In che modo l'azienda sanitaria VolitionRx sta semplificando la ricerca per trovare una diagnosi tumorale migliore con Dropbox Sign + Dropbox
VolitionRX è un'azienda sanitaria multinazionale con sede centrale ad Austin in Texas e filiali nel Regno Unito, in Belgio, California e Singapore. L'azienda sviluppa esami ematici tumorali che rilevano la presenza di cellule anomale molto prima rispetto ai programmi di screening convenzionali.
Firma, smistamento e condivisione di contratti legalmente vincolanti
La pandemia del 2020 ha trasformato il nostro modo di lavorare. Le regole di distanziamento sociale hanno costretto molte aziende a passare allo smart working praticamente dall'oggi al domani, ma per l'azienda biotecnologica VolitionRx non è stato così semplice.
Sebbene utilizzasse già Dropbox Business per connettere i suoi 60 dipendenti in Europa, Asia e Americhe, VolitionRX aveva bisogno di trovare un modo per mantenere aperto il laboratorio di circa 1860 metri quadrati, mantenere i contatti con il personale aziendale in smart working e soddisfare i requisiti normativi mentre i dipendenti lavoravano da casa durante l'intera pandemia.
Come tutte le aziende del settore sanitario, VolitionRx si occupa molto seriamente della sicurezza dei dati. La creazione e la convalida di test tumorali basati su nucleosomi crea enormi quantità di dati medici protetti che devono essere messi in sicurezza e firmati ogni volta che vengono utilizzati o condivisi. Inoltre, essendo una società quotata in borsa (quotata al NYSE), i dipendenti di VolitionRX devono sempre firmare a mano una serie di accordi di pratiche commerciali leali.
Il risultato? I dipendenti in smart working si sono trovati in difficoltà a condividere, firmare, smistare e archiviare contratti legalmente vincolanti, in particolare i team del personale e normativi responsabili di garantire che i documenti fossero tenuti aggiornati durante la pandemia.
Daniel Halter, Group IT Manager di VolitionRx, si è rivolto a Dropbox Sign per digitalizzare la procedura di firma allo scopo di ridurre l'onere dei documenti cartacei.
"Ci serviva una soluzione di firma elettronica ripetibile e scalabile, che potesse essere utilizzata in diversi fusi orari e lingue, e che non si basasse su sistemi IT locali difficili da gestire".
"Dropbox Sign è indipendente dalla posizione e dai dispositivi, ed è scalabile. Per un team IT, si tratta di un sogno: tutti hanno la stessa esperienza di utilizzo e la manutenzione è semplice. Ciò significa che non dobbiamo cambiare il modo in cui lavoriamo man mano che la nostra attività cresce: Dropbox Sign e Dropbox Business cresceranno con noi".
Consentire velocità e sicurezza con Dropbox Sign e Dropbox
Utilizzando già Dropbox Business per connettere i team di laboratorio e i dipendenti in remoto, Daniel afferma che l'integrazione di Dropbox Sign è stata un gioco da ragazzi. "Meno ci si allontana dalla visuale di un lavoratore, più efficiente sarà uno strumento. L'uso di Dropbox Sign direttamente tramite Dropbox significa che non è necessario passare da un'app all'altra, non influisce sui flussi di lavoro ed è molto più facile da usare. L'intera procedura è semplificata e integrata".
I dipendenti di VolitionRx ora utilizzano Dropbox Sign per condividere e firmare tutti i moduli di rilascio dei dati medici, gli accordi di pratiche commerciali leali e i documenti interni. Con i documenti firmati salvati automaticamente in Dropbox, gli audit trail sono facili da seguire e viene semplificata la condivisione dei documenti con enti normativi esterni.
Il nuovo flusso di lavoro basato sul cloud è indipendente dalla posizione e dai dispositivi, essendo così più semplice da utilizzare per i dipendenti, sempre e ovunque, e agevolandone la manutenzione da parte dei team IT. Con poca o nessuna formazione richiesta, l'integrazione di Dropbox Sign nei flussi di lavoro di business esistenti è stata rapida ed economica per VolitionRX.
"L'uso di Dropbox Sign direttamente tramite Dropbox significa che non è necessario passare da un'app all'altra, non influisce sui flussi di lavoro ed è molto più facile da usare. Questo non solo migliora la sicurezza per noi come team IT, ma accelera i flussi di lavoro e riduce il tempo dedicato dai dipendenti alle attività amministrative."
Secondo Daniel, l'integrazione di Dropbox Sign con Dropbox Business ha portato a un utilizzo elevato tra i dipendenti, con la necessità di una formazione minima o nulla. Daniel è consapevole anche dei vantaggi per il suo ruolo. "Dropbox Sign è indipendente dalla posizione e dai dispositivi, ed è scalabile. Per un team IT, si tratta di un sogno: tutti hanno la stessa esperienza di utilizzo e la manutenzione è semplice. Ciò significa che non dobbiamo cambiare il modo in cui lavoriamo man mano che la nostra attività cresce: Dropbox Sign e Dropbox Business cresceranno con noi".
Dopo aver iniziato con un solo caso d'uso nel team HR, lo strumento si è ampliato in modo organico a livello aziendale e Daniel vede ancora più possibilità di usare Dropbox Sign in futuro.
Per altri team IT che desiderano semplificare i flussi di lavoro e mantenere la collaborazione tra team in remoto, Daniel ha i seguenti consigli:
"Le persone collaborano con voi se le ascoltate e offrite soluzioni semplici che semplificano il loro lavoro. Dropbox Sign e Dropbox Business possono aiutarvi a farlo".
Qual è il prossimo passo per VolitionRX
"Vogliamo che tutti i membri dell'azienda utilizzino Dropbox Sign in futuro, in particolare quei team che utilizzano ancora procedure cartacee, come ad esempio per i documenti legali. Oltre a migliorare la sicurezza per il team IT, il passaggio da un processo fisico a una procedura di firma elettronica basato sul cloud accelererà anche i flussi di lavoro, riducendo il tempo dedicato dai dipendenti all'attività amministrativa".
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