Neuen Mitarbeitern helfen, schneller produktiv zu werden
Greenhouse Software bietet branchenführende Lösungen, damit alle Unternehmen erfolgreich Personal einstellen können. Mit ihrer Recruiting- und Onboarding-Software erleben die Bewerber vom ersten Berührungspunkt an eine nahtlose und digitale Erfahrung.
Dropbox Forms wird nicht mehr unterstützt
Nachvollziehen, wie Kunden E-Signaturen nutzen
Die Mission von Greenhouse besteht darin, allen Unternehmen erfolgreiche Personaleinstellungen zu ermöglichen. Dafür hat das Unternehmen sein Flaggschiffprodukt Greenhouse Recruiting entwickelt, das sich an Unternehmen richtet, die für den Einstellungsprozess eine anpassbare Lösung benötigen, mit der sie ein globales Team aufbauen können.
Die ersten Kunden von Greenhouse waren überwiegend Technologie-Start-ups. Mittlerweile hat Greenhouse seinen Kundenstamm jedoch über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg ausgebaut. Greenhouse Onboarding wurde eingeführt, um Unternehmen aller Größenordnungen zu helfen, den Prozess der Arbeitsaufnahme so zu optimieren, dass Mitarbeiter ab dem ersten Tag voll durchstarten können.
Greenhouse Onboarding ist per Definition ein System für einen reibungslosen Einstieg, das den Prozess vom Angebotsschreiben über die Arbeitsunterlagen bis hin zur Begrüßung einer Person an ihrem ersten Arbeitstag optimiert. Die während dieses Prozesses gesammelten Daten verbleiben an einem anderen Ort: Im HR-Informationssystem des Kunden. Eine der größten Herausforderungen beim Onboarding bildet die Verwaltung der vielen Integrationen zwischen den Plattformen.
Der Einstieg in ein neues Unternehmen ist mit der Unterzeichnung zahlreicher Arbeitsunterlagen und der Angabe zahlreicher personenbezogener Daten verbunden. Greenhouse hat Dropbox Sign in sein Onboarding-Tool integriert, um einen zusammenhängenden, unterbrechungsfreien Onboarding-Workflow zu erschaffen. Ein neuer Mitarbeiter unterzeichnet in dieser individualisierten Umgebung Dokumente, ohne dass er dafür ein Dropbox Sign-Konto erstellen muss. Auch Kunden von Greenhouse benötigen keine Konten. Sie können durch die Sign-Integration dennoch unterschiedliche Begrüßungen für unterschiedliche Nutzer automatisieren. Die Dropbox Sign-Benutzeroberfläche ist leicht zu erkennen, weshalb sich die Nutzer bei der Eingabe ihrer persönlichen Daten wohl und sicher fühlen.
Die Verwendung von E-Signaturen hat sich durchgesetzt. Mittlerweile ermöglicht Greenhouse Onboarding im Rahmen dieser Begrüßungsprozesse monatlich 20.000 E-Signaturen. Das Unternehmen benötigte aber auch eine Möglichkeit, die Nutzung nachzuverfolgen. Nachdem eine kleine Anzahl der Kunden begonnen hatte, Signaturen intensiver zu nutzen, wurde Senior Engineering Manager Hugo Marcotte von Greenhouse klar, dass mehr Einblick in die Signaturnutzung benötigt wurde.
„Wir mussten unser eigenes Dashboard basierend auf unseren eigenen Daten in unserer Datenbank pflegen“, erklärt Marcotte. „Es war ausreichend genau, aber nicht 100 % exakt.“ Statt Stunden damit zu verbringen, Unstimmigkeiten mit Kunden zu klären, wollte Marcotte mehr Transparenz ermöglichen, um etwaige Probleme proaktiv anzugehen.
„Bei der Angabe ihrer personenbezogenen Daten fühlen sich Nutzer wohler und sicherer, wenn sie diese in Dropbox eingeben.“
Nahtloses Onboarding durch Transparenz
Als Marcotte mit dem Dropbox-Team über den Bedarf für mehr Transparenz sprach, wurde ein gemeinsamer Prozess in Gang gesetzt. Dropbox hörte sich Marcottes Probleme an, klärte seine Bedürfnisse und stellte ihm dann die Beta-Version des Sign API-Dashboards vor. Dieses Dashboard bietet wertvolle Informationen zum Verbrauch des Signaturkontingents, zum Anfragestatus und zum Integrationszustand.
