Efficiëntie verhogen: het voordeel van het digitaliseren van documenten dat vaak over het hoofd wordt gezien

Stel je een wereld voor waarin goedkeuringen seconden duren, geen dagen. Waar contracten elektronisch op elke plek en op elk moment kunnen worden ondertekend. Waar het najagen van handtekeningen verleden tijd is.

Dit is de realiteit van e-handtekeningen, een krachtige tool die de manier waarop je bedrijf documenten beheert radicaal kan veranderen.

Begin met ondertekenen met Dropbox Sign

In het steeds veranderende landschap van digitale business, is het onder de knie krijgen van efficiëntie meer dan een doel, het is een noodzaak. Terwijl bedrijven zich aanpassen aan een wereld aan waarin beslissingen snel worden genomen en werken op afstand de norm is, is het van groot belang dat ze overeenkomst(en) snel en veilig kunnen uitvoeren.

Maak kennis met de wereld van oplossingen voor e-handtekeningen: een gamechanger voor bedrijven die hun workflows willen stroomlijnen en hun flexibiliteit willen vergroten. Ontdek hoe de integratie van oplossingen voor e-handtekeningen je workflows radicaal kan veranderen en ervoor kan zorgen dat je activiteiten even efficiënt als innovatief zijn.

Waarom je documenten digitaliseren? Voordelen die verder gaan dan de basis

Het digitaliseren van documenten is niet alleen een stap in de richting van een papierloze werkomgeving, het is een uitgebreide strategie om de efficiëntie te verhogen, de beveiliging te verbeteren en de kosten te verlagen. Waarom kiezen bedrijven steeds vaker voor digitalisering van documenten?

Kosteneffectiviteit

Uit een onderzoek van Record Nations blijkt dat bedrijven jaarlijks tot wel $ 8000 kunnen uitgeven aan papieren documenten. Daarnaast kunnen ze tot wel $ 8.500 spenderen aan archivering en opslag, en ongeveer $ 30.000 aan arbeidskosten voor het beheer van deze documenten.

Verbeterde productiviteit

Volgens McKinsey & Company besteden werknemers gemiddeld 9,3 uur per week aan het zoeken naar informatie in fysieke documenten en de verwerking van documenten. Digitalisering zorgt ervoor dat gegevens direct kunnen worden opgevraagd en op gegevens kan worden gezocht. Hierdoor wordt de tijd die medewerkers besteden aan administratieve taken aanzienlijk verkort.

Enhanced security

In vergelijking met het gebruik van archiefkasten kunnen elektronische documenten worden beveiligd met geavanceerde verificatie en toegangscontroles, waardoor het risico op ongeautoriseerde toegang of verlies wordt verminderd. Digitale formaten maken gedetailleerde controlesporen mogelijk, waardoor elke toegang en elk gebruik wordt geregistreerd en gevoelige informatie wordt beschermd.

Verhoogde toegankelijkheid

Elektronische handtekeningen en digitale documenten kunnen vanaf elk apparaat met internetverbinding worden geopend en ondertekend. Zo kun je overal werken. Dit is vooral van cruciaal belang in de huidige werkomgevingen die zowel hybride als op afstand zijn.

Milieu-impact

Door het verminderen van papiergebruik kunnen bedrijven hun CO2-voetafdruk verkleinen en zo bijdragen aan de doelstellingen voor ecologische duurzaamheid.

Schaalbaarheid en flexibiliteit

Oplossingen voor e-handtekeningen, zoals die van Dropbox, bieden schaalbare tools die met uw bedrijf meegroeien. Deze ondersteunen een scala aan functies, van eenvoudige documenten tot complexe overeenkomsten, en zorgen zo voor flexibiliteit in uiteenlopende zakelijke behoeften.

Snellere goedkeuringen

Met hulpmiddelen zoals een documentenscanner kunnen bedrijven snel fysieke documenten omzetten in veilige PDF's van hoge kwaliteit. Deze kunnen vervolgens eenvoudig worden gedeeld en ondertekend, waardoor goedkeuringsprocessen worden gestroomlijnd en de tevredenheid van cliënten wordt verbeterd.

Het digitaliseren van je documenten gaat niet alleen over het besparen van opslagruimte

Bij het digitaliseren van uw documenten gaat het niet alleen om het besparen van opslagruimte, het gaat om het creëren van een efficiënter, veiliger en toekomstbestendig document. Met de juiste tools en strategieën kun je het volledige potentieel van je document benutten en je bedrijf laten floreren. Deze transformatie gaat verder dan alleen het opslaan van digitale bestanden: het ontsluit de kracht van elektronische handtekeningen.

Stel je bijvoorbeeld een marketingbureau voor dat snel goedkeuring van een klant wil krijgen voor campagnemateriaal. Als goedkeuringen fysieke handtekeningen en handmatige stappen vereisen, kan dat projecten vertragen en de klanttevredenheid beïnvloeden.

