Uit gegevens van BambooHR kunnen we de drie belangrijkste redenen voor een snel verloop achterhalen: nieuwe medewerkers vinden het leiderschap niet prettig, het werk voldoet niet aan de verwachtingen of ze hebben besloten dat ze hun werk toch niet leuk vinden.

‍

Was er maar een proces waarmee jij en je nieuwe medewerkers informatie kunnen delen over het management, het bedrijf en de aard van hun functie, voordat je honderden uren verspilt aan het werven en inwerken van mensen die niet bij het bedrijf passen…

‍

O wacht, die is er.

‍

‍

Dit heet onboarding en organisaties die dit goed doen, verbeteren de retentie van nieuwe medewerkers met 82% en de productiviteit met meer dan 70%.

‍

Je nieuwe medewerkers willen meteen aan de slag en zich productief voelen in je bedrijf. Ze willen niet naar een andere baan moeten zoeken en opnieuw de nieuwkomer zijn.

‍

Wat als je eigen onboarding-checklist precies op deze wens zou aansluiten?

‍

Dan stappen nieuwe mensen op hun eerste dag binnen met een al gevormd sociaal netwerk in je organisatie. Al hun collega's weet dat ze zijn aangekomen en wat ze doen. Ze zijn niet alleen fysiek, maar ook mentaal voorbereid om meteen met hun collega's te samenwerken.

‍

Je hoeft geen tijd te verliezen: ze zijn al op de hoogte van hun doel in de organisatie, de belangrijke nalevingskwesties en hoe ze onmiddellijk productief aan de slag kunnen.

‍

Je nieuwe medewerker kijkt al uit naar vooraf geplande vergaderingen met het managementteam, trainingssessies en voldoende contactmomenten met een onboardingbegeleider die je weken geleden al hebt aangewezen.

‍

Deze medewerker is klaargestoomd voor succes en wil er helemaal voor gaan, gewoon omdat je bedrijf genoeg gaf om het behoud van deze medewerker en aan de hand van deze beste praktijken een onboarding-checklist ontwikkelde die werkt.

‍

Begin al bij de aanstelling, niet op de eerste werkdag

‍

Zorg dat je al vóór de eerste werkdag ergens contact over opneemt met nieuwe medewerkers. Het maakt niet uit wat: stuur een uitnodiging voor de medewerkersportal, een link naar de workflow die je hebt gemaakt om het papierwerk te automatiseren en te vereenvoudigen (zoiets bestaat echt) of gewoon een e-mail.

‍

Nieuwe medewerkers benaderen om te laten zien hoe blij je bent hen in je team te hebben, is misschien een beetje een kunst, maar er is genoeg wetenschappelijk bewijs dat het werkt.

‍

Uit een paper van de University of Iowa bleek dat nieuwe medewerkers die zich in hun nieuwe werkomgeving welkom voelden, meer voldoening en betere prestaties rapporteerden en meer geneigd waren om bij de betreffende organisatie aan te blijven.

‍

Helaas bleek ook het omgekeerde waar. Een medewerker die het bedrijf niet begreep of het gevoel had niet op één lijn met het bedrijf te zitten, was eerder ongeïnteresseerd, minder productief en chronisch ontevreden. Zo'n medewerker blijft waarschijnlijk niet lang.

‍

Laat dus zien dat je om hen geeft. Laat zien dat ze op hun plek zijn. Zorg dat je nieuwe medewerkers zich welkom voelen en maak het hen zo makkelijk mogelijk door de meeste transactionele HR-zaken uit de weg te ruimen voordat ze zelfs maar een voet op de werkvloer hebben gezet.

‍

Hang al vroeg het welkomstbord uit

‍

De eerste dag is voor een nieuwe medewerker heel belangrijk. We begrijpen wel waarom sommige HR-specialisten en -managers denken dat je nieuwe medewerkers beter niet met heel veel kennismakingen overstelpt.

‍

De gegevens wijzen echter op het tegendeel.

‍

Robert Half & Associates ontdekte dat 89% van de nieuwe medewerkers hun manager wil ontmoeten en 83% op hun eerste dag formeel aan hun collega's wil worden voorgesteld. Interessant genoeg vond slechts 44% het belangrijk om die dag mee uit lunch te worden genomen.

‍

Mocht je wel van plan zijn een eerste-dag-lunch voor een nieuwe medewerker te organiseren, dan is dat precies zoiets waarvan je hem of haar ver vóór de eerste werkdag op de hoogte stelt, wanneer je je onboarding-checklist al ver van tevoren aan het doornemen bent.

‍

Zorg de eerste paar weken voor structuur

‍

De meesten van ons weten hoe het is om zich bij een nieuwe baan helemaal stuurloos te voelen, wanneer je met iedereen hebt kennisgemaakt en eindelijk voor het eerst alleen op een nieuwe werkplek bent.

