D’après BambooHR, voici les trois principales raisons d’un taux élevé de rotation du personnel : les nouveaux employés n’aiment pas leur direction, le travail est différent de ce à quoi ils s’attendaient ou ils se sont rendu compte que finalement ils n’aimaient pas leur travail.

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Si seulement il y avait un processus qui pourrait vous aider, vous et vos nouveaux employés, à échanger davantage d’informations sur la direction, l’entreprise et la nature de leurs fonctions avant de perdre des centaines d’heures à recruter des candidats qui se rendront finalement compte que ce choix ne leur convient pas…

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Mais attendez, ce processus existe.

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C’est ce que l’on appelle l’onboarding, ou l’intégration des nouveaux employés. Les entreprises qui maîtrisent ce processus améliorent la rétention des nouvelles recrues de 82 % et leur productivité de plus de 70 %.

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Les nouvelles recrues veulent être opérationnelles immédiatement et se sentir productives dans votre entreprise. Elles ne veulent pas avoir à chercher un autre emploi et tout recommencer à zéro.

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Imaginez ce qui pourrait se passer si votre processus d’intégration pouvait répondre à ce souhait spécifique ?

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Dès le premier jour, vos nouveaux employés ont des liens sociaux déjà bien établis au sein de votre entreprise grâce aux réseaux. Tous les autres collaborateurs sont au courant de leur arrivée et de leur rôle. Ils sont préparés aussi bien physiquement que mentalement à collaborer avec leurs collègues dès le départ.

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Pas une minute à perdre : ils connaissent déjà leur rôle dans l’entreprise, sont au fait des questions importantes en matière de conformité et peuvent être productifs immédiatement.

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Vos nouvelles recrues attendent avec impatience les réunions déjà planifiées avec leur équipe, les sessions de formation et les rencontres avec un contact désigné plusieurs semaines à l’avance.

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Ces employés ont tout pour réussir et sont prêts à se montrer à la hauteur, tout simplement parce que votre entreprise s’est souciée de leur implication sur le long terme et a suivi les bonnes pratiques au moment de l’élaboration de son processus d’intégration.

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Commencez l’intégration dès l’embauche

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Une invitation à se rendre sur le portail des employés, un lien vers le workflow que vous avez créé pour automatiser et simplifier les formalités administratives (oui, ce processus existe), ou même simplement un e‑mail : quoi que vous fassiez, entrez en contact avec votre nouvelle recrue avant son premier jour de travail.

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Il peut être délicat de contacter les nouveaux employés et de leur montrer à quel point vous êtes enthousiaste à l’idée de les accueillir dans votre équipe, mais il y a beaucoup de recherches qui prouvent que cela fonctionne.

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Une étude de l’Université de l’Iowa a révélé que les nouveaux employés qui se sentent les bienvenus dans leur nouvel environnement de travail se déclarent plus satisfaits, plus performants et plus susceptibles de rester dans l’entreprise.

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Malheureusement, l’inverse est également vrai. Un employé qui ne comprend pas les objectifs de son entreprise ou qui n’est pas d’accord avec eux est susceptible d’être moins motivé, moins productif et constamment insatisfait. Ne comptez pas le retenir longtemps dans ce cas.

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Montrez-lui qu’il compte. Montrez-lui qu’il se trouve au bon endroit. Assurez-vous que vos nouveaux employés se sentent les bienvenus et que vous avez tout fait en amont pour préparer leur réussite en les débarrassant de la plus grande partie des formalités RH avant même qu’ils n’aient mis les pieds au bureau.

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Commencez les présentations le plus tôt possible

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Le premier jour d’une nouvelle recrue est intense. C’est pourquoi de nombreux professionnels des ressources humaines pensent qu’il est plus sage d’éviter de submerger les nouveaux employés en les présentant à tout le monde.

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Toutefois, les données indiquent le contraire.

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Robert Half & Associates a constaté que 89 % des nouveaux employés veulent rencontrer leur responsable et 83 % veulent être officiellement présentés à leurs collègues dès le premier jour. Il est intéressant de noter que seuls 44 % d’entre eux pensent qu’il est important d’être invité à déjeuner ce jour-là.

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Mais si vous prévoyez tout de même d’organiser un déjeuner avec votre recrue dès son premier jour, c’est exactement le type d’informations que vous devrez veiller à lui transmettre bien avant le premier jour.

