Hjelper nye ansatte med å oppnå høy produktivitet raskere
Greenhouse Software tilbyr bransjeledende løsninger for å hjelpe alle selskaper med å bli gode på ansettelser. Ved å bruke rekrutterings- og onboarding-programvaren deres opplever kandidatene en sømløs og digital opplevelse fra første kontaktpunkt.
Vi støtter ikke lenger Dropbox Forms-produktet
Forstå hvordan kunder bruke e-underskrifter
Målet til Greenhouse er å hjelpe selskaper med å styrke ansettelsesprosessene. De designet et flaggskipprodukt, kalt Greenhouse Recruiting, for selskaper som trenger en tilpassbar ansettelsesløsning til å sette sammen globale team.
I begynnelsen var de fleste Greenhouse-kundene teknologiske oppstartsbedrifter, men Greenhouse har nå utvidet kundebasen sin på tvers av bransjer og størrelser. De lanserte Greenhouse Onboarding for å hjelpe bedrifter i alle størrelser med å effektivisere oppstarten av arbeidet, slik at de ansatte kommer i gang på dag én.
Greenhouse Onboarding er et overgangssystem som effektiviserer prosessen fra når tilbudet gis og dokumentasjonen leveres, til den nyansatte ønskes velkommen på sin første dag. Dataene som samles inn etter denne prosessen, plasseres deretter et annet sted: i kundens HR-informasjonssystem. En av de største utfordringene til Greenhouse Onboarding er å administrere de mange integrasjonene mellom plattformene.
Det å starte i et nytt selskap innebærer å signere en rekke ansettelsesdokumenter, samt oppgi mye personlig identifiserbar informasjon (PII). Greenhouse innlemmet Dropbox Sign i Onboarding-verktøyet sitt for å skape en sammenhengende og uavbrutt arbeidsflyt for oppstartfasen. En ny ansatt signerer dokumenter i denne tilpassede opplevelsen uten å måtte opprette en Dropbox Sign-konto. Greenhouse-kunder trenger heller ikke en egen konto; de kan fortsatt automatisere ulike velkomstopplevelser for forskjellige brukere gjennom Sign-integreringen. Dropbox Sign-brukergrensesnittet er lett synlig, noe som gjør at brukerne føler seg komfortable og trygge når de oppgir PII.
Bruken av e-underskrifter var en suksess, og nå tilrettelegger Greenhouse Onboarding for 20 000 e-underskrifter i måneden gjennom disse velkomstopplevelsene. Men de trengte også en måte å spore bruken på. Da et lite antall kunder begynte å bruke mange underskrifter, innså Hugo Marcotte, senior ingeniørleder for Greenhouse, at de trengte mer synlighet i bruken av underskrifter.
«Vi måtte opprettholde kontrollpanelet vårt basert på dataene vi hadde i databasen vår», forklarer Marcotte. «Det fungerte bra, men var ikke 100 % nøyaktig.» I stedet for å bruke timevis på å avstemme uoverensstemmelser med kundene, ville Marcotte ha bedre synlighet for å proaktivt kunne løse eventuelle bekymringer.
«Når det gjelder personopplysninger, føler brukerne seg mer komfortable og trygge når de ser at vi bruker Dropbox.»
Synlighet gjør oppstarten enklere
Da Marcotte fortalte Dropbox-teamet om behovet for mer synlighet, ble en samarbeidsprosess satt i gang. Dropbox lyttet til Marcottes bekymringer, forstod behovene hans og introduserte ham for betaversjonen av Sign API-kontrollpanelet. Dette kontrollpanelet gir verdifull innsikt i kvotebruk og status for underskrifter, samt informasjon om integrasjonshelsen.
Marcotte og teamet hans bruker kontrollpanelet flittig, både for å støtte Greenhouse Onboardings maler og feilsøke eventuelle problemer i arbeidsflyten. Disse arbeidsflytene kan være komplekse – som er grunnen til at det pleide å ta lang tid å løse problemer. Informasjonen i API-kontrollpanelet er nøyaktig og oppdatert, som gjør at teamet til Marcotte kan fastslå problemer ut fra gjentatte feil.
Nå gir API-kontrollpanelet Marcottes team synligheten de trenger for raskt å avdekke eventuelle problemer og sikre at prosessen foregår sømløst. «Teamet mitt synes det er svært nyttig å kunne søke etter et spesifikt dokument, se statusen og hva som skjedde», forteller han. «Det gjør at de kan handle raskt.»
«Kundene våre kan angi regler og de riktige e-underskriftene tildeles de nye ansatte automatisk fordi vi har integrert Dropbox Sign.» – Hugo Marcotte, senior ingeniørleder, Greenhouse
Økt effektivitet for alle
Med Sign-integreringen får Onboarding-kunder innebygde maler for vanlige skjemaer, og de kan også enkelt opprette egne maler og angi ytterligere regler for hvert tilfelle. Denne automatiske tildelingen av dokumenter sparer Greenhouse-kundene for mye tid ved å unngå repeterende, manuelle prosesser for hver nye ansatt.
Greenhouse opplever sjelden avvik i underskrifter, men den komplekse arbeidsflyten gjorde det vanskelig å lokalisere problemene som oppstod. API-kontrollpanelet har spart teamet til Marcotte for flere timer med arbeid hver måned, fordi det å sjekke underskriftstatusen til et bestemt dokument nå bare tar et par minutter. «Takket være god synlighet kan vi raskt oppdage og fikse problemer underveis», forteller Marcotte.
Greenhouse Onboarding støtter kompliserte arbeidsflyter og har aldri tvilt på om det var en god ide å velge Dropbox Sign. «Teamet mitt får alltid den støtten og dokumentasjonen de trenger for å sikre at kundene har pålitelige løsninger for e-underskrifter innebygd i programmet vårt», sier Marcotte. Dropbox Sign-brukergrensesnittet er veldig intuitivt og en viktig del av Greenhouse Onboarding. Greenhous tilbyr også et annet oppstartsprodukt som ikke inkluderer e-underskrifter, kalt Greenhouse Welcome, men 80 % av de som bruker Greenhouse bruker Dropbox Sign via Onboarding fordi de ønsker funksjonaliteten til e-underskrifter. «Det er den siste biten av puslespillet», konkluderer Marcotte.
Hva blir det neste for Greenhouse?
Marcotte ble overrasket over hvor mye som var mulig å gjøre med Sign API, som det å forhåndsutfylle skjemaer med data hentet fra Greenhouse Recruitment. «Det er en funksjon ikke alle tenker over at vi har, men de hadde nok irritert seg hvis de måtte legge inn informasjonen manuelt igjen», sier han.
Greenhouse utforsker nå hvordan de kan ta denne muligheten videre, ved å bruke Sign API til å hente informasjon fra signerte dokumenter og automatisere prosessen enda mer, som med forespørsler om e-verifiseringer.
Kunne du tenke deg de samme resultatene som Greenhouse?
Dropbox Sign er den enkleste måten å sende, motta og administrere juridisk bindende e-signaturer for bedrifter på. Stemt som nr. 1 for brukervennlighet fra G2, to år på rad, kan vår eSignature-løsning gjøre dine viktigste arbeidsflyter raske, enklere og sikrere. Registrer deg for en gratis prøveperiode i dag, og kom i gang med å digitalisere virksomheten din.
Kontakt oss
