提升效率：文档数字化被忽视的优势

想象一下，审批只需几秒钟，而不是几天的时间。可以随时随地以电子方式签署合同，而追查签名已成为历史。

这就是电子签名的现实，这是一个强大的工具，可以彻底改变您的企业管理文档的方式。

开始使用 Dropbox Sign 进行签名

在不断发展的数字商业格局中，掌握效率的艺术不仅是目标，更是一种必要的手段。各大公司都在适应这个需要做出即时决策，以及远程工作成为常态的世界，快速安全地执行协议的能力变得至关重要。

进入电子签名解决方案的世界：对于希望简化工作流程，并提高敏捷性的企业来说，这将改变游戏规则。了解集成电子签名解决方案如何彻底改变您的工作流程，确保您的运营在保持高效的同时又不失创新。

为什么要将文档数字化？超越基础优势以外的其他优势

文档数字化不仅仅是迈向无纸化的一步，更是一项提高效率、增强安全性和降低成本的综合战略。那么，为什么企业越来越多地采用数字化的文档？

成本效率

Record Nations 的一项研究表明，企业每年在纸质文档上的花费高达 8,000 美元。此外，企业还可能花费约 8,500 美元用于归档和存储文档，以及投入约 30,000 美元的人工成本，用于管理这些文档。

提升生产力

根据 McKinsey & Company 的报告，员工每周花费在搜索纸质文档中的信息和处理文档上的平均时间是 9.3 小时。得益于文档数字化，可即时检索和搜索数据，大大减少了员工花在行政工作上的时间。

Enhanced security

与使用文件柜相比，电子文档可以通过高级加密和访问控制来进行保护，从而降低未经授权访问或丢失的风险。数字格式可留下详细的审核记录，确保每一次访问和编辑都记录在案，同时敏感信息也会得到保护。

更好的可访问性

用户可以从任何具有互联网连接的设备上访问数字文档，并进行电子签名，从而实现在任何地方工作的灵活性。这在当今的远程工作和混合工作环境中尤为重要。

环境影响

减少纸张使用有助于企业减少碳足迹，为可持续发展的环境目标做出贡献。

可扩展性和灵活性

Dropbox 等推出的各种电子签名解决方案，提供了可扩展的工具，能够随着您的业务壮大而增长。无论是简单的文档签名，还是签署复杂协议所需的一系列功能，这些解决方案均提供支持，确保满足各种业务需求的灵活性。

审批速度更快

借助文档扫描仪等工具，企业可以快速将纸质文档转换为安全的高质量 PDF。然后可以轻松共享和签署这些文档，从而简化审批流程，提高客户满意度。

将文档数字化不仅仅是为了节省存储空间

文档数字化不仅仅是为了节省空间；它事关创建一个更高效、更安全、更经得起未来考验的文档管理系统。使用正确的工具和策略，您可以充分发挥文档的潜力，让业务蓬勃发展。这种转变并不局限于存储数字文件，它还释放了电子签名的潜力。

例如，试想一家营销机构试图让客户快速批准营销材料。如果审批需要实体签名和手动步骤，则可能会延误项目时间表并影响客户满意度。

如何通过三个简单步骤将文档数字化

在数字化转型的过程中，文档数字化和集成电子签名的过程起着至关重要的作用。通过三个简单步骤将文档数字化的最佳方法：

第 1 步：审核当前工作流程

成功地实现数字化转型的第一步是了解您当前的状态。发现效率低下和需要改进的地方将帮助您确定实现文档数字化的最佳方法。要考虑的关键因素：

确定痛点

评估当前文档工作流程中存在的困难和效率低下的情况。这可能包括审批延迟、手动归档流程或安全问题。问自己几个问题：

• 我们在打印、扫描和归档纸质文档上花费了多少时间？
• 是否存在因纸质文档传递而导致的批准延迟？
• 在需要时访问和检索文档是否容易？

分析工作流程

规划出从创建、存储到检索的文档工作流程。确定可以用数字解决方案替代哪些方面的手动流程。

设置目标

为数字化定义明确的目标，例如提高效率、降低成本或增强协作。这些目标将为您的数字化战略提供指导。

第 2 步：选择数字化工具

确定数字化转型的机会后，就应该选择合适的工具来简化您的文档工作流程了。请考虑以下几点：

Dropbox Sign

作为文档数字化和电子签名集成的首选工具，Dropbox Sign 提供了方便用户使用的界面和强大的功能，实现了无缝的文档管理。上传不同格式的文档，发送文档以进行电子签名，实时跟踪进度或使用自动化选项，同时受益于无限制的发送功能。得益于 Dropbox Sign 的直观界面，任何人无论有没有技术专长，都能轻松上手。

Dropbox Sign API

对于希望直接将电子签名集成到现有系统中的组织，Sign API 也提供了可扩展的解决方案。借助 Sign API，您可以自定义电子签名工作流程、与第三方应用程序集成，并简化整个组织的文档管理。将 Sign API 与您现有的系统集成并不需要具备大量的编程知识。