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Structurez les premières semaines

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Beaucoup d’entre nous se sont déjà sentis complètement perdus dans une nouvelle entreprise une fois les présentations faites et une fois installés à notre nouvel espace de travail.

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Ne laissez pas votre nouvel employé deviner ce qu’il est censé faire ou à qui il doit s’adresser pendant les premières semaines.

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Il s’agit encore une fois d’un indicateur culturel important qui signifie : “Vous êtes au bon endroit, nous sommes ravis que vous soyez là !”

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Au lieu de cela, avant même son arrivée, configurez son calendrier numérique, votre système de tickets d’assistance, votre workflow d’intégration automatisé (points bonus si vous avez l’un de ces systèmes en place), ou tout autre dispositif dont votre entreprise dispose pour leur donner une structure les premiers jours.

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N’oubliez pas de limiter les tâches du type “configurer le poste de travail” et “rencontrer David du département informatique pour les autorisations” après quelques semaines, quand il commencera à faire le travail pour lequel il a été embauché.

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Constituez une équipe d’intégration équilibrée

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Une équipe transverse constitue un excellent groupe consultatif pour les situations variées qui peuvent survenir en entreprise, alors pourquoi ne pas en former une pour créer un processus d’intégration efficace ?

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Certes, les RH couvrent totalement les questions juridiques, mais le département informatique sait ce qu’une nouvelle recrue doit faire pour configurer son espace de travail, les employés existants du département savent à quel type de tâches elle doit se préparer, et la direction sait sur quels indicateurs de performance son travail sera mesuré.

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Et il s’avère qu’un soutien et un feedback de la direction dès le début de l’intégration sont importants pour les nouveaux employés.

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Une étude publiée dans l’Academy of Management Journal a montré que les nouveaux employés faisaient un lien entre le soutien perçu de la part de la direction et la clarté de leur rôle, la satisfaction au travail et même le salaire. Malheureusement, une nouvelle recrue sent ce soutien, et par là même la perception de son travail, décliner dès six mois après son entrée en fonction en moyenne.

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Comme un guide, une équipe d’intégration personnalisée (comptant un contact désigné ou un “compagnon d’intégration” pour l’employé) aide les nouvelles recrues à effectuer une à une les tâches de la liste et à atteindre leur pleine productivité plus rapidement que si elles se débrouillaient seules.

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Éliminez la paperasse

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Selon une enquête ADP menée sur 1 500 employés, responsables et professionnels des RH, 80 % des organisations RH exigent encore que les documents d’intégration soient remplis en personne. Moins de 12 % des employés peuvent accéder à ne serait-ce qu’un seul type de document d’intégration à partir d’un appareil mobile.

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Des documents fiscaux, guides pour les employés, contrats, formulaires de paie, accords de confidentialité et bien d’autres documents encore sont requis dans le processus d’intégration...

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Mais le sont-ils réellement ?

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At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

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Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

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Fixez des attentes claires et des points de contact réguliers

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“J’ai deux sortes de problèmes, les problèmes urgents et les problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants, et les problèmes importants ne sont jamais urgents.”

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Nous sommes bien d’accord avec vous, Dwight D. Eisenhower.

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Entre les visites imprévues, le nombre croissant d’e‑mails et les problèmes pour lesquels vos collègues et clients ont besoin de votre aide, il peut s’avérer extrêmement difficile de s’acquitter de ses tâches prioritaires.

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Surtout si vous n’avez pas de plan à suivre dès le départ.

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Le vague est l’ennemi de l’efficacité. Si vous n’êtes pas prêt à aider les nouvelles recrues à définir des objectifs SMART et à planifier des points réguliers avec leur contact de référence et les autres membres de l’équipe d’intégration, vous serez tout aussi responsable en cas de manquement aux performances attendues.

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N’attendez pas, demandez des retours

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Leur bureau n’était pas prêt le premier jour ? Il vous a fallu une semaine pour les connecter à toutes vos plateformes logicielles ?

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Heureusement pour vous, les nouveaux employés n’iront pas crier sur les toits que vous faites du mauvais travail, mais ils n’en penseront pas moins lorsqu’ils décideront d’accepter l’appel d’un chasseur de têtes, au cas où.