Het digitaliseren van je documenten in drie eenvoudige stappen

In de reis naar digitale transformatie speelt het digitaliseren van documenten en het integreren van e-handtekeningen een cruciale rol. De beste manier om je documenten te digitaliseren in drie eenvoudige stappen:

Stap 1: Evalueer je huidige workflow

De eerste stap naar succesvolle digitale transformatie is inzicht krijgen in je huidige situatie. Door inefficiënties en verbeterpunten te identificeren, bepaal je de beste manier om je documenten te digitaliseren. Belangrijke punten om over na te denken:

Pijnpunten identificeren

Breng de uitdagingen en inefficiënties in je huidige documentworkflows in kaart. Denk hierbij aan vertragingen met de goedkeuring, handmatige indieningsprocessen of beveiligingsproblemen. Enkele vragen die je jezelf kunt stellen:

• Hoeveel tijd besteden we aan het printen, scannen en archiveren van papieren documenten?
• Zijn er vertragingen met de goedkeuring vanwege de routering van fysieke documenten?
• Hoe eenvoudig is het om, wanneer nodig, toegang te krijgen tot een document en het op te halen?

Workflows analyseren

Breng je documentworkflows in kaart, van het maken tot het opslaan en ophalen. Identificeer gebieden waar handmatige processen kunnen worden vervangen met digitale oplossingen.

Doelen stellen

Definieer duidelijke doelen voor digitalisering, zoals: meer efficiëntie, minder kosten of verbeterde samenwerking. Deze doelstellingen bepalen je digitaliseringsstrategie.

Stap 2: Kies je digitaliseringstools

Zodra je kansen voor digitale transformatie hebt geïdentificeerd, is het tijd om de juiste tools te selecteren om je documentworkflows te stroomlijnen. Denk eens aan het volgende:

Dropbox Sign

Als vooraanstaande tool voor het digitaliseren van documenten en het integreren van e-handtekeningen, heeft Dropbox Sign een gebruiksvriendelijke interface en robuuste functies voor het naadloos beheren van documenten. Upload documenten in verschillende bestandsindelingen, verstuur ze voor elektronische ondertekening, volg de voortgang in realtime of gebruik de automatiseringsoptie en profiteer van onbeperkte verzendmogelijkheden. Met de intuïtieve interface van Dropbox Sign kan iedereen moeiteloos aan de slag, ook zonder technische kennis.

Dropbox Sign-API

Voor organisaties die e-handtekeningen rechtstreeks in hun bestaande systemen willen integreren , biedt Sign API een schaalbare oplossing. Met Sign API kun je e-handtekeningworkflows aanpassen, integreren met applicaties van derden en documentbeheer binnen je organisatie stroomlijnen. Voor het integreren van Sign API met je bestaande systemen heb je geen uitgebreide programmeerkennis nodig.

Stap 3: Implementeren en opschalen

Zodra je je digitaliseringstools hebt gekozen, is het tijd voor implementatie en opschaling op basis van je zakelijke behoeften:

• Implementatie: Werk samen met je IT- team of service provider om Dropbox Sign of de Dropbox Sign API te integreren in je bestaande systemen. Zorg ervoor dat werknemers de juiste training en ondersteuning krijgen voor een soepele transitie.
• Aanpasbaar: pas de functies van Dropbox Sign of de Dropbox Sign API aan op jouw specifieke zakelijke vereisten. Pas workflows, gebruikersmachtigingen en veiligheidsinstellingen aan om processen voor documentbeheer te optimaliseren.
• Schaalbaarheid: Naarmate je bedrijf groeit, kun je profiteren van de schaalbaarheid van Dropbox Sign of de Dropbox Sign API om in te spelen op grotere documentvolumes en veranderende bedrijfsbehoeften. Houd prestatiegegevens bij en verzamel feedback van gebruikers om je strategie voor digitaal documentbeheer voortdurend te verbeteren.

e-Handtekeningen zijn een game-changer in de digitalisering en het beheer van documenten

e-Handtekeningen zijn een krachtige oplossing omdat ze het digitaliseringsproces stroomlijnen. Ze maken het mogelijk dat mensen elektronisch handtekeningen kunnen zetten vanaf elk apparaat met een internetverbinding, waardoor het niet meer nodig is om fysieke kopieën te printen, scannen en op te sturen. Hierdoor verlopen workflows soepeler, bespaar je tijd en verbeter je de beveiliging.

Stroomlijnt workflows en verkort doorlooptijden

e-Handtekeningen stroomlijnen de bedrijfsvoering aanzienlijk, omdat fysieke documenten niet meer nodig zijn. Deze technologie maakt snellere besluitvorming en transacties mogelijk dankzij:

• Verkorting van de verwerkingstijd: elektronische handtekeningen elimineren de knelpunten van handmatige documenten, zoals printen, verzenden en handmatig archiveren. Het is een geweldige manier om workflowcycli te versnellen.
• Verbetering van de reactietijd: doordat documenten vanaf elk apparaat met een internetverbinding kunnen worden ondertekend, kunnen belanghebbenden sneller reageren, ongeacht hun locatie.
• Automatisering van de workflow: e-handtekeningoplossingen beschikken vaak over functies die verschillende stappen in het document automatiseren. Denk hierbij aan het versturen van herinneringen, het archiveren van voltooide documenten en nog veel meer.
  

