효율성 증대하기: 문서 디지털화로 얻을 수 있는 놀라운 효과

며칠이 아닌, 몇 초 만에 승인이 이루어지는 세상을 상상해보세요. 언제 어디서나 계약서에 전자 서명할 수 있는 세상이 오면서 서명을 받으러 다니는 일은 과거의 일이 되었습니다.

이것이 바로 전자 서명이 가져오는 이점입니다. 전자 서명은 비즈니스의 문서 관리 방식에 혁명을 일으킬 수 있는 강력한 도구입니다.

Dropbox Sign으로 전자 서명 시작하기

끊임없이 변화하는 디지털 비즈니스 환경에서 효율성을 높이는 것은 단순한 목표가 아니라 필수 요소입니다. 즉각적인 결정이 내려지고 원격 업무가 표준이 되는 세상에서 비즈니스에게는 신속하고 안전하게 계약서를 실행하는 능력이 무엇보다 중요해졌습니다.

전자 서명 솔루션을 이용해 보세요. 업무 흐름을 간소화하고 민첩성을 높이고자 하는 비즈니스를 위한 획기적인 수단입니다. 전자 서명 솔루션을 통합하면 업무 흐름을 혁신할 뿐만 아니라 효율적인 운영도 보장할 수 있습니다.

우리가 알고 있는 것보다 더 많은 이점을 제공하는 문서 디지털화

문서의 디지털화는 단순히 서류 없는 세상으로 나아가는 단계가 아닙니다. 이는 효율성을 높이고, 보안을 강화하고, 비용을 절감하는 포괄적인 전략입니다. 그렇다면 점점 더 많은 기업들이 문서 디지털화를 도입하는 이유는 무엇일까요?

비용 효율성

Record Nations의 연구에 따르면 비즈니스는 종이 문서에 연간 최대 8,000달러를 지출할 수 있는 것으로 나타났습니다. 또한 서류 정리 및 보관에 약 8,500달러를 지출하고, 이러한 문서를 관리하는 인건비로 약 30,000달러를 지출할 수도 있습니다.

생산성 향상

McKinsey & Company의 보고서에 따르면 직원들은 종이 문서에서 정보를 검색하고, 문서를 처리하는 데 주당 평균 9.3시간을 소비합니다. 디지털화를 도입하면 데이터를 즉각적으로 검색하고 확인할 수 있어 직원들이 관리 업무에 사용하는 시간이 크게 줄어듭니다.

보안 강화

전자 문서는 서류 보관 캐비닛을 사용하는 것과 달리 고급 암호화 및 액세스 제어 기능을 통해 보안을 보장합니다. 그리고 이를 통해 무단 접근이나 분실 위험을 줄여줍니다. 상세한 감사 내역을 위해 디지털 형식을 사용하면 모든 액세스와 수정 사항을 기록하고 민감한 정보를 보호할 수 있습니다.

향상된 접근성

전자 서명과 디지털 문서는 인터넷이 연결된 모든 장치에서 액세스하고 서명할 수 있으므로 어디서든 작업할 수 있는 유연성을 제공합니다. 이는 오늘날의 원격 및 하이브리드 업무 환경에서 특히 중요합니다.

환경적 영향

종이 사용을 줄이면 비즈니스가 탄소발자국을 줄이고 환경적 지속가능성 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

확장성 및 유연성

Dropbox 등에서 제공하는 전자 서명 솔루션은 비즈니스와 함께 성장하는 확장 가능한 도구를 제공합니다. 이러한 솔루션은 간단한 문서 서명부터 복잡한 계약서에 이르기까지 다양한 기능을 지원하여 다양한 비즈니스 요구에 따른 유연성을 보장합니다.

더욱 빠른 승인

문서 스캐너와 같은 도구를 사용하면 비즈니스는 종이 문서를 안전한 고품질 PDF로 신속하게 변환할 수 있습니다. 그런 다음 쉽게 공유하고 서명할 수 있어 승인 프로세스가 간소화되고 고객 만족도가 향상됩니다.

