjekt
• Gå gjennom forventningene for de kommende månedene
• Planlegg minst ett kontaktpunkt for å få tilbakemeldinger og svare på spørsmål
• Oppmuntre den nye medarbeideren til å snakke med fadderen sin
  
  

I løpet av den første måneden

‍

• Sørg for å ha forhåndsplanlagte møter med medarbeideren, ledelsen og fadderen
• Forklar langsiktige og viktige mål for virksomheten slik at den nye medarbeideren kan trekke i samme retning og lære seg kulturen å kjenne
• Gi lesestoff for personlig vekst
• Arranger noen små sammenkomster for å oppmuntre til sosial omgang med teamet
• Be om tilbakemelding på innføringssjekklisten din

Etter tre måneder

‍

• Planlegg en uformell ytelsesgjennomgang
• Se gjennom utførte og kommende oppgaver for å sikre at alt er som det skal
• Gå gjennom tidligere prestasjonsmål og sett nye forventninger
• Gi tilbakemeldinger og be om nye tilbakemeldinger i retur
• Sjekk medarbeiderens framdrift innen opplæring
• Diskuter slutten av prøvetiden og forventningene videre
• Spør hva den nye medarbeideren syns om kulturen i virksomheten og sjekk hvordan vedkommende passer inn

Etter seks måneder

‍

• Gjennomfør en medarbeidersamtale
• Evaluer medarbeiderens mål og fremdrift så langt
• Sett deg mål og forventninger for de neste seks månedene
• Sjekk at medarbeideren har fått all nødvendig opplæring
• Gi mulighet for ærlige tilbakemeldinger
• Sørg for at medarbeideren fortsatt føler sterk kulturell tilhørighet

Etter ett år

‍

• Gjennomfør en medarbeidersamtale årlig
• Anerkjenn medarbeiderens første år i virksomheten og evaluer hvordan vedkommende har innfridd forventningene
• Diskuter mål, prosjekter og planer for det kommende året
• Diskuter retningslinjer for kompensasjoner og lønnspålegg
• Be om – og lytt til – tilbakemeldinger om introduksjonsprogrammet og virksomhetens kultur
• Gratulerer, du har nådd milepælen for ett år! Ser frem til den neste helbra året med godt samarbeid.