Un outil de signature électronique natif pour Dropbox, avec la technologie Dropbox Sign

L’activité de votre entreprise et les relations avec vos clients peuvent-elles pâtir inutilement de la lourdeur des procédures d’envoi et de signature des documents ?  

Pensez au temps passé et aux efforts consentis pour une signature lorsque :

• Vous devez imprimer des documents, trouver un timbre et une enveloppe, et vous déplacer jusqu’au bureau de poste.
• Vous devez joindre des documents à des e‑mails en espérant que votre client dispose d’une imprimante ou du logiciel qui lui permettra de les signer.
• Vous devez importer des documents dans un outil de signature électronique, corriger les problèmes de mise en forme, puis envoyer les fichiers.

En plus de vous faire perdre du temps, ces workflows de signature peu fluides génèrent de la frustration chez vos clients.

Chaque fois que vous demandez une signature à un client, celui-ci doit imprimer, signer et poster votre document, ou l’imprimer, le signer, le numériser et l’envoyer par e‑mail, ou encore créer un compte et se servir d’un logiciel tiers fastidieux. Tous les ingrédients sont réunis pour que des documents s’égarent, et que retards et frustration soient au rendez-vous.

La solution de signature électronique de Dropbox, fournie par Dropbox Sign, offre une expérience de signature plus satisfaisante pour tous et vous permet d’utiliser les signatures électroniques au sein même de votre interface Dropbox. Vous pouvez effectuer l’intégralité des workflows de signature (préparation, envoi, signature, suivi et stockage des documents) dans Dropbox sans jamais changer de plateforme, d’onglet, ni d’outil. Tous vos documents regroupés dans un même espace de travail : le rêve !

La productivité et la sécurité de vos clients s’en trouvent également nettement améliorées. Voici comment l’outil de signature électronique de Dropbox peut vous aider à travailler de manière plus efficace, rapide et sécurisée :

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Une solution davantage tournée vers le client

En obligeant vos clients à télécharger des pièces jointes à des e‑mails ou à imprimer, signer et numériser des documents papier, vous compliquez leur collaboration avec vous, et vous retardez le retour de votre document.

Lorsque vous envoyez des documents à signer directement depuis votre compte Dropbox, les signataires n’ont besoin d’utiliser aucun autre outil. Ils n’ont qu’à suivre une procédure simple pour signer et vous renvoyer instantanément le document, où qu’ils se trouvent et sur n’importe quel appareil. Pour simplifier encore plus la signature, aucun compte Dropbox n’est nécessaire. Les clients n’ont qu’à suivre les étapes décrites.

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Une solution plus productive

Aujourd’hui, nous utilisons plus d’outils, d’applications et de logiciels différents que jamais. Et ce n’est pas une bonne chose : 37 % des employés estiment avoir trop d’outils numériques à gérer.

Grâce aux signatures électroniques natives intégrées à Dropbox, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités Dropbox Sign qui contribuent à accélérer les workflows, sans jamais devoir changer d’outil, d’onglet ou de fenêtre. Votre équipe et vous pouvez :

• créer et modifier des modèles réutilisables pour préparer et envoyer vos documents très rapidement ;
• suivre des documents tout au long du cycle de vie de signature et configurer des e‑mails automatiques de suivi pour qu’aucun document ne passe entre les mailles du filet ;
• stocker et organiser automatiquement vos documents signés dans Dropbox, réduisant ainsi les tâches manuelles fastidieuses.

Avec Dropbox Sign, les contrats sont signés jusqu’à 80 % plus rapidement qu’en version papier. Par ailleurs, une équipe commerciale ayant recours à la signature électronique améliore ses performances de 45 % par rapport à une équipe commerciale standard.

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Une solution plus sécurisée

Nous savons que vos documents sont importants. Aussi, nous sommes là pour protéger vos données sensibles. L’utilisation des signatures électroniques dans Dropbox sécurise encore plus le processus que le transfert de fichiers entre différents outils.

En gérant l’ensemble de la préparation, de l’envoi, de la signature, du suivi et du stockage de vos documents dans un même workflow Dropbox, vous vous assurez que vos documents sensibles ne quittent jamais notre architecture de stockage avec protection multiniveau et chiffrement des documents. Aucun risque qu’ils tombent entre de mauvaises mains.

De plus, comme les signatures électroniques dans Dropbox s’appuient sur la technologie Dropbox Sign, toutes les demandes de signature s’accompagnent d’une piste d’audit complète et inviolable entre les différents signataires. Vous pouvez ainsi conserver un journal comportant le nom des personnes ayant reçu une demande, ainsi que la date et l’heure où chaque personne a signé le document.

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Adoptez le réflexe Dropbox pour vos signatures

Pourquoi multiplier les outils, applications et logiciels alors que les services que vous connaissez et appréciez disposent déjà de toutes les fonctionnalités de signature électronique nécessaires ? Les signatures électroniques Dropbox Sign dans Dropbox constituent une solution centralisée pour la signature, l’envoi, le suivi et l’enregistrement de vos documents essentiels.