문서를 디지털화하는 것은 단순히 공간을 절약하는 것만이 아닙니다

문서를 디지털화하는 것은 단순히 공간을 절약하기 위한 것이 아니라, 보다 효율적이고 안전하며 미래에도 사용할 수 있는 문서 관리 시스템을 만드는 것입니다. 적절한 도구와 전략을 사용하면 문서의 잠재력을 최대한 활용하고 비즈니스를 발전시킬 수 있습니다. 이러한 변화는 단순히 디지털 파일을 저장하는 데 그치지 않고 전자 서명의 힘을 끌어냅니다.

클라이언트에게 캠페인 자료를 빠르게 승인받아야 하는 마케팅 대행사를 떠올려보세요. 승인을 위해 물리적 서명과 수동 단계가 필요하다면 프로젝트 타임라인이 지연되고 클라이언트 만족도에 영향을 미칠 수 있습니다.

세 가지 단계로 문서를 디지털화하는 방법

디지털 전환을 향한 여정에서는 문서를 디지털화하고 전자 서명을 통합하는 과정이 매우 중요합니다. 세 가지 단계로 문서를 디지털화하는 가장 좋은 방법을 소개합니다.

1단계: 현재 워크플로 평가

성공적인 디지털 전환을 위한 첫 번째 단계는 현재 상태를 이해하는 것입니다. 비효율적이고 개선해야 할 영역을 파악하면 문서를 디지털화하는 최선의 접근 방식을 결정할 수 있습니다. 다음은 주요 고려 사항입니다.

문제점 파악

기존 문서 워크플로의 문제점과 비효율성을 파악하세요. 여기에는 승인 지연, 수동 정리 프로세스 또는 보안 문제 등이 포함될 수 있습니다. 스스로에게 다음 질문을 해보세요.

• 종이 문서를 인쇄, 스캔, 정리하는 데 얼마나 많은 시간을 소비하는가?
• 물리적 문서 전달로 인해 승인이 지연되는 경우가 있는가?
• 필요할 때 문서에 접근하고 검색하는 것이 얼마나 쉬운가?

워크플로 분석

문서 생성부터 저장 및 검색에 이르기까지의 문서 워크플로를 그려보고, 수동 프로세스를 디지털 솔루션으로 대체할 수 있는 영역을 파악하세요.

목표 설정

효율성 향상, 비용 절감, 협업 강화 등 디지털화에 대한 명확한 목표를 설정하세요. 이러한 목표는 디지털화 전략을 뒷받침할 것입니다.

2단계: 디지털화 도구 선택

디지털 전환의 기회를 파악했다면 이제 문서 워크플로를 간소화하기 위한 적절한 도구를 선택해야 합니다. 다음 사항을 고려해보세요.

Dropbox Sign

Dropbox Sign은 문서 디지털화 및 전자 서명 통합을 위한 최고의 도구로서, 원활한 문서 관리를 위한 사용자 친화적인 인터페이스와 강력한 기능을 제공합니다. 다양한 형식으로 문서를 업로드하고, 전자 서명을 위해 전송하고, 실시간으로 진행 상황을 추적하거나 자동화 옵션을 사용하고, 무제한 전송 기능의 이점을 누려보세요. Dropbox Sign의 직관적인 인터페이스 덕분에 기술 관련 전문 지식에 관계없이 누구나 쉽게 시작할 수 있습니다.

Dropbox Sign API

Sign API는 기존 시스템에 전자 서명을 직접 통합하려는 조직을 위해 확장 가능한 솔루션을 제공합니다. Sign API를 사용하면 전자 서명 워크플로를 맞춤화하고, 타사 애플리케이션과 통합하고, 조직 전반의 문서 관리를 간소화할 수 있습니다. Sign API를 기존 시스템에 통합하는 데는 폭넓은 코딩 지식이 필요하지 않습니다.