‍

Dat is precies waarom het belangrijk is om ruim van tevoren op deze situatie te anticiperen. Laat nieuwe medewerkers niet op een onhandige manier uitvinden wat ze nu moeten doen of met wie ze in die eerste weken contact moeten opnemen.

‍

Nogmaals, dit is een belangrijke culturele aanwijzing die zegt: 'Kijk, je bent op de juiste plek, we zijn blij dat je hier bent en we hebben onze zaakjes op orde!'

‍

Stel in plaats daarvan nog voordat ze beginnen alles in wat jouw organisatie gebruikt om tijdens deze eerste werkdagen voor structuur te zorgen: hun digitale agenda, je ticketingsysteem, je geautomatiseerde onboardingworkflow (bonuspunten als je een van deze zaken al in gebruik hebt!), of iets anders.

‍

Zorg ervoor dat je taken als 'je bureaublad instellen' en 'met Dave van IT machtigingen regelen' na een paar weken afbouwt en de medewerkers steeds meer van de werkzaamheden gaan verrichten waarvoor ze zijn aangenomen.

‍

Stel een gebalanceerd onboardingteam samen

‍

Een crossfunctioneel team is in veel situaties in een organisatie een geweldig klankbord. Waarom zou je er dus niet een opstellen voor het maken van een onboarding-checklist die werkt?

‍

Natuurlijk regelt HR de compliance. De IT-afdeling begrijpt echter wat nieuwe medewerkers nodig hebben om een werkplek op te starten, veteranen op de afdeling weten op welke dagelijkse taken ze moeten zijn voorbereid en het management weet aan welke prestatie-indicatoren waaraan ze worden gehouden.

‍

Zo blijken ondersteuning en feedback van het management erg belangrijk te zijn voor nieuwe medewerkers in de eerste fasen van de onboarding-checklist.

‍

Een onderzoek dat in de Academy of Management Journal werd gepubliceerd, toonde aan dat nieuwe medewerkers de vermeende steun van het management in verband brachten met de helderheid van hun functie, hun werktevredenheid en zelfs hun salaris. Helaas voelde de gemiddelde nieuwe medewerker deze steun, en daarmee zijn of haar perceptie van de functie, al zes maanden na de start afnemen.

‍

Een op maat gemaakt onboardingteam, inclusief een aangewezen contactpersoon of 'onboarding-buddy', helpt nieuwe medewerkers de onboarding-checklist te doorlopen en sneller volledig productief te worden dan wanneer ze volledig in het duister tasten.

‍

Elimineer de knelpunten van papierwerk

‍

‍

Volgens een ADP-enquête onder 1500 medewerkers, managers en HR-professionals eist 80% van de HR-organisaties nog steeds dat onboardingdocumenten persoonlijk worden ingevuld. Minder dan 12% van de medewerkers heeft vanaf een mobiel apparaat toegang tot elk type onboardingdocument.

‍

Belastingdocumenten, handboeken voor medewerkers, contracten, salarisformulieren, geheimhoudingsovereenkomsten en nog meer papierwerk zijn allemaal nodig voor het onboardingproces…

‍

Of niet?

‍

At Dropbox Sign, we’re all about making our clients more awesome and business more intelligent. We don’t think the answer to document-heavy workflows is just turning repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment packets into a repetitive, overbuilt, 15-page healthcare enrollment PDFs.

‍

Instead, products like Dropbox Sign allow new employees to complete their new hire documents online. If you want more automation, Dropbox Forms takes any series of documents and stitches them together with code to transforms them into a single, intelligent flow. Even hundreds of pages can be distilled into a short series of smart data fields. Human error and repetitive data entry are eliminated with conditional logic, data validation, and a mapping feature that makes sure that data goes right where you need it.

‍

Yes, collecting new hire data is an important box to check on your onboarding checklist—but who says you have to do it the way it’s always been done?

‍

‍

Zorg voor duidelijke verwachtingen en regelmatige contactmomenten

‍

'Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke zijn nooit dringend.'

‍

We weten precies hoe je je voelt, president Eisenhower.

‍

Tussen alle ongeplande gesprekken, de groeiende hoeveelheid e-mails in je postvak en de 'brandjes' die je voor collega's en klanten moet blussen, kan het buitengewoon moeilijk zijn te doen wat je echt gedaan wilt krijgen.

‍

Vooral als je geen vooraf opgesteld plan hebt waaraan je je kunt houden.

‍

Beschouw vaagheid als de vijand. Als je niet bereid bent om nieuwe medewerkers te helpen SMART-doelen op te stellen en regelmatige contactmomenten met hun contactpersoon en andere leden van hun onboardingteam in te plannen, dan ben jij medeverantwoordelijk als zij de verwachte prestatiebenchmarks niet halen.

