Lo stesso prodotto con un nuovo aspetto! HelloSign è diventato Dropbox Sign!
La firma elettronica è uno dei migliori strumenti per migliorare i processi di vendita, risparmiare tempo e chiudere più velocemente gli affari. Ma è ancora più potente se integrata con un CRM come HubSpot.
Non solo si ottengono i vantaggi completamente digitali che derivano dall'uso delle firme elettroniche, come gli audit trail, il monitoraggio in tempo reale e i promemoria automatici, ma collegando Dropbox Sign al proprio CRM è possibile usufruire di queste funzionalità direttamente dall'interfaccia di HubSpot e gestire l'intero flusso di lavoro delle vendite in un unico luogo.
Qui di seguito illustreremo la firma dei documenti di Hubspot, cosa si ottiene con l'integrazione della firma elettronica Dropbox Sign in Hubspot e come collegare il CRM HubSpot con Dropbox Sign.
Invio più rapido e fluido con i modelli
Vuoi dire addio ai giorni in cui dovevi preparare, redigere e creare manualmente i contratti? Symphonic lo ha fatto e ora, con Dropbox Sign per HubSpot, l'azienda ha oltre 60 modelli precostituiti, invia più di 400 richieste di firma al mese e risparmia tempo nel processo.
Dropbox Sign consente di trasformare facilmente contratti, NDA, proposte e altro ancora in modelli pronti all'uso, per non dover ricominciare ogni volta da zero. E poiché Dropbox Sign è integrato con il CRM di HubSpot, puoi caricare i file, scegliere chi deve firmare, aggiungere campi e inviare i contratti dall'interno di HubSpot.
Inoltre, la possibilità di inserire automaticamente i dati dal CRM di HubSpot nei modelli comporta meno lavoro di inserimento dati, meno errori e più tempo per chiudere le trattative.
Automatizza l'intero processo contrattuale in un unico luogo
Anche se la maggior parte delle volte le applicazioni isolate funzionano bene, possono comunque causare un rallentamento della produttività e portare a errori inutili.
L'integrazione della firma elettronica di Dropbox Sign per HubSpot consente di automatizzare le richieste di firma da parte di più firmatari dal tuo CRM. Una volta che il primo firmatario ha firmato, Dropbox Sign invierà automaticamente una richiesta alla persona successiva, risparmiando al tuo team il fastidio di gestire il processo di firma.
Inoltre, Dropbox Sign invia automaticamente promemoria per i documenti non firmati, evitando così di dover rincorrere o redigere manualmente e-mail di promemoria per i firmatari che non rispondono.
Firma, monitoraggio e organizzazione dei documenti HubSpot semplificate
Monitorare le richieste di firma da parte di più persone è un compito che nessun professionista impegnato dovrebbe affrontare. Fortunatamente, l'integrazione con la firma elettronica di HubSpot rende il monitoraggio dello stato delle firme facile, diretto ed efficiente.
Non appena una richiesta viene inviata, lo stato della firma appare nella scheda Dropbox Sign CRM di HubSpot. Qui è possibile tenere sotto controllo chi ha ricevuto, aperto e firmato una richiesta di firma, nonché chi è in ritardo.
E se hai bisogno di fare riferimento a contratti o documenti HubSpot che sono stati firmati, verranno salvati nel record HubSpot da cui è stato creato il documento. In questo modo, tutti i record rimangono organizzati e accessibili per ogni membro del team.
Come integrare le firme elettroniche di Dropbox Sign in HubSpot
Creazione del tuo account Dropbox Sign
Se non hai un account Dropbox Sign, crearne uno richiederà solo pochi istanti.
Hai già installato l'app Dropbox sul tuo dispositivo mobile o computer? Puoi creare un account anche aprendo l'applicazione e cliccando su Registrati.
Installazione e connessione di Dropbox Sign a HubSpot
Per questo passaggio, è bene che sia un Super Admin di HubSpot a eseguire l'installazione, per motivi di autorizzazione.
Iniziare accedendo a app.hubspot.com, quindi fai clic sull'icona dello store accanto alla barra di ricerca e scegli App del Marketplace.
Da lì, cerca Dropbox Sign e fai clic su Installa app nella pagina dell'elenco.