3단계: 구현 및 확장

디지털화 도구를 선택한 후에는 비즈니스 요구 사항에 따라 구현하고 확장할 차례입니다.

• 구현: IT 팀이나 서비스 제공업체와 협력하여 Dropbox Sign 또는 Dropbox Sign API를 기존 시스템에 통합하세요. 원활한 전환을 위해 직원들에게 적절한 교육과 지원을 제공해야 합니다.
• 맞춤화: Dropbox Sign 또는 Dropbox Sign API의 기능을 특정 비즈니스 요구 사항에 맞게 조정하세요. 문서 관리 프로세스를 최적화하기 위해 워크플로, 사용자 권한, 보안 설정을 맞춤화할 수 있습니다.
• 확장: 비즈니스가 성장함에 따라 Dropbox Sign이나 Dropbox Sign API의 확장성을 활용하면 증가하는 문서 볼륨과 변화하는 비즈니스 요구 사항을 수용할 수 있습니다. 성과 지표를 모니터링하고 사용자로부터 피드백을 수집하여 디지털 문서 관리 전략을 지속적으로 개선하세요.

전자 서명은 문서 디지털화 및 관리에 있어서 획기적인 변화를 가져올 것입니다

전자 서명은 디지털화를 통해 실현할 수 있었던 문서 서명 프로세스를 간소화함으로써 강력한 솔루션을 제공합니다. 이를 통해 사람들은 인터넷에 연결된 모든 장치에서 전자적으로 서명할 수 있게 되어 사본을 인쇄, 스캔, 우편 발송할 필요가 없어졌습니다. 이는 워크플로를 더욱 원활하게 만들고, 시간을 절약하며, 보안을 강화해주었습니다.

워크플로를 간소화하고 처리 시간 단축

전자 서명은 물리적인 문서 처리의 필요성을 없애주므로 비즈니스 운영이 획기적으로 간소화됩니다. 이 기술은 다음 이점을 통해 더 빠른 의사 결정과 거래를 촉진합니다.

• 처리 시간 단축: 전자 서명은 인쇄, 우편 발송, 수동 정리와 같은 수동 문서 처리의 병목 현상을 없애줍니다. 이는 워크플로 주기를 단축하는 좋은 방법입니다.
• 응답률 향상: 인터넷이 지원되는 모든 장치에서 문서에 서명할 수 있는 기능을 통해 이해관계자들이 위치에 관계없이 더 빠르게 응답할 수 있습니다.
• 워크플로 자동화: 전자 서명 솔루션에는 문서 관리 프로세스의 다양한 단계를 자동화하는 기능이 포함되어 있기도 합니다. 여기에는 알림 전송, 완성된 문서 압축 보관 등 다양한 기능이 포함됩니다.
  

보안 및 규정 준수를 손쉽게 강화

전자 서명을 문서 관리 시스템에 통합하면 운영이 간소화될 뿐 아니라 중요 문서의 보안과 규정 준수도 강화됩니다.

• 강력한 암호화: 전자 서명 플랫폼은 기록을 유지하고 무단 액세스로부터 문서를 보호하기 위해 고급 암호화 기술을 활용합니다. 그중 일부에는 전자 ID(서명인 신원) 검증 기능도 있습니다.
• 규정 준수: 전자 서명 솔루션은 미국의 E-SIGN Act 및 EU의 eIDAS와 같은 관련 법적 표준을 준수하도록 설계되었습니다. 이를 통해 디지털 서명된 문서가 법적 구속력을 갖고 인정받게 됩니다.
• 감사 내역: 디지털 서명은 문서에서 수행된 모든 작업에 대한 자세한 기록을 제공합니다. 여기에는 누가, 언제, 어디서 서명했는지가 포함되어 있어 규정 준수를 유지하고 감사를 쉽게 수행하는 데 도움이 됩니다.
  

자원 관리 측면에서 비용 절감 촉진

전자 서명으로 전환하면 기존 종이 기반 프로세스와 관련된 간접 비용을 크게 줄일 수 있습니다.