‍

Wacht niet en vraag om feedback

‍

Had je op hun eerste werkdag geen bureau voor ze klaar? Duurde het een week voordat ze zich konden aanmelden bij alle softwareplatforms die je gebruikt?

‍

Gelukkig voor jou zullen nieuwe medewerkers niet zomaar zeggen dat ze vinden dat je slecht werk levert. Dat betekent helaas niet dat ze dat ook niet denken, bijvoorbeeld als ze toch besluiten dat telefoontje van een headhunter te beantwoorden, voor het geval dat.

‍

Een derde van de medewerkers beslist in de eerste maand van hun dienstverband of ze bij een organisatie blijven. Raad eens wat precies met deze eerste 30 dagen samenvalt? Jouw onboarding-checklist.

‍

Zoek dus een manier om uit te vinden wat ze denken en voelen, in plaats van geschokt te zijn als wéér een nieuwe medewerker tijdens de eerste paar werkdagen besluit te vertrekken. Wacht niet. Vraag om feedback.

‍

Bijna 40%t van de medewerkers zegt geen moeite meer te doen als ze het gevoel hebben dat hun hogergeplaatsten hun ideeën afwijzen. Gewoon vragen en luisteren naar feedback kan de productiviteit van jouw team en je hele organisatie verhogen!

‍

Gebruik je onboarding-checklist om er een gewoonte van te maken om regelmatig actief op zoek te gaan naar feedback en zo onnodige vertraging en verloop te voorkomen.

‍

Integreer waar mogelijk je cultuur

‍

Toen Harvard Business Review de resultaten van 70 verschillende onderzoeken onderzocht, bleek dat het gevoel van sociale acceptatie op de werkvloer een van de belangrijkste factoren was voor het succes van een nieuwe medewerker.

‍

Wanneer een medewerker het gevoel heeft deel uit te maken van het netwerk, voelt hij of zij zich gesterkt om vragen te stellen, toegang tot de benodigde middelen te krijgen en de grote stappen te zetten die je bedrijf vooruit kunnen helpen.

‍

Je onboardingproces voor nieuwe medewerkers is de beste gelegenheid om te vertellen waar je bedrijf voor staat en waarom dit de plek is waar ze thuishoren. Als je wilt dat elke medewerker op dezelfde golflengte zit, kun je maar beter beginnen met het consequent implementeren van cultuureducatie in je onboarding-checklist.

‍

Met slecht gecommuniceerde, inconsistente of niet-bestaande culturele berichtgeving wordt het moeilijker om naar de strategische doelen van het bedrijf toe te werken. Als elke medewerker de doelen en missie van jouw organisatie op een andere manier verstaat, hoe kunnen ze dan op één lijn worden gebracht om op dezelfde bestemming uit te komen?

‍

Als je hulp nodig hebt bij het integreren van je bedrijfscultuur, lees dan onze handleiding over het toevoegen van cultuur in je onboarding-checklist. Hier vind je meer informatie over het toepassen van transparantie, het overbrengen van een doel, open communicatie mogelijk maken en meer.

‍

Stop niet na één week

‍

‍

Je mag helemaal zelf weten hoelang het afwerken van je onboarding-checklist duurt. We raden je echter aan om te beginnen tijdens de werving en door te gaan tot minimaal zes maanden na de eerste werkdag van je nieuwe medewerker.

‍

Deze stappen, die ruim voordat ze op kantoor komen beginnen, zijn echt belangrijk. Ze geven nieuwe medewerkers niet alleen de tijd om te leren wat ze kunnen verwachten; ze geven jou en je team ook de tijd om zich goed voor te bereiden op de komst van een nieuwe collega.

‍

Als je bedrijf een proefperiode van 60 of 90 dagen heeft, moet zowel je crossfunctionele onboardingteam als hun onboarding-buddy hen gedurende die tijd ondersteunen zodat ze aan hun eerste reeks verwachtingen kunnen voldoen.

‍

Hoewel de onboardingtaken de komende maanden zeker zullen afnemen, moet je ook rekening houden met eventuele andere specifieke trainingen die ze moeten volgen om hun functie, het bedrijf en de doorgroeimogelijkheden beter te begrijpen.

‍

In deze tijd kunnen ook andere afdelingen en specialiteiten, zoals prestatiebeheer, de onboarding overnemen van HR.

‍

Zelfs als je onboarding-checklist officieel geen volledig jaar omvat, moet de eerste eindejaarsevaluatie van nieuwe medewerkers worden afgestemd op hun inaugurele jaar. Tegen die tijd hebben eventuele bedenkingen die ze gedurende het jaar hebben gehad, zich volledig kunnen ontplooien. Zorg daarom dat je openstaat voor feedback en ga na of ze zich kunnen vinden in de gang van zaken en hun prestatie-indicatoren.

