Tiefe Integration von HelloSign mit Dropbox: Blog zur Einführung von Vorlagen

Könnte es sein, dass der Versand und die Unterzeichnung von Dokumenten Ihr Unternehmen und Ihre Kundenbeziehungen übermäßig belasten?  

Überlegen Sie einmal, wie viel Zeit und Mühe Sie für die Unterzeichnung aufwenden müssen, wenn Sie:

• Dokumente ausdrucken, einen Umschlag und eine Briefmarke besorgen und zum Postamt gehen
• Dokumente an E-Mails anhängen und hoffen, dass Ihr Kunde einen Drucker oder die erforderliche Software zum Unterzeichnen hat
• Dokumente in ein eSignatur-Tool hochladen, fehlerhafte Formatierungen korrigieren und die Dokumente versenden

Aber diese schlecht funktionierenden Arbeitsabläufe zum Unterzeichnen verschwenden nicht nur Ihre Zeit – die Frustration überträgt sich auch auf Ihre Kunden.

Jedes Mal, wenn Sie einen Kunden um eine Unterschrift bitten, muss dieser Ihr Dokument ausdrucken, unterschreiben und per Post verschicken, oder er muss es ausdrucken, unterschreiben, scannen und per E-Mail versenden oder er muss ein neues Konto anlegen und sich in einer umständlichen Software eines Drittanbieters zurechtfinden. Da sind fehlende Dokumente, Verzögerungen und Frust vorprogrammiert.

Die von HelloSign unterstützte eSignatur-Lösung von Dropbox macht das Unterzeichnen für beide Seiten angenehmer, sodass Sie elektronische Unterschriften direkt über Ihre Dropbox-Oberfläche leisten können. Sie können den gesamten Unterzeichnungs-Workflow – das Vorbereiten, Versenden, Unterzeichnen, Nachverfolgen und Speichern von Dokumenten – vollständig von Dropbox aus ausführen, ohne jemals die Plattform, Registerkarten oder Tools zu wechseln. Ein Arbeitsbereich für alle Ihre Dokumente. Stellen Sie sich das vor.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie mit dem eSignatur-Tool von Dropbox noch intelligenter, schneller und sicherer arbeiten können:

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Stärkerer Fokus auf den Kunden

Wenn Sie Ihre Kunden auffordern, E-Mail-Anhänge herunterzuladen oder Papierdokumente auszudrucken, zu unterzeichnen und zu scannen, erschweren Sie ihnen die Zusammenarbeit – ganz zu schweigen von der verzögerten Rücksendung Ihrer Dokumente.

Wenn Sie Dokumente direkt von Ihrem Dropbox-Konto aus zur Unterzeichnung versenden, benötigen Unterzeichner keine zusätzlichen Tools zur Unterzeichnung dieser Dokumente. Stattdessen werden sie durch einen intuitiven Prozess geführt, der die direkte Unterzeichnung und Rücksendung Ihres Dokuments gewährleistet – von überall aus und auf jedem Gerät. Und die Kunden müssen nicht einmal ein Dropbox- oder HelloSign-Konto einrichten, um die Dokumente zu unterzeichnen. Sie folgen einfach den Anweisungen, und fertig.

Mehr Produktivität

Heutzutage jonglieren Benutzer mit mehr Tools, Anwendungen und Software als je zuvor, und das ist nicht gut. 37 % der Arbeitnehmer haben das Gefühl, dass sie zu viele digitale Tools verwalten müssen.

Mit den nativen und direkt in Dropbox integrierten elektronischen Unterschriften erhalten Sie alle Funktionen von HelloSign, die den Workflow beschleunigen, ohne dass Sie jemals zwischen Tools, Registerkarten oder Fenstern wechseln müssen. So können Sie und Ihr Team:

• wiederverwendbare Vorlagen erstellen und bearbeiten, um Dokumente im Handumdrehen vorzubereiten und zu versenden
• Dokumente während des gesamten Lebenszyklus der Unterzeichnung nachverfolgen und automatische Nachfass-E-Mails einrichten, damit Ihnen kein einziges Dokument durchrutscht
• unterzeichnete Dokumente in Dropbox automatisch speichern und organisieren und damit lästige manuelle Arbeiten reduzieren

Mit HelloSign werden Verträge bis zu 80 % schneller unterzeichnet als herkömmliche papierbasierte Verträge, und Vertriebsteams, die elektronische Unterschriften nutzen, verbessern ihre Quotenleistung gegenüber herkömmlichen Vertriebsteams um 45 %.

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Mehr Sicherheit

Wir wissen, wie wichtig Ihre Dokumente sind. Deshalb haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Ihre sensiblen Daten zu schützen. Elektronische Unterschriften direkt in Dropbox machen das Unterzeichnen noch sicherer als wenn Sie Dateien zwischen verschiedenen Tools verschieben müssen.

Da Sie die Vorbereitung, den Versand, die Unterzeichnung, die Nachverfolgung und die Speicherung Ihrer Dokumente in einem einzigen Dropbox-Workflow verwalten, verlassen Ihre sensiblen Dokumente niemals unseren mehrstufigen Speicher für die Dokumentenverschlüsselung, sodass sie nicht in falsche Hände gelangen können.

Außerdem wird jede Unterschriftsanfrage in Dropbox von HelloSign unterstützt und enthält einen umfassenden, fälschungssicheren Prüfprozess für die unterzeichnenden Parteien, sodass Sie einen Nachweis über jede Person haben, die eine Anfrage erhalten hat, und nachvollziehen können, wann der jeweilige Unterzeichner unterschrieben hat.

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Bei Dropbox und HelloSign nehmen wir den Datenschutz und die Sicherheit unserer Kunden sehr ernst. Bei HelloSign werden die Daten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung mit AES 256-Bit verschlüsselt. Zusätzlich erfüllt HelloSign in der EU die Vorschriften von eIDAS und DSGVO – so können Sie sich ganz auf unsere Plattform verlassen, wenn Sie Ihre wichtigen Dokumente online senden und unterzeichnen.

Nutzen Sie Dropbox für Unterschriften

Warum sollten Sie zusätzliche Tools, Anwendungen und Software kaufen, wenn alle erforderlichen eSignatur-Funktionen in den Tools enthalten sind, die Sie bereits nutzen und lieben? Mit den elektronischen Unterschriften von HelloSign in Dropbox können Sie Ihre wichtigen Dokumente aus einer Hand unterzeichnen, versenden, nachverfolgen und speichern.