Aider les nouvelles recrues à être productives plus rapidement
Greenhouse Software propose des solutions de pointe pour aider les entreprises à améliorer leurs processus d’embauche. Grâce à son logiciel de recrutement et d’intégration, les candidats bénéficient d’une expérience numérique fluide tout au long de leur parcours.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Comprendre la façon dont les clients utilisent la signature électronique
Greenhouse s’est donné pour mission d’aider les entreprises à améliorer leurs processus d’embauche. Son produit phare, Greenhouse Recruiting, a été pensé pour les entreprises en quête d’une solution de recrutement personnalisable leur permettant de réunir une équipe internationale.
La majorité des premiers clients de Greenhouse étaient des start‑ups technologiques, mais tous les secteurs et toutes les tailles d’entreprises ont ensuite rejoint le mouvement. Greenhouse Onboarding a alors été lancé pour aider toutes sortes d’entreprises à faciliter l’ajout des nouveaux employés, afin qu’ils soient opérationnels dès leur recrutement.
Pour faire simple, Greenhouse Onboarding est un système transitoire qui simplifie le processus allant de la promesse d’embauche à l’accueil de la nouvelle recrue en passant par la collecte des documents administratifs. Toutes les données recueillies dans ce cadre sont ensuite hébergées dans le système RH du client, ce qui représentait le plus grand défi de Greenhouse Onboarding : gérer les nombreuses intégrations entre les plateformes.
Rejoindre une nouvelle entreprise implique de signer de nombreux documents et de fournir de nombreuses données d’identification personnelle. Greenhouse a intégré Dropbox Sign à sa solution Onboarding pour créer un workflow d’intégration cohérent et continu. Dans le cadre de cette expérience personnalisée, les nouveaux employés n’ont même pas besoin de compte Dropbox Sign pour signer leurs documents d’embauche. Et il en va de même pour les clients de Greenhouse. Grâce à l’intégration de Dropbox Sign, ces derniers ont toujours la possibilité d’automatiser différentes expériences d’accueil adaptées à différents utilisateurs. L’interface utilisateur de Dropbox Sign est clairement visible, et elle rassure les utilisateurs sur la sécurité de leurs données d’identification personnelle.
L’utilisation de la signature électronique s’étant démocratisée, Greenhouse Onboarding en facilite aujourd’hui 20 000 par mois, mais il lui manquait un moyen de suivre leur utilisation. Lorsqu’un petit nombre de clients a commencé à demander un grand nombre de signatures, Hugo Marcotte, directeur de l’ingénierie chez Greenhouse, a compris qu’il avait besoin d’une meilleure visibilité sur leur utilisation.
« Nous devions mettre à jour notre tableau de bord avec les chiffres de notre propre base de données », explique‑t‑il. « Ces chiffres étaient proches de la réalité, mais pas tout à fait exacts. » Plutôt que de passer des heures à étudier chaque divergence avec ses clients, Hugo Marcotte avait besoin d’une meilleure visibilité qui lui permettrait de répondre de manière proactive à toutes leurs inquiétudes.
« Utiliser les produits Dropbox nous aide à rassurer nos utilisateurs sur le niveau de sécurité appliqué à leurs informations personnelles. »
Faciliter l’intégration des employés grâce à la visibilité
Lorsque Hugo Marcotte a parlé de son besoin de visibilité à l’équipe Dropbox, une démarche collaborative s’est mise en place : Dropbox a écouté ses préoccupations, mis au clair ses besoins et lui a présenté la version bêta du tableau de bord API de Dropbox Sign. Celui‑ci contient des informations claires et utiles sur le quota d’utilisation des signatures et l’état de chaque demande, ainsi que sur l’intégrité de l’intégration.
Hugo Marcotte et son équipe s’appuient quotidiennement sur ce tableau de bord, que ce soit pour faciliter l’utilisation des modèles prêts à l’emploi de Greenhouse Onboarding ou pour résoudre les problèmes de workflow. En effet, il s’agit de processus complexes, dont la maintenance pouvait être longue. Aujourd’hui, grâce aux données du tableau de bord API toujours précises et à jour, l’équipe de Hugo est en mesure d’identifier les problèmes précis dans les tendances générales.
Ainsi, l’équipe de Hugo Marcotte dispose de la visibilité nécessaire pour détecter rapidement le moindre problème et préserver la fluidité du processus : « Pour mon équipe, c’est très pratique de pouvoir rechercher un document spécifique, de voir son état et de savoir ce qui s’est passé », explique‑t‑il. « Il ne lui reste plus qu’à agir. »
« Grâce à l’intégration avec Dropbox Sign, nos clients peuvent définir les règles qui leur conviennent pour que les signatures électroniques appropriées soient automatiquement attribuées aux nouvelles recrues. » Hugo Marcotte, directeur de l’ingénierie, Greenhouse
Un gain d’efficacité pour tout le monde
L’intégration de Dropbox Sign fournit aux clients qui utilisent Onboarding des modèles pour les formulaires les plus courants, et leur permet également de créer facilement leurs propres modèles avec les règles conditionnelles de leur choix. En automatisant de cette façon l’attribution des documents, les clients de Greenhouse gagnent un temps non négligeable et s’épargnent des processus manuels répétitifs pour chaque nouvelle embauche.
Même si les divergences au niveau des signatures sont plutôt rares, Geenhouse avait du mal à localiser l’origine des problèmes en raison de la complexité des workflows. Grâce au tableau de bord API, l’équipe de Hugo Marcotte gagne plusieurs heures de travail par mois, puisqu’il ne suffit plus que d’une minute pour vérifier l’état de signature d’un document. « Cette nouvelle visibilité nous permet de détecter et de résoudre les problèmes dès qu’ils se présentent », explique‑t‑il.
Greenhouse Onboarding prend en charge des workflows complexes et n’est jamais revenu sur sa décision d’adopter Dropbox Sign. « Mon équipe bénéficie toujours de l’assistance et de la documentation dont elle a besoin pour garantir à nos clients un accès fiable à la solution de signature électronique intégrée à notre application », constate Hugo Marcotte. L’interface utilisateur de Dropbox Sign est très intuitive, ce qui est fondamental pour Greenhouse Onboarding. L’entreprise propose un autre produit d’ajout des employés sans signature électronique, Greenhouse Welcome, mais 80 % de ses clients utilisent tout de même Dropbox Sign via l’intégration, car ils ont besoin des signatures électroniques. « Notre solution ne serait pas complète sans cet élément », conclut‑il.
Quelle est la suite pour Greenhouse ?
Hugo Marcotte a été surpris par les possibilités offertes par Dropbox Sign API, notamment la possibilité de préremplir les formulaires avec des données récupérées dans Greenhouse Recruitment. « C’est le genre de chose que les utilisateurs ne remarquent pas, alors que s’ils devaient saisir manuellement leurs informations, là, ça deviendrait frustrant », observe‑t‑il.
Greenhouse envisage maintenant d’aller plus loin et d’utiliser Dropbox Sign API pour récupérer des informations dans le document signé et automatiser d’autres processus, comme les demandes de vérification électroniques.
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