• 자재 비용 절감: 종이, 잉크 및 기타 소모품이 필요 없게 되어 상당한 비용을 절감할 수 있습니다.
• 보관 공간 감소: 디지털 문서에는 물리적인 보관 공간이 필요하지 않아 사무실 여유 공간을 확보하고 문서 보관과 관련된 비용을 절감합니다.
• 인건비 감소: 서명 프로세스를 자동화하면 준비부터 보관까지 문서 워크플로를 관리하는 데 필요한 노동 시간이 줄어듭니다.
  

팀과 부서 간 협업 강화

디지털 서명은 팀의 물리적 위치에 관계없이 원활한 연결을 가능하게 하여 협업을 강화합니다.

• 즉각적인 접근 및 공유: 문서에 즉시 서명하고 지리적 위치에 관계없이 여러 부서에 공유할 수 있어 실시간 협업이 용이해집니다.
• 다른 도구와의 통합: 대부분의 전자 서명 솔루션은 CRM 시스템, 프로젝트 관리 소프트웨어, 커뮤니케이션 플랫폼 등 인기 있는 비즈니스 도구와 완벽하게 통합됩니다. 이를 통해 다양한 직능 전반에서 협업 노력이 강화될 수 있습니다.
• 추적 및 모니터링: 디지털 도구를 사용해 문서 상태를 실시간으로 추적할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 작업 진행 상황을 계속 파악하고 후속 조치에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.
  

경쟁에서 뒤처지지 않으려면 운영을 보다 유연하게 만드는 도구를 도입해야 합니다. 전자 서명 솔루션은 단순히 새로운 기술을 사용하는 것이 아니라, 비즈니스 프로세스를 더 빠르고, 안전하게 수행하고 무한히 확장할 수 있게 만드는 것입니다. 규모를 막론한 모든 비즈니스가 처리 시간을 단축하고 보안을 강화하도록 지원하여 언제 어디서나 운영할 수 있는 자유를 제공합니다.

Dropbox Sign이 워크플로 및 문서를 디지털화하는 데 어떤 도움이 될까요?

문서 디지털화는 어디서부터 시작해야 할지 모르기 때문에 어렵게 느껴질 수 있습니다. 중요한 것은 도움을 줄 수 있는 적절한 도구를 준비하는 것입니다.

Dropbox Sign이 제공하는 이점은 다음과 같습니다.

• 전자 서명을 워크플로에 쉽게 통합
• 기록, 문서, 감사 내역을 지속적으로 디지털화
• OAuth 인증 및 암호화와 GDPR, ISO 27001, SOC 2 Type II 준수를 통해 보안 유지
• 자동 채우기 필드, 브랜딩 옵션 등을 사용하여 문서 워크플로 맞춤화
• 템플릿, 삽입된 요청, 조건부 논리를 사용하여 프로세스 간소화
• 사용하기 쉬운 API를 통해 기존 시스템에 원활하게 통합하고 설치
  

Dropbox Sign을 도입하면 조직에서 수동 프로세스와 관련된 시간과 비용을 크게 줄이는 데 도움이 됩니다. 최종 결과는 어떨까요? 디지털화된 문서와 워크플로는 그 어느 때보다 효율적이고 안전합니다.

Dropbox Sign으로 서명 워크플로 디지털화

Dropbox Sign은 문서 서명 프로세스를 간소화하고, Dropbox Sign API는 시스템에 원활하게 통합되어 디지털 운영을 개선할 수 있습니다.

이러한 도구를 통합하면 조직은 수동 프로세스와 관련된 시간과 비용을 크게 줄여 워크플로의 효율성뿐만 아니라 보안도 강화할 수 있습니다.

귀사의 비즈니스 요구 사항에 꼭 맞는 제품을 찾으려면 Dropbox 전자 서명 솔루션의 기능과 이점을 살펴보세요.