Marcotte und sein Team nutzen dieses Dashboard intensiv, sowohl um sofort einsatzbereite Vorlagen für Greenhouse Onboarding zu unterstützen als auch um Workflow-Probleme zu lösen. Diese Workflows können komplex sein. Deshalb dauerte es teilweise sehr lange, etwaige Probleme zu lösen. Die vom API-Dashboard gelieferten Zahlen sind stets exakt und aktuell, weshalb Marcottes Team Probleme anhand von Fehlertrends erkennen kann.
Das API-Dashboard bietet Marcottes Team jetzt die Transparenz, die es braucht, um etwaige Probleme schnell zu erkennen und einen reibungslosen Prozessablauf zu gewährleisten. „Mein Team findet es extrem hilfreich, nach einem bestimmten Dokument zu suchen, seinen Status anzuzeigen und zu sehen, was passiert ist“, sagt er. „Dann kann es Maßnahmen ergreifen.“
„Unsere Kunden können Regeln definieren. Die entsprechenden E-Signaturen werden ihren neuen Mitarbeitern dann automatisch zugewiesen, da die Integration mit Dropbox Sign besteht.“ – Hugo Marcotte, Senior Engineering Manager, Greenhouse
Mehr Effizienz für alle
Die Sign-Integration bietet Onboarding-Kunden integrierte Vorlagen für häufig verwendete Formulare. Außerdem können Kunden problemlos eigene Vorlagen erstellen, die für jede Instanz definierte bedingte Regeln enthalten. Durch diese Automatisierung der Dokumentzuweisung sparen Greenhouse-Kunden viel Zeit, da die bei jeder Neueinstellung notwendigen repetitiven manuellen Prozesse entfallen.
Unstimmigkeiten bei Signaturen treten bei Greenhouse selten auf. Wenn sie jedoch auftraten, war es aufgrund der Komplexität des Workflows schwierig, die Probleme zu lokalisieren. Mit dem API-Dashboard kann Marcottes Team jeden Monat effektiv Arbeitszeit einsparen, da es jetzt nur noch eine Minute dauert, den Signaturstatus eines bestimmten Dokuments zu überprüfen. „Da wir über so umfassende Einblicke verfügen, können wir Probleme sofort erkennen und beseitigen“, sagt Marcotte.
Greenhouse Onboarding unterstützt komplizierte Workflows und hat seine Entscheidung für Dropbox Sign nie bereut. „Mein Team erhält immer den Support und die Dokumentation, die es benötigt, um sicherzustellen, dass unsere Kunden über eine zuverlässige E-Signatur-Lösung verfügen, die in unsere Anwendung eingebettet ist“, sagt Marcotte. Die Dropbox Sign-Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv und bildet einen sehr wichtigen Teil von Greenhouse Onboarding. Greenhouse bietet mit Greenhouse Welcome ein weiteres Onboarding-Produkt, das allerdings keine E-Signaturen bietet. 80 % der Greenhouse-Kunden verwenden jedoch Dropbox Sign mit Onboarding, weil sie die Funktionalität elektronischer Signaturen nutzen möchten. „Ohne diesen Teil wäre das Produkt unvollständig“, schlussfolgert Marcotte.
Was plant Greenhouse als Nächstes?
Marcotte war überrascht, wie viel mit der Sign API möglich war: Beispielsweise das automatische Ausfüllen von Formularen mit Daten aus Greenhouse Recruitment. „Das sind Dinge, die den Leuten nicht auffallen, weil sie da sind“, sagt er. Sie würden sich aber ärgern, wenn sie diese Informationen noch einmal manuell eingeben müssten.
Greenhouse prüft aktuell, wie diese Fähigkeit weiter ausgebaut werden kann, um mit der Sign API Informationen aus signierten Dokumenten abzurufen und sogar noch mehr Prozesse zu automatisieren, z. B. eVerify-Anfragen.
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