Betere beveiliging en naleving

De integratie van e-handtekeningen in je documenten vereenvoudigt niet alleen de processen, maar verbetert ook de beveiliging en naleving van belangrijke documenten.

• Robuuste versleuteling: het e-handtekeningplatform maakt gebruik van geavanceerde versleutelingstechnologieën voor het bijhouden van gegevens en voor het beschermen van documenten tegen ongeoorloofde toegang. Sommige hebben zelfs een ingebouwde verificatie van de elektronische ID (van de ondertekenaar).
• Naleving van regelgeving: e-handtekeningoplossingen zijn ontworpen om te voldoen aan de relevante wettelijke normen, zoals de Amerikaanse E-SIGN Act en de eIDAS van de EU. Hiermee wordt gegarandeerd dat digitaal ondertekende documenten juridisch bindend zijn en erkend worden.
• Controlesporen: digitale handtekeningen bieden gedetailleerde logboeken van elke actie die met een document is uitgevoerd. Dat omvat onder meer wie het heeft ondertekend, wanneer en waar. Dit draagt bij aan de naleving van de regels en maakt controles eenvoudiger.
  

Zorgt voor kostenbesparingen in resource management

Door over te stappen op e-handtekeningen verlaag je de overheadkosten die gepaard gaan met traditionele, op papier gebaseerde processen aanzienlijk.

• Lagere materiaalkosten: doordat er geen papier, inkt en andere benodigdheden meer nodig zijn, bespaar je aanzienlijk.
• Minder opslag: Digitale documenten vereisen geen fysieke opslag waardoor kantooropslag vrijkomt en archiveringskosten worden verlaagd.
• Lagere personeelskosten: door het automatiseren van het ondertekeningsproces zijn er minder personeelsuren nodig om document te beheren, van voorbereiding tot opslag.
  

Betere samenwerking tussen teams en afdelingen

Digitale handtekeningen verbeteren de samenwerking door een naadloze verbinding tussen teams mogelijk te maken, ongeacht hun fysieke locatie.

• Directe toegang en delen: documenten kunnen direct worden ondertekend en gedeeld tussen verschillende afdelingen of geografische locaties, waardoor realtime samenwerking mogelijk wordt.
• Integratie met andere tools: de meeste e-handtekeningoplossingen kunnen naadloos worden geïntegreerd met populaire zakelijke tools zoals CRM-systemen, projectmanagementsoftware en communicatieplatforms. Dit kan de samenwerking tussen verschillende functies verbeteren.
• Tracking en monitoring: digitale hulpmiddelen maken het mogelijk om de status van document in realtime te volgen. Hierdoor kunnen teams zien hoe ver een taak al is afgerond en wordt de tijd die wordt besteed aan vervolgacties verkort.
  

Om de concurrentie bij te benen, moeten we hulpmiddelen omarmen die de bedrijfsvoering flexibeler maken. Bij e-handtekeningoplossingen gaat het niet alleen om het gebruik van nieuwe technologie. Het gaat erom bedrijfsprocessen sneller, veiliger en oneindig schaalbaar te maken. Ze maken het voor bedrijven van elke omvang mogelijk om doorlooptijden te verkorten en de beveiliging te verbeteren, zodat ze overal en altijd kunnen werken.

Hoe Dropbox Sign je kan helpen je workflow en documenten te digitaliseren

Weten waar je moet beginnen met het digitaliseren van documenten kan een moeilijke eerste stap zijn. De truc is om de juiste hulpmiddelen bij de hand te hebben.

Met Dropbox Sign kun je

• e-handtekeningen eenvoudig in je workflow integreren
• records, documenten en controlesporen digitaliseren
• veilig blijven met OAuth-authenticatie, verificatie en naleving van AVG, ISO 27001 en SOC 2 Type II
• documentenworkflows aanpassen met automatisch ingevulde velden, stijlopties en meer
• processen stroomlijnen met sjablonen, ingebedde aanvragen en voorwaardelijke logica
• naadloos integreren in je bestaande systemen en instellingen, dankzij onze gebruiksvriendelijke API
  

Zodra je Dropbox Sign hebt geïmplementeerd, kun je als organisatie de tijd en kosten die gepaard gaan met handmatige processen aanzienlijk verminderen. Het eindresultaat? Gedigitaliseerde documenten en workflows die efficiënter en veiliger zijn dan ooit.

Digitaliseer je handtekeningworkflows met Dropbox Sign

Dropbox Sign kan het ondertekeningsproces van je document vereenvoudigen, terwijl de Dropbox Sign API naadloos kan worden geïntegreerd in je systemen om je digitale activiteiten te verbeteren.

Door deze tools te integreren in je instellingen, kan je organisatie de tijd en kosten die gepaard gaan met handmatige processen aanzienlijk verminderen. Zo worden je workflows niet alleen efficiënter, maar ook veiliger.

Ontdek de functies en voordelen van onze e-handtekeningoplossingen om de perfecte oplossing te vinden die past bij jouw zakelijke behoeften.