第 3 步：实施和扩展

选定数字化工具后，就可以根据您的业务需求进行实施和扩展了：

• 实施：与您的 IT 团队或服务提供商合作，将 Dropbox Sign 或 Dropbox Sign API 集成到您现有的系统中。为了实现顺利过渡，请确保为员工提供适当的培训和支持。
• 自定义：定制 Dropbox Sign 或 Dropbox Sign API 的功能，以满足您的特定业务需求。自定义工作流程、用户权限和安全设置，以优化文档管理流程。
• 扩展：随着业务的发展，利用 Dropbox Sign 或 Dropbox Sign API 的可扩展性来适应不断增长的文档数量和不断变化的业务需求。监控性能指标并收集用户反馈，以不断改进您的数字文档管理策略。

电子签名将彻底改变文档数字化和管理领域的游戏规则

通过将文档签名流程数字化、精简化，电子签名提供了强大的解决方案。他们允许人们从任何具有互联网连接的设备进行电子签名，从而无需打印、扫描和邮寄实体副本。这使得工作流程更加顺畅、耗时更少且更加安全。

简化工作流程并缩短周转时间

电子签名无需处理纸质文档，从而大大简化了业务运营。这一技术通过做到以下几个方面加快了决策制定和交易的速度：

• 缩短处理时间：电子签名无需手动文档处理，例如打印、邮寄和手动归档等。它们是加快工作流程周期的好方法。
• 提高响应率：由于可以从任何连接了互联网的设备签署文档，利益相关者无论身在何处都可以更快地做出响应。
• 自动化工作流程：电子签名解决方案通常具有自动执行文档管理流程中各个步骤的功能。其中就包括发送提醒、将已完成的文档归档等。
  

轻松增强安全性与合规性

将电子签名集成到文档管理系统中，不仅可以简化操作，还可以增强重要文档的安全性与合规性。

• 强大的加密：电子签名平台利用先进的加密技术来保存记录，同时保护文档不会在未经授权的情况下被访问。有些平台甚至还内置了电子 ID（签字人身份）验证。
• 符合法规：电子签名解决方案专为符合相关法律标准而设计，例如 U.S. E-SIGN Act 和欧盟的 eIDAS。这确保了数字签名的文档具有法律约束力并得到认可。
• 审核记录：数字签名可以详细记录对文档采取的每一个操作。其中包括签字人、签字时间以及签字地点，这有助于保持合规性，也使审计更轻松。
  

为资源管理节省成本

过渡到电子签名可以显著减少与传统纸质流程相关的管理费用。

• 降低材料成本：不再需要纸张、墨水和其他耗材，可节省大量成本。
• 减少存储空间：数字文档不需要物理存储空间，从而释放了办公室存储空间，并降低了与文档归档相关的成本。
• 降低劳动力成本：签字流程的自动化减少了管理文档工作流程（从准备到存储）所需的人工时间。
  

增强了跨团队和跨部门的协作

无论团队成员身在何处，数字签名都可以实现团队成员之间的无缝连接，从而增强协作。

• 即时访问和共享：不同部门或地理位置之间可以即时签署和共享文档，实现实时协作。
• 与其他工具集成：大多数电子签名解决方案可与流行的商业工具（如 CRM 系统、项目管理软件和通信平台）无缝集成。这可以增强各个职能部门之间的协作。
• 跟踪和监控：数字工具使得实时跟踪文档状态成为可能。这有助于团队随时了解任务的进度的最新信息，同时也无需花费太多时间跟进。
  

跟上竞争的步伐意味着采用能够使运营更加灵活的工具。电子签名解决方案不仅仅是使用新技术，它还可以使业务流程更快、更安全，并且可以无限扩展。电子签名解决方案可为各种规模的企业减少周转时间并提高安全性，同时企业在任何时间、任何地点都可以运营。

Dropbox Sign 如何帮助您实现工作流程和文档的数字化

知道从哪里开始文档数字化可能是最难跨越的障碍。诀窍是手头有合适的工具来提供帮助。

借助 Dropbox Sign，您可以

• 轻松地将电子签名集成到您的工作流程中
• 以数字化保留记录、文档和审核记录
• 通过 OAuth 身份验证、加密以及 GDPR、ISO 27001 和 SOC 2 Type II 合规性确保安全
• 使用自动填充字段、品牌信息选项等定制文档工作流程
• 使用模板、嵌入式请求和条件逻辑来简化流程
• 无缝集成到现有系统和应用环境中，这得益于我们易于使用的 API
  

部署到位后，Dropbox Sign 可以帮助贵组织显著缩短与手动流程相关的时间，并降低成本。最终成果如何？数字化的文档和工作流程比以往更高效、更安全。

使用 Dropbox Sign 将签名工作流程数字化

Dropbox Sign 可减化您的文档签字流程，同时，Dropbox Sign API 可以无缝集成到您的系统中，以增强您的数字化运营。

通过将这些工具集成到您的应用环境中，贵组织可以显著缩短与手动流程相关的时间，并降低成本，确保您的工作流程不仅更高效，而且更安全。

探索我们的电子签名解决方案的功能与优势，找到最适合您业务需求的解决方案。