‍

De ultieme onboarding-checklist

‍

Als je een onboarding-checklist ontwikkelt aan de hand van de beste praktijken die we hebben geschetst, kan dit de werkprestaties van een nieuwe medewerker verbeteren, een sterkere betrokkenheid bij je organisatie creëren en werktevredenheid scheppen. Dit alles vermindert het verloop en kan je duizenden dollars en honderden uren besparen om een medewerker te vervangen die je met een meer doordachte onboarding had kunnen behouden.

‍

Ga er maar van uit dat niet alles gemakkelijk zal zijn en niet alles op de schouders van de medewerker terecht zal komen. De bedoeling van de ultieme onboarding-checklist is dat je nieuwe medewerkers, je HR-afdeling en je organisatie als geheel hun volledige potentieel kunnen bereiken, zonder daarbij gek te worden of eventuele teamgenoten te verliezen.

We hebben deze ultieme onboarding-checklist samengesteld met hulp van Betterteam en Process Street. Lees deze goed door. Hiermee kun je een zinvolle onboarding-workflow maken voor jouw geweldige, unieke team.

Vóór de eerste dag

‍

• Stel hun crossfunctionele onboardingteam samen en stel hun contactpersoon of 'buddy' voor
• Zorg ervoor dat jij en de leidinggevende van de nieuwe medewerker op één lijn zitten wat betreft de functie, doelen en verantwoordelijkheden
• Laat alle juridische formulieren en documenten invullen
• Bereid de werkplek van de nieuwe medewerker voor
• Geef toegang tot alle tools, apparaten, deuren, enz. die ze nodig hebben
• Maak accounts voor hen aan op alle software die ze nodig hebben om hun werk te doen
• Stuur manifesten, handboeken of artikelen die je nieuwe medewerkers doorgaans laat lezen
• Bereid een arbeidsvoorwaardenpakket voor, inclusief een overzicht van veelgestelde vragen
• Verstrek een kopie van de functiebeschrijving en de bijbehorende verantwoordelijkheden
  
  

Op de eerste dag

‍

• Zorg ervoor dat je team op de hoogste is van hun komst en dat de wervingsmanager klaarstaat om ze te begroeten
• Heet hen formeel welkom in het team en doe een kennismakingsronde
• Geef een rondleiding door het kantoor
• Start de workflow voor hun trainingsmateriaal
• Plan een vergadering met het management in om opnieuw de verwachtingen te bespreken
• Bespreek de bedrijfscultuur
• Zorg ervoor dat ze hun contactpersoon persoonlijk ontmoeten
  
  

Tijdens de eerste week

‍

• Laat ze aan de slag gaan met hun eerste echte werkproject
• Bespreek de verwachtingen voor de volgende maand
• Plan ten minste één contactmoment om feedback te verzamelen en vragen te beantwoorden
• Moedig hen aan met hun contactpersoon te communiceren
  
  

Tijdens de eerste maand

‍

• Organiseer alvast verschillende contactmomenten met jou, het management en hun contactpersoon
• Leg zakelijke doelen op lange termijn en op hoog niveau uit, zodat ze op één lijn zitten voor de bedrijfsrichting en -cultuur
• Verstrek leesmateriaal voor persoonlijke groei
• Organiseer enkele kleine evenementen om hen aan te moedigen tot sociale interactie met het team
• Vraag om feedback op je onboarding-checklist

Na drie maanden

‍

• Plan een informeel functioneringsgesprek in
• Bespreek eerdere en toekomstige taken om ervoor te zorgen dat jullie op één lijn zitten
• Bespreek eerdere prestatiedoelen en stel nieuwe verwachtingen vast
• Geef en vraag opnieuw feedback
• Controleer de voortgang van de training van medewerkers
• Bespreek het einde van de proeftijd en de daaropvolgende verwachtingen
• Ga na wat ze van de bedrijfscultuur vinden en in welke mate ze zich erin kunnen vinden

Na zes maanden

‍

• Voer een halfjaarlijks functioneringsgesprek
• Bespreek de doelen en de tot nu toe geboekte voortgang
• Stel doelen en targets voor de komende zes maanden vast
• Controleer of de medewerkers alle noodzakelijke training hebben gekregen
• Sta open voor eerlijke feedback
• Zorg ervoor dat ze nog steeds een sterke culturele band voelen

Na één jaar

‍

• Voer een jaarlijks functioneringsgesprek
• Erken hun eerste jaar bij het bedrijf en bespreek hoe ze aan de verwachtingen hebben voldaan
• Bespreek de doelen, projecten en plannen voor het komende jaar
• Bespreek het beleid inzake salaris en loonsverhoging
• Vraag en luister naar feedback over je onboarding-checklist en bedrijfscultuur
• Gefeliciteerd, je hebt de mijlpaal van één jaar gehaald! Kijk uit naar een volgend jaar vol goede samenwerking.