Nouveau look, mais toujours le même produit d’exception ! HelloSign s’appelle maintenant Dropbox Sign.
Bâtir une entreprise prospère demande beaucoup d’efforts et de dévouement. Aucun dirigeant ne souhaite que sa stratégie tombe entre de mauvaises mains ou compromette la vie privée de ses clients. C’est pourquoi les entreprises demandent souvent à leurs employés de signer un accord de confidentialité : pour protéger leurs informations les plus sensibles.
Si vous envisagez de faire de même, il est important que vous compreniez les avantages et les inconvénients de ces accords, que vous sachiez ce qu’il faut y inclure et comment simplifier au mieux leur signature.
Alors, lisez attentivement ce qui suit.
Qu’est-ce qu’un accord de confidentialité pour les employés ?
Un accord de confidentialité (ou accord de non-divulgation) est un contrat légal en vertu duquel un employé s’engage à ne pas divulguer d’informations confidentielles ou propriétaires concernant l’entreprise.
C’est une pratique qui gagne en popularité à l’heure où de plus en plus d’entreprises cherchent à protéger les données qu’elles collectent et les concepts qu’elles développent de la concurrence.
Pourquoi demander à ses employés de signer un accord de confidentialité ?
Tout d’abord pour protéger les informations privées ou propriétaires de votre entreprise, mais également à d’autres fins plus spécifiques.
Pour protéger les informations privées de l’entreprise
Un accord de confidentialité est particulièrement utile pour mettre les informations les plus confidentielles de votre entreprise, telles que les secrets industriels, des données sur les clients ou encore des dossiers financiers, à l’abri des concurrents, mais aussi de toute personne n’étant pas autorisée à accéder à vos données privées ou à votre propriété intellectuelle. Il peut s’agir de clients, d’employés n’ayant pas les autorisations requises ou d’autres organismes externes.
En signant un accord de confidentialité, les employés s’engagent à ne pas divulguer d’informations confidentielles sans autorisation, en particulier dans un contexte qui pourrait porter préjudice à l’entreprise. Sachez toutefois qu’un accord de confidentialité ne constitue pas une défense infaillible contre les fuites d’informations. Mais même si les employés peuvent toujours divulguer volontairement ou accidentellement des informations privées, le fait d’avoir signé un accord de confidentialité les amènera à réfléchir à deux fois avant de partager la moindre information.
Pour ne pas dévoiler ses secrets à la concurrence
Bien que les employés apportent beaucoup de valeur à l’entreprise, celle-ci y investit également beaucoup de temps et d’efforts pour les former. Perdre cet investissement serait dommage, voire coûteux, surtout si cela se fait au profit de la concurrence.
Si vous avez déjà craint que des employés quittent l’entreprise en emportant vos informations confidentielles avec eux dans une société rivale, sachez qu’un accord de confidentialité les encourage à plus de prudence quant aux données qu’ils pourraient divulguer. Que leur départ soit volontaire ou non, ils ne pourront partager les informations confidentielles de l’entreprise avec la concurrence sans risque de poursuite judiciaire.
Pour s’assurer que les employés savent quelles informations sont confidentielles
Si le caractère confidentiel de certaines informations semble évident, comme une recette secrète, un algorithme lucratif ou encore une liste de clients privés, ce n’est pas le cas pour toutes les données.
La plupart du temps, les employés utilisent ou partagent des informations confidentielles sans avoir conscience qu’ils n’ont pas le droit de le faire. L’accord de confidentialité les aide ainsi à savoir avec précision quelles informations peuvent être divulguées ou non.
Quels sont les inconvénients d’un accord de confidentialité ?
Si les avantages l’emportent sur les inconvénients, les risques liés à l’utilisation des accords de confidentialité en entreprise doivent être connus.
Tout d’abord, les accords de confidentialité peuvent être difficiles à faire respecter. En cas de non-respect d’un accord de confidentialité et en fonction des informations divulguées, il peut être difficile de faire valoir ses droits devant un tribunal.
En outre, le tribunal peut se prononcer en faveur de l’employé contrevenant si l’accord de confidentialité est jugé trop restrictif, sans compter les frais de justice qui peuvent être élevés, même si vous gagnez.
Mal utilisés, les accords de confidentialité peuvent également créer un sentiment de méfiance entre les employés et l’entreprise. Si vos employés se sentent contraints de signer un accord de confidentialité pour conserver leur emploi ou obtenir une promotion, cela peut créer un certain malaise, voire les dissuader de partager leurs meilleures idées.