Si aprirà una nuova scheda in cui inserire i dati di accesso a Dropbox Sign. Dopodiché, fai clic su Accetta per consentire a HubSpot di accedere al tuo account Dropbox Sign.
Termina scegliendo l'account HubSpot a cui vuoi connetterti e fai clic su Collega App per autorizzare l'accesso di Dropbox Sign al tuo account HubSpot.
Ottieni il massimo dall'integrazione per la firma elettronica di Dropbox Sign + Hubspot
Creazione di modelli in HubSpot
Inizia facendo clic su Azioni nella scheda Dropbox Sign CRM.
Dal menu a tendina, scegli Crea modello, quindi carica o trascina i documenti che desideri utilizzare.
Continua per aggiungere i ruoli dei firmatari: puoi aggiungerne fino a 20.
Quindi, trascina i campi che vuoi utilizzare dalla barra laterale sinistra nel documento. Puoi inserire automaticamente i dati dei record HubSpot aggiungendo una proprietà HubSpot nel modello.
Dai un titolo al modello, assicurandoti di includere uno spazio dopo i due punti. Puoi aggiungere fino a 5 destinatari in CC e un messaggio predefinito, se lo desideri.
Infine, premi Salva modello e fai clic su Torna a HubSpot.
Compilazione automatica dei documenti con i record di HubSpot
Naviga fino a un record di Contatto, Azienda, o Accordo. Solo gli utenti con l'accesso agli oggetti appropriato possono utilizzare questa integrazione.
Fai clic su Azioni nella scheda Dropbox Sign CRM e seleziona Crea modello dal menu a tendina. Tieni presente che le proprietà di HubSpot sono disponibili solo quando si crea un modello, non quando si invia un documento una tantum.
Continua selezionando i documenti che desideri aggiungere al modello e fai clic su Carica file o trascinali e rilasciali.
Una volta aggiunti tutti, fai clic su Avanti e quindi aggiungi i ruoli di firmatario.
Quindi, fai nuovamente clic su Avanti e seleziona HubSpot dal menu a tendina sotto Firmatario o origine dati nell'angolo in alto a sinistra.
Trova la proprietà che desideri utilizzare nella barra laterale sinistra, sotto la voce Principali proprietà di [oggetto].
Quindi, trascina la proprietà nel documento in cui desideri che le informazioni vengano compilate automaticamente. Questa integrazione supporta solo i campi di testo a riga singola, testo a più righe, numero, selezionatore di date, data e casella di controllo singola.
Una volta terminata l'aggiunta dei campi, premi di nuovo Avanti per dare un titolo al modello, includendo uno spazio dopo i due punti.
Infine, fai clic su Salva modello e poi su Torna a HubSpot.
Invio di una richiesta di firma da HubSpot
Vai a un record di Contatto, Azienda, o Accordo: solo coloro che hanno l'accesso agli oggetti appropriato possono utilizzare questa integrazione.
Nella barra laterale destra, seleziona Invia modello nella scheda Dropbox Sign CRM e scegli il modello che desideri utilizzare.
Aggiungi i nomi e gli indirizzi e-mail dei tuoi firmatari: se stai inviando dal loro record di contatto, il nome e l'indirizzo e-mail del primo firmatario si riempiranno automaticamente. Se hai acquistato il componente aggiuntivo Firma elettronica qualificata (QES), puoi anche scegliere di Attivare la firma elettronica qualificata.
Da qui, fai clic su Avanti e rivedi attentamente il documento per verificare che tutto sia a posto. Le proprietà non possono essere aggiunte o modificate da questa vista; queste regolazioni possono essere effettuate solo quando si crea un nuovo modello.
Premi Invia per la firma, quindi fai clic su Torna a HubSpot quando hai finito.
Iniziare a firmare più velocemente oggi stesso con le firme elettroniche di Hubspot
Una volta collegato il tuo account Dropbox Sign, potrai iniziare a creare i tuoi modelli, compilare i campi del contratto, inviare le firme e creare flussi di lavoro personalizzati, il tutto comodamente nel tuo CRM HubSpot.
In pochi minuti di configurazione, potrai iniziare a utilizzare l'integrazione per la firma elettronica di HubSpot per semplificare il processo contrattuale, risparmiare tempo e ottenere maggiore tranquillità.
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