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Un tiers des employés décident s’ils comptent rester dans une entreprise au cours de leur premier mois de travail. Et vous savez ce qui coïncide parfaitement avec cette période ? Votre liste de tâches d’intégration.

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Alors, plutôt que de rester sous le choc lorsqu’un énième employé quittera le navire alors qu’il aura à peine embarqué, trouvez le moyen de savoir ce que vos nouvelles recrues pensent et ressentent. N’attendez pas. Demandez des retours.

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Presque 40 % des employés déclarent qu’ils n’essaient même plus de communiquer lorsqu’ils ont l’impression que leurs responsables ignorent leurs idées. Le simple fait de demander et d’écouter des retours peut littéralement augmenter la productivité de votre équipe et de toute votre entreprise.

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Utilisez votre liste de tâches d’intégration pour prendre l’habitude de demander des retours réguliers, sans laisser traîner, afin d’éviter une rotation excessive du personnel.

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Intégrez votre culture dès que vous en avez l’occasion

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Lorsque la revue Harvard Business Review s’est penchée sur les résultats de 70 études, elle a constaté que le sentiment d’être socialement accepté au travail était l’un des principaux facteurs de réussite pour une nouvelle recrue.

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Lorsqu’un employé a le sentiment de faire partie d’un réseau, il se sent à l’aise pour poser des questions, accéder aux ressources dont il a besoin et entreprendre les grandes initiatives qui pourraient faire progresser votre entreprise.

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Votre processus d’intégration des nouveaux employés est la meilleure occasion pour vous de leur présenter l’entreprise et de leur expliquer pourquoi ils y sont à leur place. Si vous voulez que tous vos employés soient sur la même longueur d’onde, ne négligez pas la présentation de votre culture d’entreprise dans votre liste de tâches d’intégration.

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Des messages mal communiqués, incohérents ou inexistants feront capoter la progression d’une entreprise vers ses objectifs stratégiques. Lorsque chaque employé a une compréhension différente des objectifs et de la mission de votre entreprise, comment pourraient-ils arriver à la même destination ?

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Si vous avez besoin d’aide pour intégrer votre culture d’entreprise, apprenez-en davantage sur la pratique de la transparence, la transmission des objectifs, la communication ouverte, et plus encore dans le guide correspondant de votre liste de tâches d’intégration.

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Ne vous arrêtez pas après une semaine

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Le temps que vous prévoyez de consacrer à votre liste de tâches d’intégration dépend entièrement de vous, mais nous vous recommandons de la commencer dès la décision d’embaucher un candidat jusqu’à au moins six mois après son premier jour.

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Les étapes qui se déroulent avant même qu’il ne mette les pieds dans son bureau sont vraiment importantes. Il ne s’agit pas simplement d’expliquer aux nouveaux employés à quoi s’attendre. Cela vous donne également, à vous et à votre équipe, le temps de bien vous préparer à l’arrivée de nouveaux collègues.

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Si votre entreprise prévoit une période d’essai de 60 ou 90 jours, votre équipe transverse d’intégration et le compagnon désigné doivent soutenir la nouvelle recrue tout au long de cette période afin de lui donner les moyens de répondre aux premières attentes.

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Les tâches d’intégration se réduiront forcément petit à petit au fil des mois, mais n’oubliez pas les autres formations spécifiques que la recrue devrait suivre pour mieux comprendre son rôle, l’entreprise et les possibilités d’avancement.

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C’est également durant cette période que d’autres départements et spécialités comme les responsables de la gestion des performances prendront le relais des RH.

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Même si votre liste de tâches d’intégration ne couvre pas officiellement une année entière, le premier bilan annuel d’un nouvel employé doit être adapté pour prendre en compte le fait qu’il vient d’entrer en fonction. Entre-temps, toutes les difficultés rencontrées au cours de l’année auront eu le temps de se cristalliser. Veillez donc à lui donner la parole et assurez-vous qu’il est à l’aise avec son rôle et ses indicateurs de performances.

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La liste de tâches ultime pour l’intégration des nouveaux employés

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L’élaboration d’une liste de tâches d’intégration basée sur les bonnes pratiques que nous avons décrites peut améliorer les performances d’un nouvel employé, susciter un engagement plus fort vis-à-vis de votre entreprise et augmenter sa satisfaction au travail : autant de facteurs qui réduisent le taux de rotation du personnel et qui peuvent vous faire économiser les milliers d’euros et les centaines d’heures nécessaires au remplacement d’un employé qui aurait pu décider de rester si son intégration avait été plus adaptée.