Enfin, des accords trop restrictifs peuvent décourager certains candidats à l’embauche.
Il est donc préférable de définir de manière prudente et raisonnable les clauses de l’accord de confidentialité afin de protéger l’entreprise tout en créant un environnement de collaboration et d’innovation pour les employés.
Les accords de confidentialité en valent-ils la peine ?
S’il vous faudra effectivement mesurer les coûts et les avantages de l’utilisation d’accords de confidentialité dans votre entreprise, il s’agit généralement d’un choix judicieux pour les entreprises qui doivent protéger des informations confidentielles.
Un accord de confidentialité est avant tout une mesure préventive efficace, particulièrement utile si l’entreprise a été victime de fuites de données dans le passé ou si elle souhaite renforcer la sécurité de données particulièrement sensibles.
Bien sûr, tous les employés ne seront pas ravis de signer un accord de confidentialité, mais il est possible de faire en sorte que le processus soit fluide.
Comment demander à quelqu’un de signer un accord de confidentialité ?
La meilleure façon de demander aux employés de signer un accord de confidentialité est de leur expliquer simplement la raison de cette demande, avec honnêteté et transparence, en mettant en avant les avantages que cette démarche représente pour tout le monde.
Une fois que vous avez abordé la question de l’accord de confidentialité avec vos employés, laissez-leur le temps de lire le contrat et d’y réfléchir avant de leur demander de le signer. Veillez à répondre à toutes leurs questions avec le plus de précision et de sincérité possible.
Si vous faites signer l’accord de confidentialité à un nouvel employé avant la prise de poste, n’hésitez pas à lui présenter le contrat avec les autres documents d’embauche.
Que doit inclure un accord de confidentialité d’entreprise ?
Vous trouverez ci-dessous quelques éléments incontournables d’un accord de confidentialité. Notez toutefois qu’il vous faudra peut-être y inclure des informations et des clauses supplémentaires selon les besoins spécifiques de votre entreprise. Assurez-vous donc de consulter un juriste avant de demander à vos employés de signer votre accord de confidentialité.
Parties prenantes
Il s’agit de l’employeur (la partie divulgatrice), de l’employé (la partie réceptrice) et de tous les autres représentants impliqués (responsables, dirigeants, partenaires, gestionnaires, etc.).
Informations confidentielles
Description détaillée des données et de la propriété intellectuelle qui sont considérées comme confidentielles et protégées par l’accord.
Obligations de confidentialité
Dispositions relatives à la divulgation et éléments constituant une violation. L’accord de confidentialité peut également stipuler qu’en cas de cessation du contrat de travail, votre entreprise reste propriétaire de tous les concepts produits par l’employé.
Période
La date d’entrée en vigueur et la date d’expiration de l’accord.
Signatures
Toutes les parties prenantes doivent signer et dater l’accord après l’avoir lu attentivement.
Comment optimiser le processus d’accord de confidentialité avec la signature électronique ?
Pour simplifier le processus de signature de votre accord de confidentialité d’entreprise, utilisez une solution de signature électronique telle que Dropbox Sign. Une connexion Internet suffit pour signer des documents par voie électronique depuis n’importe où dans le monde, ce qui est particulièrement utile si vous employez des collaborateurs à distance.
Avec Dropbox Sign, une fois que vous avez établi la trame standard de votre accord de confidentialité, vous pouvez le convertir en modèle afin d’automatiser le processus. Il vous suffira alors de personnaliser ce modèle en y saisissant les coordonnées de votre employé avant de l’envoyer.
Vous saurez également qui a signé et qui n’a pas signé l’accord de confidentialité et pourrez envoyer des rappels automatiques pour gagner en fluidité et permettre aux employés de signer plus facilement et plus rapidement.
Accélérez et simplifiez le processus avec la signature électronique
En résumé, un accord de confidentialité peut être un outil précieux pour protéger votre entreprise, mais il est important d’en connaître tous les tenants et les aboutissants avant de le mettre en application. Assurez-vous de bien comprendre quelles informations sont couvertes par l’accord et consultez un juriste si vous avez des questions.
Si vous êtes à la recherche d’un outil pour simplifier la signature des accords de confidentialité et accélérer le processus d’embauche, Dropbox Sign permet aux nouveaux employés de finaliser les formalités administratives jusqu’à trois fois plus vite.
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