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Sachez que la route ne sera pas facile et que tout ne reposera pas sur les épaules de l’employé. L’objectif de cette liste de tâches est de faire tout le nécessaire dès le départ pour s’assurer que vos nouvelles recrues, votre département des ressources humaines et votre entreprise dans son ensemble puissent donner le meilleur d’eux-mêmes sans perdre la raison ni des coéquipiers en cours de route.

Nous avons compilé cette liste de tâches avec l’aide de Betterteam et de Process Street. Nous vous encourageons à vous l’approprier pour créer le workflow d’intégration le mieux adapté à votre équipe.

Avant le jour J

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• Constituez une équipe transverse d’intégration et présentez le point de contact ou “compagnon”
• Assurez-vous que le superviseur de la nouvelle recrue et vous-même êtes en accord sur son rôle, ses objectifs et ses responsabilités
• Faites-lui remplir tous les formulaires juridiques et compléter toutes les formalités administratives
• Préparez le poste de travail de l’employé
• Donnez-lui l’accès à l’ensemble des outils, appareils, portes, etc. dont il aura besoin
• Créez des comptes pour les logiciels dont il se servira dans le cadre de son travail
• Envoyez-lui tous les manifestes, guides ou articles que vous faites généralement lire à vos nouvelles recrues
• Préparez une présentation des avantages sociaux accompagnée d’un récapitulatif des questions fréquemment posées
• Fournissez une copie de la description du poste avec les responsabilités qu’il implique
  
  

Le jour J

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• Assurez-vous que votre équipe est au courant de l’arrivée de la nouvelle recrue et demandez au responsable du recrutement de l’accueillir
• Souhaitez-lui formellement la bienvenue dans l’équipe et faites les présentations
• Faites-lui une visite du bureau
• Lancez le processus de formation
• Demandez-lui de planifier une rencontre avec la direction pour revoir les attentes
• Passez en revue la culture de l’entreprise
• Veillez à ce que la nouvelle recrue rencontre son point de contact, en personne
  
  

La première semaine

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• Lancez l’employé sur son vrai premier projet
• Passez en revue les attentes pour le mois à venir
• Planifiez au moins une rencontre pour avoir ses retours et répondre à ses questions
• Encouragez la recrue à communiquer avec son point de contact
  
  

Le premier mois

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• Planifiez plusieurs rencontres entre vous, la direction et le point de contact de l’employé
• Expliquez les objectifs généraux à long terme de l’entreprise afin que la recrue s’aligne sur la direction et la culture de cette dernière
• Fournissez des documents orientés vers le développement personnel
• Organisez des petits événements pour encourager l’employé à avoir des interactions sociales avec l’équipe
• Demandez des retours sur votre liste de tâches d’intégration

Après trois mois

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• Programmez une évaluation informelle des performances
• Passez en revue les missions passées et futures pour vous assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde
• Passez en revue les premiers objectifs de performance et définissez de nouvelles attentes
• Donnez des retours et demandez-en à nouveau
• Vérifiez la progression de l’employé en termes de formation
• Discutez de la fin de la période d’essai et des attentes qui s’ensuivront
• Demandez à l’employé comment il se sent par rapport à la culture de l’entreprise et comment il s’y adapte

Après six mois

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• Procédez à l’évaluation semestrielle des performances
• Passez en revue les objectifs et les progrès de l’employé jusqu’à maintenant
• Définissez les objectifs des six prochains mois
• Vérifiez que l’employé a suivi toutes les formations nécessaires
• Mettez tout en œuvre pour obtenir un retour honnête
• Vérifiez qu’il se sent toujours proche de la culture de l’entreprise

Après un an

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• Procédez à l’examen annuel de ses performances
• Reconnaissez le travail fourni lors de cette première année et examinez ses performances par rapport aux attentes définies
• Discutez des objectifs, des projets et des plans de l’année à venir
• Abordez les politiques de rémunération et d’augmentation
• Demandez des retours sur votre liste de tâches d’intégration et sur la culture de l’entreprise, et écoutez bien les réponses
• Félicitations, vous êtes dans l’entreprise depuis un an ! Je me réjouis à l’idée de collaborer avec vous l’année prochaine.